فهرست محتوا
یک تولید کننده افراد و بخش های بسیاری دارد که باید توسط نرم افزار CRM به طور کامل پشتیبانی شوند. این بخش ها شامل بازاریابی، فروش، خدمات مشتری، پشتیبانی، مدیریت پروژه ها و عملیات ها، و غیره است.
به عنوان مثال، CRM باید به کاربران امکان ردیابی سطوح تقاضای مصرف کننده، مدیریت برنامه های حمل و نقل در یک نگاه، و دنبال کردن تغییر موقعیت از “فروش انجام شده” به “خدمات” را بدهد. با CRM، تولید کنندگان باید بتوانند به طور مستقیم با توزیع کنندگان ارتباط برقرار کنند، تا یک ارتباط کاملا هماهنگ بین فروش و توزیع برقرار شود.
هم راستایی با انقلاب تکنولوژیک جدید در صنعت تولید، نیازمند استراتژی ها و ابزار های قوی در رابطه با داده های مشتری و استفاده از آنهاست. یکی از قوی ترین ابزارهای مورد استفاده نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری یا همان CRM است.
راه حل CRM باید به اندازه کافی ساده باشد تا بتواند به راحتی درک شود، و در عین حال به اندازه کافی قدرتمند و دقیق باشد که داده هایی که ارائه می دهد قابل اعتماد باشند.
در حقیقت، یک نرم افزار CRM صنایع تولید باید مشخصات زیر را داشته باشد:
1- داده های معتبر برای پیش بینی و تحلیل
با مجله کسب و کار نرم افزار پارس ویتایگر هم‌گام شوید.
یکی از مهم ترین امور هر کسب و کار تحلیل و پیش بینی های دقیق است. پیش زمینه این کار، اطلاعات صحیح و کاملا به روز است. نرم افزار باید به شما اجازه ثبت داده به صورت خودکار را بدهد. اگر داده های تکراری در بانک اطلاعاتی خود داشته باشید نیز تمام گزارش ها، تحلیل ها و پیش بینی ها دچار اشکال می شود.
پس باید بتوانید داده های تکراری را نیز پیدا و مدیریت کنید. در صورتی که تحلیل و پیش بینی شما دچار اشتباه شود، ممکن است سرمایه گذاری در منابع اشتباه خسارت های بزرگی به شما بزند.
قابلیت تبادل داده میان بخش های مختلف سازمان نیز در راستای به روز و صحیح نگاه داشتن داده ها ضروری ست. تولید، خدمات و فروش باید برای برنامه ریزی های آتی سازمان هماهنگ باهم کار کنند. در نتیجه، بودجه ی نیروی انسانی و مواد خام نیز می تواند به درستی تخمین زده شود.
اگر پیش بینی فروش بیش از حد خوش بینانه باشد، سازمان مجبور به انبار کردن تولید اضافه می شود. و اگر بیش از حد بدبینانه باشد، با کمبود محصول مواجه می شود که به هیچ عنوان تاثیر مثبتی در دید مشتری به شما ندارد.
یک CRM خوب به عنوان یک پایه موثر برای پیش بینی های درازمدت عمل می کند. از طریق CRM، تولید، اطلاعات قابل اعتمادی درباره سفارشات پیش بینی شده و احتمالات آنها را به دست می آورد.
بنابراین هر راه حل CRM برای صنعت تولید باید امکان پیش بینی و تجزیه و تحلیل را به دقیق ترین نحو ممکن در اختیار شما بگذارد.
گزارش گیری نیز در این فرآیند نقشی کلیدی دارد. ساخت نمودار یا لیست نتایج از گزارش ها، و توانایی گزارش گیری از بخش های مختلف سیستم اهمیت بسیار بالایی دارد.
2- تعریف فرآیندهای چندگانه
شما باید بتوانید بخش های مختلف را به صورت مستقل و البته مرتبط و هماهنگ باهم مدیریت کنید. فرآیندها از لحظه ی ورود یک مشتری بالقوه یا همان سرنخ تا آخرین لحظه ای که مشتری از شما خرید انجام می دهد و به لوله فروش منتقل می گردد، تا بخش خدمات و پشتیبانی و نگه داشتن مشتری در مجموعه، باید در CRM تعریف و پیگیری شوند. در غیر این صورت، بخش هایی از فرآیند کلی شما گم می شود که دید کلی و جامع شما را مخدوش می کند.
برای نمونه، تنها در بخش فروش می توان این فرآیندها را تعریف کرد:
- یک فرآیند پیش از فروش: جهت پرورش و هدایت سرنخ و آماده کردن آنها برای فروش در زمان مناسب
- یک فرآیند فروش: که اصلی ترین بخش فروش شرکت است
- یک فرآیند مشتری: برای بیش فروشی و فروش مکمل و ارتقا مشتری های حاضر.
