فهرست محتوا
وقتی اطلاعات یک سازمان در چند نرم افزار سازمانی و فایل مختلف پراکنده باشد، انجام هر کار ساده‌ای می‌تواند به چند تماس، پیام و بررسی جداگانه نیاز داشته باشد. واحد فروش اطلاعات سفارش را دارد، انبار موجودی را می‌داند، مالی وضعیت پرداخت را بررسی می‌کند و واحد خرید از سفارش‌های تأمین‌شده خبر دارد.
اما مشکل زمانی جدی می‌شود که این اطلاعات به‌موقع و هماهنگ در اختیار یکدیگر قرار نگیرند. اینجاست که مفهوم ERP مطرح می‌شود.
اما ERP یعنی چی؟
ERP نوعی سیستم یکپارچه برای مدیریت منابع و فرایندهای سازمان است که بخش‌هایی مانند مالی، خرید، فروش، انبار، موجودی، تولید و دیگر عملیات سازمان را در یک ساختار به هم مرتبط می‌کند. هدف ERP فقط این نیست که اطلاعات بیشتری در یک نرم افزار ذخیره شود. مسئله اصلی این است که واحدهای مختلف سازمان بتوانند بر اساس اطلاعات هماهنگ و مرتبط، یک فرایند مشترک را جلو ببرند.
ERP چیست؟
ERP مخفف Enterprise Resource Planning به معنی «برنامه‌ریزی منابع سازمانی» است. اگر بخواهیم تعریف را ساده‌تر کنیم، ERP سیستمی است که برای مدیریت و هماهنگی منابع، اطلاعات و فرایندهای مختلف یک سازمان به کار می‌رود.
برای مثال، فرض کنید یک شرکت سفارشی برای تعداد زیادی محصول دریافت کرده است. در ظاهر، این اتفاق مربوط به واحد فروش است. اما اجرای سفارش بلافاصله پای بخش‌های دیگری را وسط می‌کشد:
آیا کالا در انبار موجود است؟
اگر نیست، چه مقدار باید خریداری یا تولید شود؟
هزینه سفارش چقدر است؟ فاکتور چگونه ثبت می‌شود؟
پرداخت مشتری در چه وضعیتی است؟
سفارش چه زمانی آماده ارسال خواهد شد؟
این سوال‌ها دیگر فقط به فروش مربوط نیستند. ERP کمک می‌کند چنین فرایندهایی به‌جای اینکه در چند جزیره اطلاعاتی جداگانه مدیریت شوند، در یک ساختار هماهنگ قرار بگیرند.
ERP چه مشکلی را در سازمان حل می‌کند؟
یکی از مشکلات رایج در سازمان‌ها، پراکنده بودن اطلاعات است.
ممکن است اطلاعات فروش در یک نرم افزار، موجودی در سیستم دیگری و اطلاعات مالی در نرم افزار حسابداری نگهداری شود. هرکدام از این سیستم‌ها ممکن است به‌تنهایی کار خود را درست انجام دهند، اما وقتی اطلاعات میان آنها به‌موقع جابه‌جا نشود، مشکلات جدیدی ایجاد می‌شود.
مثلاً فروشنده تصور می‌کند کالا موجود است، اما انبار اطلاعات متفاوتی دارد؛ یا سفارش ثبت شده، اما واحد خرید از نیاز واقعی به تأمین کالا مطلع نیست؛ یا مالی برای ثبت و بررسی یک تراکنش باید اطلاعاتی را از چند واحد مختلف دریافت کند.
ERP برای حل همین گسست اطلاعاتی و فرایندی طراحی می‌شود.
در یک سیستم ERP، بخش‌های مختلف سازمان می‌توانند در ارتباط با یکدیگر کار کنند و اطلاعاتی که در یک مرحله ایجاد می‌شود، در مراحل بعدی همان فرایند مورد استفاده قرار گیرد.
بنابراین مسئله اصلی ERP را می‌توان در یک جمله خلاصه کرد: ERP تلاش می‌کند منابع و فرایندهای سازمان را از حالت پراکنده به یک جریان هماهنگ تبدیل کند.
