مدیریت زمان نیروهای فروش و آمار زمان های تلف شده

مدیریت زمان نیروهای فروش و آمار زمان های تلف شده

وظایف کارشناس فروش در یک سازمان منظم، مشخص و عموما قابل گزارش گیری ست. یکی از مهم ترین

وظایف کارشناس فروش در یک سازمان منظم، مشخص و عموما قابل گزارش گیری ست. یکی از مهم ترین و وقت گیر ترین این وظایف، تماس تلفنی با مشتری ها و سرنخ ها (مشتری های احتمالی) ست.

علاوه بر این که این تماس ها قوانین و تکنیک های مخصوص خود را دارند تا موفق باشند، زمان های تلف شده ی اجتناب ناپذیری در آنها نهفته است. تنها حدود ۳۳%، یعنی حدود یک سوم، از زمان هر نیروی فروش صرف خود فروش می شود.

به طور متوسط، ۶۰ تماس خروجی در طول روز بهترین تعداد ثبت شده است و هر تماس باید حدود ۳ دقیقه زمان بگیرد. یعنی حدود ۳ ساعت در روز. اما این زمان معمولا در واقعیت بیشتر از چیزی ست که باید باشد. گرفتن شماره، گرفتن اطلاعات اولیه از مشتری هایی که خودشان با سازمان تماس می گیرند (تماس ورودی) برای شناخت آنها، ثبت اطلاعات جدید که از هر شخص گرفته می شود، و مشخص کردن گام بعدی در مذاکره با این شخص، همگی کارهای جانبی تماس هستند که زمان می گیرند.

شاید این مطالب نیز برای شما مفید باشد:

  1. ۶ چالش فروش که نیروهای فروش را تهدید می کند
  2. راهکارهای افزایش فروش که بازده کلی سازمان را ارتقا می دهند
  3. اشتباهات نیروهای فروش دراستفاده از تکنیک های فروش منسوخ شده
  4. اصول مذاکرات تلفنی فروش و بازاریابی
  5. مزایای نرم افزار CRM برای کارمندان فروش
  6. ارتباط موثر با مشتری: ۱۰ نکته آماری جهت بهبود استراتژی تعامل با مشتری
  7. سه روش استفاده از نرم افزار CRM برای افزایش کارایی فروش

نرم افزار CRM در این فرآیند این زمان ها را برای شما می خرد:

  1. به جای گرفتن شماره با تلفن، می توانید با یک کلیک بر روی شماره ی شخص با وی تماس بگیرید. یعنی به جای تایپ ۸ تا ۱۱ عدد، تنها یک کلیک می کنید و امکان اشتباه گرفتن شماره صفر است.
  2. هنگام دریافت تماس ورودی و زنگ خوردن هر تلفن، اطلاعیه ای شامل اطلاعات تماس بر صفحه ظاهر می شود. اگر شماره در سیستم ذخیره باشد، شما نام شخص و لینکی به پروفایل او در اطلاعیه در اختیار دارید. در غیر این صورت، شماره را خواهید دید و امکان ذخیره کردن آن را خواهید داشت. یعنی نیازی نیست نام اشخاصی را که قبلا با آنها در تماس بوده اید، مجدد از آنها بپرسید و در نرم افزار به دنبال آنها بگردید. در مورد افراد جدید نیز می توانید بلافاصله پروفایلی برای او ساخته و تمامی اطلاعات را در بخش های مربوطه وارد کنید.
  3. ثبت گزارش تماس در پروفایل مشتری
  4. تعیین گام بعدی به صورت رویداد یا وظیفه و ارجاع آن به صورت سیستمی به شخص مورد نظر

بیش از ۹۰%تعاملات با مشتری از طریق تلفن انجام می گیرد. پس صرفه جویی در وقت برای تماس های تلفنی بسیار اهمیت دارد، در غیر این صورت، ممکن است خسارات جبران ناپذیری به کل سازمان وارد شود.