در پارس ویتایگر علاوه بر فرآیندهای کامل، می توانید چندین داشبورد داشته باشید که تمام گزارش های مربوط به بخش مورد نظر را جداگانه به شما نمایش می دهد.
علاوه بر این هر شرکت می تواند این فرآیند ها را داشته باشد:
- یک فرآیند برای پشتیبانی: تیکت های پشتیبانی که از سمت مشتری و در پورتال مشتریان ارسال شده و پس از تکمیل، از لیست کارها کنار می روند.
- یک فرآیند برای خدمات پس از فروش: و یا برای یک سرویس، در هنگام ارائه خدمات
اما در تولید، فرآیندهای مختلفی از جمله فرآیندهای تولید وجود دارد. برای تولید شما می توانید این فرآیندها را نیز داشته باشید:
- فرآیند تهیه مواد خام، سفارش، ذخیره سازی و استقرار
- یا یک فرآیند برای مدیریت زنجیره تامین در هنگام تهیه مواد مورد نیاز، زمانی که سفارش داده شده و حمل می شوند
- مدیریت موجودی، با برنامه تولید، انبارداری و حمل و نقل به توزیع کنندگان و یا مشتریان
- یک یا چند فرآیند برای تولید
3- کنترل و مدیریت فروش
همان طور که در بخش های قبل اشاره شد، فروش فرآیند های مختلفی دارد. هر سرنخ نیز باید مراحل مختلفی را طی کند تا به مشتری تبدیل شود. قیف فروش یکی از نمودارهایی بود که در راستای نظارت و مدیریت فروش طراحی شده است.
نرم افزار باید بتواند در توسعه فرآیند فروش شما را از رقبایتان پیش بیندازد. برای این کار، علاوه بر داده های به روز و قابل اطمینان، و قابلیت تعریف فرآیندهای مختلف سیستم، باید ابزاری کارآمد برای مدیریت و نظارت نیز در اختیار داشته باشید.
اگر نرم افزار CRM مورد نظر شما نتواند در بخش فروش عملکردی چشمگیر، سریع و کارآمد داشته باشد، بهتر است اصلا به سمت آن نروید.
4- شاخص های کلیدی فروش
شاخص های کلیدی فروش میزان موفقیت استراتژی ها و روند فروشتان را به شما نشان می دهد. برای اندازه گیری صحیح این شاخص ها نیز نیاز به داده های دقیق و قابل اطمینان دارید.
در پارس ویتایگر می توانید با استفاده از گزارش های سفارشی و دوره ای خودکار، داده های مورد نیاز برای اندازه گیری این شاخص ها را به دست آورید.
5- پیگیری ها و ردیابی افراد و وظایف در فرآیند فروش
یک مشکل برای تولید، تعداد افرادی است که در هر دو طرف گزاره خرید و فروش قرار دارند. در طرف تولید کننده، تولید، فروش، پشتیبانی و اغلب توزیع کنندگان، شرکا و دیگران درگیر هستند. در طرف خریدار، تعدادی تصمیم گیرنده علاوه بر مخاطب اصلی و یا خریدار درگیر در روند تصمیم گیری هستند.
علاوه بر سلسله مراتب اولیه، افراد مختلف ممکن است با وجود موقعیت های بالاتر یا پایین در شرکت تأثیر قابل توجهی روی خرید داشته باشند. ممکن است کسان دیگری در خارج از شرکت نیز وجود داشته باشند، مانند مشاوران، که بر خرید تاثیر می گذارد.
پیگیری هر دو سلسله مراتب و خطوط نفوذ شرکت در خرید بسیار مهم است. به غیر از ثبت یادداشت های مفصل، این کار چگونه انجام می شود؟
یک برنامه CRM باید بتواند همه تصمیم گیرندگان مختلف در سازمان و فرصت، و نحوه ارتباط آنها با یکدیگر را، پیگیری کند. هر نیرویی که پا به فرصت می گذارد باید بتواند بلافاصله بفهمد که شخصی که با او صحبت می کند با فرآیند خرید چه ارتباطی دارد.
6- تمرکز و اولویت بندی
زمان نیروهای فروش به قدری مهم است که به حداقل رساندن و مدیریت زمان های تلف شده آنها جزو وظیفه های مدیران فروش است.
نیروهای فروش باید بتوانند در کمترین زمان فرصت ها را شناسایی و آنها را اولویت بندی کنند. در پارس ویتایگر چاره ای که برای این کار اندیشیده شده است، اختصاص یک ماژول جداگانه به فرصت های فروش است. اطلاعاتی که در قیف فروش مشاهده می کنید نیز از همین ماژول گرفته می شود. مراحل درج شده قابل سفارشی سازی و تغییر هستند، اما مراحل پیش فرض معمولا پاسخگوی نیازهای بیشتر سازمان هاست.
شما می توانید یادآور ها، فعالیت ها و حتی اتفاقات خودکاری را برای فرصت های فروش تعریف کنید، تا بیشترین درصد موفقیت فروش ممکن را داشته باشید.