نرم افزار ERP چگونه کار می‌کند؟
ERP معمولاً از بخش‌ها یا ماژول‌های مختلف تشکیل می‌شود، اما این بخش‌ها قرار نیست جزیره‌های جدا از هم باشند. فرض کنید مشتری سفارشی ثبت می‌کند؛ اطلاعات سفارش می‌تواند وارد فرایند فروش شود. سپس وضعیت موجودی بررسی می‌شود. اگر کالا کافی نباشد، نیاز به خرید یا تولید مشخص می‌شود. اطلاعات مالی سفارش نیز برای صدور فاکتور و بررسی پرداخت مورد استفاده قرار می‌گیرد.
در این مسیر، هر واحد وظیفه خودش را انجام می‌دهد، اما اطلاعات میان مراحل مختلف جریان دارد. البته فرایند واقعی در هر سازمان متفاوت است و همه ERPها نیز دقیقاً مجموعه قابلیت یکسانی ندارند. نکته مهم این است که ERP قرار نیست فقط چند نرم افزار را کنار هم قرار دهد. ارزش آن زمانی بیشتر می‌شود که داده‌ها و فرایندهای مرتبط میان بخش‌های مختلف سازمان به شکل منسجم مدیریت شوند.
ERP چه بخش‌هایی از کسب و کار را مدیریت می‌کند؟
قابلیت‌های ERP به نوع سیستم و نیاز سازمان بستگی دارد، اما معمولاً حوزه‌هایی مانند مالی، خرید، فروش، انبار، تولید، منابع انسانی و زنجیره تأمین در آن دیده می‌شوند.
1- مالی و حسابداری
یکی از بخش‌های مهم ERP، مدیریت اطلاعات مالی سازمان است. ثبت تراکنش‌ها، فاکتورها، پرداخت‌ها، هزینه‌ها و سایر اطلاعات مالی می‌تواند در ارتباط با فرایندهای دیگر سازمان انجام شود.
برای مثال، اطلاعات یک سفارش می‌تواند به فرایند صدور فاکتور و ثبت مالی آن مرتبط باشد.
2- خرید و تأمین
وقتی موجودی کافی نباشد، سازمان باید بتواند نیاز خود را شناسایی و فرایند تأمین را مدیریت کند. ERP می‌تواند اطلاعات مربوط به خرید، تأمین‌کنندگان، سفارش‌های خرید و وضعیت تأمین را در ارتباط با سایر فرایندها مدیریت کند.
3- فروش و سفارش
ERP می‌تواند اطلاعات سفارش‌ها و وضعیت اجرای آنها را مدیریت کند. تمرکز این بخش با مدیریت رابطه با مشتری یکسان نیست. مسئله ERP بیشتر اجرای سفارش و ارتباط آن با موجودی، مالی و عملیات سازمان است.
4- انبار و موجودی
سازمان باید بداند چه کالا یا موادی در اختیار دارد، چه مقدار مصرف شده و چه مقدار برای سفارش‌های جدید قابل استفاده است. اتصال اطلاعات موجودی به سفارش، خرید و تولید باعث می‌شود تصمیم‌گیری درباره تأمین منابع بر اساس اطلاعات مرتبط انجام شود.
5- تولید
در سازمان‌های تولیدی، ERP می‌تواند برای مدیریت بخش‌هایی مانند مواد اولیه، برنامه‌ریزی تولید، موجودی و هزینه‌های مرتبط با تولید استفاده شود. به این ترتیب، سفارش مشتری فقط یک عدد در سیستم فروش باقی نمی‌ماند و می‌تواند با ظرفیت و منابع موردنیاز برای اجرای آن ارتباط پیدا کند.
6- منابع انسانی
بسته به نوع ERP، بخش‌هایی از مدیریت منابع انسانی نیز می‌تواند در سیستم قرار گیرد. اطلاعات کارکنان، فرایندهای مرتبط با نیروی انسانی و برخی عملیات اداری می‌توانند بخشی از ساختار ERP باشند.
7- زنجیره تأمین
در کسب و کارهایی که تأمین کالا، انبار، تولید و توزیع پیچیده است، هماهنگی میان این بخش‌ها اهمیت زیادی پیدا می‌کند. ERP می‌تواند اطلاعات موردنیاز این فرایندها را در یک ساختار منسجم‌تر قرار دهد.