بهینه سازی زمان در سایر وظایف کارشناس فروش

تنها ۶۰% از نیروهای فروش به اهداف تعیین شده ی خود می رسند. یکی از دلایل مهم این امر، تلف شدن وقت آنها در فرایندهای جانبی و کارهای “غیر فروش” است. این اهداف در برنامه ریزی های فروش تعیین شده و مدیران مجموعه روی آنها حساب می کنند. در صورتی که فروش به اندازه ی پیش بینی شده و مورد انتظار نباشد، تمام کارهای دیگر مجموعه تحت الشعاع قرار می گیرد.

یکی از این کارهای غیر فروش که از اهمیتی بالایی نیز برخوردار است، ثبت اطلاعات مشتریان و گزارش های مربوطه است. در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری برای ساده کردن کار هنگام ورود اطلاعات، جستجوی آنها، و البته خواندن و تحلیل، می توانید تمام اطلاعات را به صورت دسته بندی شده و سیستمی وارد کنید. برای نمونه، اگر سن خریدار برای فروش یا برنامه های بازاریابی شما مهم است، می توانید بخشی قابل گزارش گیری (فیلد) با عنوان “سن” در پروفایل ها اضافه کنید.

هنگامی که اطلاعات به این صورت دسته بندی شده باشند، برای سن تنها کافیست یک عدد را در فیلد مشخصی وارد کنید، نه این که در یادداشت گزارش خود بنویسید: xx ساله. نوشتن سن در یادداشت هم وقت بیشتری از نویسنده می گیرد، و هم برای خواننده های بعدی دشوار تر است، چرا که باید تمام یادداشت را بررسی کنند تا اطلاعات مورد نظر خود را بیابند.

با تمام این سختی ها، ۸۵% از افرادی که در تحقیق Salesforce از آنها سوال شد، از تجربه ی تلفنی خود ناراضی بودند. ثبت اطلاعات و مرور سریع آنها و گزارش های پیشین درست پیش از تماس، به شما کمک می کند مکالمه را کاملا بر محور اصلی متمرکز نگاه دارید و مشتری احساس نکند که وقت او تلف شده است.

ازجمله وظایف کارشناس فروش : کسب مدال طلای دو سرعت!

دوی سرعت در زمینه ی تماس با مشتری های احتمالی جدید. اگر تا ۵ دقیقه پس از ثبت یک سرنخ در سیستم خود با او تماس بگیرید، شانس فروش موفق خود را تا ۱۰۰برابر افزایش می دهید. چگونه باید متوجه شوید که یک سرنخ جدید افزوده شده است؟ تنها کافیست نرم افزار را طوری تنظیم کنید که به محض افزوده شدن سرنخ ها پیامکی برای شخص مورد نظر شما ارسال شود. این تنظیم نرم افزار با گردش کارها صورت می گیرد، که نحوه ی ساخت آنها به این صورت است:

با این ویژگی، شما همیشه حدود ۵ دقیقه برای تماس با سرنخ های جدیدی که از طریق فرم ها یا صفحات دیگر وب به سیستم شما وارد شده اند، زمان خواهید داشت.

پیگیری ها برای فروش به مشتریان احتمالی جدید

هر فروش به طور متوسط ۵ پیگیری نیاز دارد تا به یک جواب قطعی برسید، خصوصا اگر قرار است این جواب مثبت باشد. ۴۴% از نیروهای فروش پس از تنها یک تماس، و ۹۲% پس از چهار بار شنیدن جواب منفی غیرقطعی از جانب مشتری احتمالی تسلیم می شوند.

در نرم افزار CRM تعداد پیگیری ها به راحتی قابل مشاهده و ثبت است. هم چنین، مرحله ی فروشی را که هر سرنخ در آن قرار دارد ثبت می کنید، و در گزارش های تصویری از قبیل قیف فروش دیدی کلی نسبت به درصد سرنخ های موجود در هر مرحله (که توسط خود شما قابل تغییر است) پیدا کنید.

نسخه دموی نرم افزار پارس ویتایگر را مشاهده نمایید: دموی نرم افزار CRM را مشاهده نمایید

ثبت دیدگاه