یک نیروی فروش باید بتواند بر روی انواع خاصی از فرصت ها تمرکز کند و قیف و لوله فروش خود را از جنبه های مختلف مانند خطوط تولید، دسته بندی مشتری ها یا اندازه قرارداد بررسی کند.
در عین حال، مدیر فروش باید قادر به دیدن قیف فروش های هر نیروی فروش باشد و همچنین بتواند نیروها و واحدهای فروش را به یکدیگر مقایسه کند. و درست مثل نیروهای فروش، مدیر فروش نیز باید بتواند قیف فروش (قیف نیروها یا واحدهای فروش) را از جنبه های مختلف بررسی کند.
7- مدیریت فعالیت ها و وظایف
در هر پله از یک فرآیند، هر گام از هر پروژه، و حتی در ساده ترین اتفاقات روزمره ی سازمان فعالیت های زیادی وجود دارد که مسئول هر کدام می تواند شخص متفاوتی باشد.
شما باید بتوانید این فعالیت را در سیستم تعریف کرده، انجام دادن آن را ثبت کنید، تغییرات لازم را انجام دهید، نتایج مربوطه را برای گام های بعدی و افراد مسئول بعدی یادداشت کنید، و مهم تر از همه، آنها را مدیریت و بر آنها نظارت کنید.
در پارس ویتایگر شما لیستی از فعالیت های خود به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه می بینید. می توانید به همکاران خود و تا جایی که دسترسی های شما اجازه می دهد، فعالیت ارجاع دهید. می توانید وضعیت هر فعالیت را تغییر داده یا فعالیت های جدیدی در راستای تکمیل وظیفه ی کلی تعریف کنید.
گزارشی از تمام فعالیت های انجام شده برای شما و مدیر شما در دسترس خواهد بود. علاوه بر این، می توانید فعالیت هایی که هر روز تکرار می شوند را به عنوان فعالیت های تکرارشونده ذخیره کنید تا لازم نباشد هر روز یک وظیفه یا رویداد تکراری را تعریف و ثبت کنید.
در مورد هر پروژه نیز می توانید مراحل مختلف را در قالب فاز ها تعریف کرده، و وظیفه های مربوطه را در هر فاز ثبت کنید. به صورت کلی، امکان استفاده از پارس ویتایگر به عنوان نرم افزار مدیریت پروژه وجود دارد.
دیگران در پارس ویتایگر خوانده اند: چگونه نرم افزار CRM برای مدیریت پروژه استفاده می شود؟
8- مدیریت اسناد
اگر دموی پارس ویتایگر را دیده باشید، بخشی کاملا مستقل با نام اسناد می یابید که در ارتباط با ماژول ها و بخش های مختلفی کار می کند. از بخش برای مدیریت پرونده و سایر سندهای شما طراحی شده است.
در هر فرآیندی سندهای بسیاری تولید و رد و بدل می شوند. اگر نتوانید این سند ها را در کنار سایر اطلاعات نگهداری کنید، وقت زیادی در پیدا کردن سند مربوط به هر بخش یا شخص تلف می شود.
برای انتخاب بهترین نرم افزار CRM قواعد و نکته های کلی وجود دارد که باید رعایت کنید. اما در زمینه صنعت تولید، هشت مورد ذکر شده در صدر این قواعد قرار دارند.
پارس ویتایگر
کار با نرم افزار CRM پارس ویتایگر بر پایه ی اصول و تعریف های مشخصی بوده، و به همین جهت ساده است. قابلیت سفارشی سازی بسیار بالایی نیز داشته و می تواند به راحتی با سازوکار و استراتژی های شما منطبق شود.
گزارش هایی که برای بخش های مختلف مهم هستند نیز به صورت نموداری یا آماری در اختیار شما قرار می گیرند و می توانید گزارش های دلخواه جدیدی نیز بسازید تا در کمترین زمان، دیدگاهی جامع نسبت به جدیدترین شرایط کسب و کار خود به دست آورید. برای نمونه، قیف فروش که به صورت پیش فرض در سیستم تعریف شده است، وضعیت مشتری های بالقوه شما را نمایش می دهد که برای بازاریابی و فروش مهم است. شما می توانید با تحلیل قیف فروش به اطلاعات ارزشمندی نسبت به کسب و کار خود دست یابید.
در صورتی که در هر بخش از نرم افزار سوالی برای شما پیش بیاید، می توانید با استفاده از دکمه ی راهنما ویدیوهای مربوط به آن بخش خاص را ببینید. امکانات پارس ویتایگر در شخصی سازی و سفارشی سازی نرم افزار بسیار بالاست و شما می توانید دسترسی نقش های مختلف در سازمان را به داده های مختلف به صورت دلخواه تنظیم کنید.
همیشه مطالب عالی و خوبی منتشر می کنید.