ERP در یک فرایند واقعی چگونه عمل می‌کند؟
برای اینکه مفهوم ERP ملموس‌تر شود، یک شرکت بازرگانی را در نظر بگیرید که سفارشی برای چند صد واحد کالا دریافت کرده است. ابتدا سفارش ثبت می‌شود. سیستم باید مشخص کند آیا موجودی برای اجرای سفارش کافی است یا نه.
اگر کالا موجود باشد، فرایند آماده‌سازی و ارسال می‌تواند ادامه پیدا کند. اگر موجودی کافی نباشد، سازمان باید بررسی کند که چه مقدار کالا باید تأمین شود. این اطلاعات می‌تواند وارد فرایند خرید شود. بعد از آن، اطلاعات سفارش و خرید با فرایندهای مالی ارتباط پیدا می‌کنند. فاکتور، پرداخت و سایر اطلاعات مرتبط باید ثبت و پیگیری شوند.
در آخر، سفارش آماده ارسال می‌شود. در چنین فرایندی، ERP به‌جای اینکه هر واحد را جداگانه مدیریت کند، تلاش می‌کند جریان اطلاعات میان آنها را حفظ کند. این همان جایی است که تفاوت یک نرم افزار مستقل با یک سیستم یکپارچه بیشتر دیده می‌شود.
مزایای استفاده از ERP چیست؟
مزایای ERP به نحوه پیاده‌سازی و نیاز سازمان بستگی دارد، اما یکپارچه شدن اطلاعات و فرایندها می‌تواند چند نتیجه مهم داشته باشد.
- کاهش پراکندگی اطلاعات: اطلاعات مربوط به فرایندهای مختلف در ساختارهای جدا و بی‌ارتباط باقی نمی‌مانند.
- هماهنگی بیشتر میان واحدها: واحدهای مختلف می‌توانند اطلاعات مرتبط با یک فرایند را در اختیار داشته باشند.
- دسترسی بهتر به اطلاعات: مدیران و کارکنان می‌توانند اطلاعات موردنیاز خود را بر اساس سطح دسترسی و نقششان دریافت کنند.
- کاهش ورود چندباره اطلاعات: وقتی داده‌ای در یک مرحله ایجاد می‌شود، می‌توان از آن در مراحل بعدی همان فرایند استفاده کرد.
- گزارش‌گیری یکپارچه‌تر: ارتباط میان داده‌های مالی، فروش، موجودی و عملیات می‌تواند تصویر کامل‌تری از وضعیت سازمان ایجاد کند.
- کنترل بهتر فرایندها: وقتی مراحل یک فرایند در سیستم ثبت می‌شوند، پیگیری وضعیت آنها آسان‌تر می‌شود.
البته این مزایا صرفاً با خرید یک نرم افزار به دست نمی‌آیند. کیفیت فرایندهای سازمان، نحوه پیاده‌سازی، آموزش کاربران و میزان استفاده واقعی از سیستم نیز اهمیت دارند.
ERP چه محدودیت‌ها و چالش‌هایی دارد؟
ERP راه‌حل جادویی برای تمام مشکلات سازمان نیست. اگر فرایندهای یک شرکت از ابتدا نامشخص باشند، انتقال همان فرایندهای نامنظم به یک نرم افزار لزوماً آنها را اصلاح نمی‌کند. یکی از چالش‌ها، پیاده‌سازی است. سازمان باید فرایندهای خود را بررسی کند و مشخص کند سیستم قرار است دقیقاً چه کاری انجام دهد.
چالش دیگر، پذیرش کاربران است. اگر کارکنان نتوانند یا نخواهند از سیستم استفاده کنند، حتی یک نرم افزار قدرتمند هم نمی‌تواند اطلاعات قابل اتکایی تولید کند. یکپارچه‌سازی با سیستم‌های موجود نیز اهمیت دارد. بسیاری از سازمان‌ها پیش از ERP از نرم افزارهای حسابداری، انبار یا سیستم‌های تخصصی دیگری استفاده کرده‌اند. ارتباط این سیستم‌ها باید از ابتدا بررسی شود.
