برای خرید نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری فاکتورهای زیادی را میتوان مد نظر قرار داد اما متناسب با نیازهای سازمان، عمل کردن به سه مرحله ذیل ضروری است:
مرحله اول: برنامه ریزی
۱. تخمین هزینه اولیه برای انتخاب برنامه مناسب، میزان کاهش هزینه ها در صورت راه اندازی و حداکثر زمان بازگشت سرمایه
۲. برگزاری جلسه آشنایی با نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری و تعیین هدفی واحد در استفاده از آن برای پرسنل مرتبط با نرم افزار (مثلا جلب رضایت مشتری، فروش بیشتر،هماهنگی هرچه بیشتر بخش های مختلف مجموعه …)
۳. تعیین فرد و یا افرادی به عنوان مسئول و یا تیم پروژه CRM به منظور تعیین نیازهای عمده سازمان جهت انتخاب نرم افزار مناسب و نیز آموزش و پشتیبانی سایر نیروها (این افراد همچنین رابط شما و متخصصین CRM شرکت ارائه کننده نرم افزار خواهند بود.)
۴. مشخص کردن بودجه خود با در نظر گرفتن مواردی همچون هزینه راه اندازی اولیه نرم افزار crm، هزینه سخت افزارهای مورد نیاز، هزینه آموزش کارمندان و …
۵. مشخص کردن تمامی نیازها و انتظارات مجموعه به همراه جزئیات (پیشنهاد می کنیم الگوریتم رسم کنید)
مرحله دوم: مقایسه نیازهای خود و امکانات نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری
l
۱. تحقیق درخصوص نرم افزارهای موجود، انتخاب چند نرم افزار مناسب و برگزاری جلسه ای حضوری با شرکت فروشنده در خصوص نحوه کارکرد برنامه
۲. کار با دمو نرم افزار و اطمینان از وجود هماهنگی میان توانایی های نرم افزار و نیازهای مجموعه شما
۳. حصول اطمینان از امکان ارتقا و گسترش نرم افزار با توجه به نیازها و شرایط پیش بینی نشده ای که احتمالا در آینده با آن مواجه خواهید شد.
۴. اگر به دنبال امکانات گسترده ای هستید، نیازهای خود را رتبه بندی کنید و بر اساس آن برنامه های مختلف را ارزیابی نمایید. ارزیابی شما باید شامل کیفیت امکانات برنامه ها و خدمات پس از فروش آنها نیز باشد.
۵. فراهم آوردن امکان حضور تیم داخلی پروژه CRM در جلسه جهت انتقال نیازهای مورد نیاز سازمان به فروشنده و نیز مطرح کردن سوالات خود را درخصوص کارکرد برنامه (اینکار باعث میشود ارزیابی بهتر و کامل تری از نرم افزار صورت پذیرد.)
۶. انتخاب نرم افزار بر اساس امکانات فعلی آن (از خرید نرم افزارهایی که وعده افزودن برخی از امکانات مورد نیاز شما را در آینده می دهند خودداری نمایید.)
مرحله سوم: انتخاب نرم افزار مناسب
۱. یک نرم افزار CRM بایستی از طریق ایجاد کمپینهای بازاریابی، اتوماسیون فروش، خدمات پس از فروش، مدیریت تماس ها و ارتباطات و هماهنگی و برنامه ریزی امور درون سازمانی، سود و کارایی سازمان را به میزان قابل ملاحظه ای افزایش دهد. انتخاب نامناسب برنامه، تمامی هزینه های شما را به هدر خواهد داد.
۲. از این بابت که برنامه CRM مورد نظر قادر به هماهنگ کردن تمامی فعالیتهای سازمان شما می باشد، مطمئن شوید. این برنامه باید انعطاف پذیری لازم برای تغییرات مورد نیاز شما را داشته باشد. همچنین نرم افزاری را خریداری نمایید که بیشترین سازگاری را با تماس های تلفنی سازمان داشته باشد.
۳. هرچه امکان دسترسی شما به سیستم CRM بیشتر باشد (مثلا تحت وب باشد) امکان نظارت شما بر فعالیت های سازمان بیشتر است. همچنین سیستم های تحت وب به شما این امکان را می دهند که بتوانید با مشتریان خود از طریق اینترنت ارتباط برقرار کنید.