بنابراین هنگام ارزیابی ERP نباید فقط پرسید «چه امکاناتی دارد؟»
سوال مهم‌تر این است: آیا این سیستم با فرایندهای واقعی سازمان هماهنگ است و می‌تواند آنها را به شکل قابل استفاده مدیریت کند؟
انواع ERP چیست؟
ERPها را می‌توان از جنبه‌های مختلف دسته‌بندی کرد و یک تقسیم‌بندی واحد برای همه سازمان‌ها وجود ندارد. از نظر شیوه استقرار، ممکن است ERP به شکل داخلی، ابری یا مدل‌های ترکیبی ارائه شود. از نظر حوزه فعالیت نیز بعضی سیستم‌ها برای سازمان‌های تولیدی، بازرگانی، خدماتی یا صنایع خاص امکانات متناسب‌تری دارند.
تفاوت ERPها فقط در تعداد ماژول‌ها نیست. عمق امکانات، قابلیت یکپارچه‌سازی، شیوه استقرار، مقیاس‌پذیری و تناسب با فرایندهای سازمان نیز باید بررسی شود. توجه داشته باشید که هنگام انتخاب ERP، صرفاً بزرگ بودن فهرست امکانات نباید معیار تصمیم‌گیری باشد.
ERP برای چه کسب و کارهایی مناسب است؟
ERP فقط مخصوص شرکت‌های بسیار بزرگ نیست. یک کسب و کار زمانی بیشتر به ERP نیاز پیدا می‌کند که تعداد و پیچیدگی فرایندهای آن افزایش پیدا کرده باشد و هماهنگی میان بخش‌های مختلف دشوار شده باشد.
برای مثال، در یک شرکت تولیدی، ارتباط میان خرید مواد اولیه، موجودی، تولید، فروش و مالی اهمیت زیادی دارد. در یک شرکت بازرگانی، موجودی، خرید، سفارش، فروش و امور مالی به یکدیگر وابسته‌اند. در یک شرکت خدماتی نیز ممکن است مالی، منابع انسانی، قراردادها و عملیات داخلی اهمیت بیشتری داشته باشند.
پس اندازه شرکت به‌تنهایی تعیین‌کننده نیست؛ پیچیدگی فرایندها و میزان وابستگی میان واحدها، معیار مهم‌تری برای بررسی نیاز به ERP است.
از کجا بفهمیم یک کسب و کار به ERP نیاز دارد؟
یک راه ساده این است که یک فرایند واقعی را از ابتدا تا انتها بررسی کنید. مثلاً آخرین سفارش مهم شرکت را انتخاب کنید و ببینید:
- اطلاعات سفارش کجا ثبت شده است؟
- موجودی را چه کسی بررسی کرده؟
- اگر کالا کم بوده، چه کسی از نیاز به خرید مطلع شده است؟
- اطلاعات مالی چگونه منتقل شده؟
- وضعیت پرداخت را چه کسی بررسی کرده؟
- در هر مرحله، اطلاعات چند بار وارد شده؟
اگر برای پاسخ به این سوال‌ها مجبور هستید سراغ چند نرم افزار، فایل یا فرد مختلف بروید، احتمالاً سازمان با پراکندگی اطلاعات یا فرایند مواجه است. در این شرایط، ERP می‌تواند یکی از راهکارهایی باشد که باید بررسی شود.
اما قبل از انتخاب سیستم، بهتر است دقیقاً مشخص شود مشکل اصلی چیست. گاهی سازمان به یک ERP کامل نیاز ندارد و مسئله را می‌توان با اصلاح یک فرایند یا اتصال چند سیستم موجود حل کرد.
تفاوت ERP با نرم افزارهای مستقل چیست؟
داشتن چند نرم افزار تخصصی لزوماً به معنی داشتن یک سیستم یکپارچه نیست. فرض کنید شرکت یک نرم افزار حسابداری، یک سیستم انبار و یک نرم افزار فروش دارد. اگر اطلاعات میان این سیستم‌ها به شکل دستی جابه‌جا شود، کارکنان مجبور باشند اطلاعات را چند بار وارد کنند یا برای فهمیدن وضعیت یک سفارش چند سیستم را بررسی کنند، هنوز با یکپارچگی کامل مواجه نیستیم.
ERP تلاش می‌کند بخش‌های مختلف سازمان را در یک ساختار مرتبط قرار دهد. پس تفاوت اصلی فقط در تعداد نرم افزارها نیست؛ مسئله اصلی ارتباط داده‌ها و فرایندها است.
ERP چه تفاوتی با CRM دارد؟
CRM و ERP هر دو می‌توانند بخشی از فرایندهای فروش و سفارش را پوشش دهند، اما تمرکز آنها متفاوت است. نرم افزار CRM بیشتر حول مشتری، سرنخ، فرصت فروش، تعامل و خدمات مشتری شکل می‌گیرد. ERP بیشتر حول منابع و عملیات سازمان مانند مالی، خرید، موجودی، تولید و اجرای سفارش قرار دارد.
برای مثال، CRM می‌تواند پیگیری کند مشتری در چه مرحله‌ای از خرید قرار دارد، در حالی که ERP وضعیت موجودی، سفارش، فاکتور یا اجرای عملیات را مدیریت می‌کند.
البته این دو سیستم می‌توانند با یکدیگر یکپارچه شوند.
برای مقایسه دقیق‌تر این دو سیستم، به مقاله «تفاوت CRM و ERP چیست؟» مراجعه کنید.
جمع بندی؛ ERP چیست؟
ERP سیستمی برای مدیریت و هماهنگی منابع و فرایندهای مختلف سازمان است. مالی، خرید، فروش، سفارش، انبار، موجودی، تولید، منابع انسانی و زنجیره تأمین می‌توانند بسته به نوع ERP در این ساختار قرار بگیرند.
اما ارزش ERP فقط در کنار هم قرار دادن این بخش‌ها نیست. نقطه اصلی زمانی است که اطلاعات و فرایندهای سازمان به یکدیگر متصل شوند و هر واحد بتواند در ادامه یک فرایند مشترک، اطلاعات مرتبط و به‌روز را در اختیار داشته باشد. بنابراین اگر بخواهیم ERP را به صورت خلاصه تعریف کنیم:
ERP سیستمی است که منابع و فرایندهای مختلف سازمان را در یک ساختار یکپارچه مدیریت می‌کند تا اطلاعات میان بخش‌های مرتبط جریان داشته باشد و عملیات سازمان هماهنگ‌تر انجام شود.
سوالات متداول درباره ERP
تلاش تیم تحقیق و تحریر مجله کسب و کار پارس ویتایگر در جهت پاسخ حداکثری به سوالات شماست. اگر موضوعی هنوز برای شما ابهام دارد در بخش دیدگاه ها با ما در میان بگذارید تا سریعا پاسخ خود را بگیرید.
ERP چیست؟
ERP مخفف Enterprise Resource Planning است و به سیستم‌هایی گفته می‌شود که برای مدیریت و یکپارچه‌سازی منابع و فرایندهای مختلف سازمان استفاده می‌شوند.
نرم افزار ERP چه کاری انجام می‌دهد؟
ERP می‌تواند بخش‌هایی مانند مالی، خرید، فروش، انبار، موجودی، تولید، منابع انسانی و زنجیره تأمین را به یکدیگر مرتبط کند و جریان اطلاعات میان آنها را مدیریت کند.
ERP شامل چه بخش‌هایی است؟
بسته به نوع سیستم، ERP می‌تواند شامل مالی و حسابداری، خرید، فروش و سفارش، انبار، موجودی، تولید، منابع انسانی و زنجیره تأمین باشد.
آیا ERP فقط برای شرکت‌های بزرگ است؟
خیر. نیاز به ERP بیشتر به پیچیدگی فرایندها و میزان وابستگی میان واحدهای سازمان بستگی دارد، نه صرفاً تعداد کارکنان یا اندازه شرکت.
مهم‌ترین مزیت ERP چیست؟
یکی از مهم‌ترین مزایای ERP، ایجاد ارتباط میان اطلاعات و فرایندهای مختلف سازمان و کاهش پراکندگی اطلاعات است.
آیا ERP می‌تواند جای نرم افزار حسابداری را بگیرد؟
بسته به امکانات ERP، ممکن است بخش‌های مالی و حسابداری را پوشش دهد. اما میزان و عمق این پوشش باید بر اساس نیازهای واقعی سازمان و امکانات همان سیستم بررسی شود.
تفاوت ERP و CRM چیست؟
ERP بیشتر بر منابع و عملیات سازمان تمرکز دارد، در حالی که CRM بیشتر برای مدیریت ارتباط با مشتری، فروش، بازاریابی و خدمات مشتری استفاده می‌شود. این دو سیستم می‌توانند در یک سازمان به یکدیگر متصل شوند.