اتوماسیون اداری

موفقیت در هر کسب و کاری از یک سو به مشتری و ارتباط با او و از سوی دیگر به فرایندهای جاری در مجموعه بستگی دارد. هرچه این فرآیندها دقیق تر و سازمان یافته تر باشند درصد موفقیت شما افزایش می یابد و هرچه این فرایندها اتوماتیک و بصورت خودکار اجرا شوند احتمال خطای انسانی کاهش یافته و نیاز به نیرو های کمتری نیز خواهید داشت.

یکی از ویژگی های شاخص نرم افزار CRM پارس ویتایگر نسبت به سایر نرم افزارهای موجود در بازار، وجود ابزارهای متفاوت در یک نرم افزار یکپارچه است که از طریق آن، یک سازمان را از استفاده ی نرم افزارهای جزیره ای بی نیاز می سازد. ابزار های موجود در نرم افزار CRM پارس ویتایگر در جهت رفع نیاز مجموعه شما به جمع‌آوری، ذخیره سازی و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری بین کارکنان در قسمت اتوماسیون اداری وجود دارد. پرسنل مجموعه شما (با توجه به چارت سازمانی و سطح دسترسی)می توانند کلیه امور از پرونده یک مشتری تا رویداد و وظیفه و... را از طریق ابزار های کاربردی این بخش به یکدیگر ارجاع دهند. همچنین با سیستم مدیریت اسناد شما می توانند اسناد مرتبط با هر دیتا مانند مشتری،پروژه،فاکتور و... را در کارتابل همان دیتا ذخیره و آرشیو نمایید.

• کارتابل مجزا برای هر کاربر
• تقویم مجزا برای هر کاربر سیستم
• تقویم مشترک برای کلیه کاربران
• مدیریت رویدادها و وظایف
• مدیریت ایمیل ها
• مدیریت اسناد
• دفتر اندیکاتور
• امکان تعریف سطوح دسترسی مختلف برای پرسنل
• داشبورد مدیریتی برای تمامی پرسنل براساس سطح دسترسی آنها
• تقویم و کارتابل پرسنل
• تقویم و کارتابل گروهی و مشترک
• امکان تعریف وظیفه در کارتابل پرسنل و پیگیری نتیجه آن
• آلارم اطلاع رسانی وظایف
• آلارم اطلاع رسانی رویداد ها
• امکان جستجو در فعالیت های تقویم بر اساس فیلترهای دلخواه مانند تاریخ آغاز و پایان، مسئول مربوطه، نوع وظیفه یا رویداد و…
• ارتباط داخلی پرسنل از طریق یادداشت و چت
• اتصال ایمیل به نرم افزار و دسترسی به ایمیل های دریافتی و ارسال ایمیل بدون ورود به ایمیل شخصی
• ارسال پیغام بر روی تابلو اعلانات سیستم
• ثبت و سازماندهی مکاتبات اداری(دفتر اندیکاتور)
• پیگیری آخرین اخبار سایت های مرتبط با فعالیت خود در سیستم
• طراحی فرم های مورد نیاز خود در سیستم
• تغییر فرم های موجود در سیستم با توجه به نیازهای مجموعه
• امکان پیگیری امور حتی خارج از ساعت کاری و محیط کار
• امکان تعریف و اجرای فرایندهای متنوع و مختص به هر مجموعه بصورت اتوماتیک
• امکان پشتیبان گیری از تمامی اطلاعات بصورت برنامه ریزی شده و کاملا اتوماتیک
• ساخت گزارشات نموداری و آماری از بخش های مختلف سیستم

و قابلیت ها و ابزارهای گوناگون دیگری که در ادامه به آن ها اشاره خواهیم کرد.

• امکان انتخاب یکی از تقویم های شمسی،قمری و میلادی توسط هر کاربر بصورت مجزا و همزمان
• امکان انتخاب زبان های مختلف توسط هر کاربر بصورت مجزا و همزمان
• امکان اعمال تنظیمات توسط پرسنل بصورت کاملا مجزا برای کارتابل خود
• نمایش وظایف تعیین شده برای هر شخص با امکان یادآوری
• امکان مشاهده کارتابل پرسنل هر بخش توسط مدیر آن بخش
• امکان به اشتراک گذاری و اطلاع رسانی رویدادها
• امکان بررسی کارتابل حتی خارج از ساعت کاری و محیط کار
• پیگیری آخرین اخبار سایت های مرتبط با فعالیت خود کاربر در سیستم
• یکپارچگی ایمیل شخصی با نرم افزار و دسترسی به ایمیل های دریافتی و ارسال ایمیل بدون ورود به ایمیل شخصی
• امکان ساخت انواع فیلترها مرتبط با بخش های مختلف جهت جستجوی سریع و یا سازماندهی اطلاعات توسط هر فرد در کارتابل خود
• امکان مشاهده وظایف و رویدادهای مرتبط با هر کاربر در سیستم توسط کاربر و مدیریت آن بخش
• امکان مشاهده و گزارش گیری از فعالیت پرسنل

• امکان مشاهده وظائف و رویدادهای مرتبط با کاربر بصورت روزانه،هفتگی و ماهانه
• قابلیت sync تقویم گوگل با تقویم کاربر و انتقال رکوردها به تقویم نرم افزار
• امکان ثبت رویداد و وظیفه با قابلیت ارسال یادآوری در نرم افزار اداری پارس ویتایگر
• امکان گزارش گیری از فعالیت های انجام شده بر روی هر رویداد و وظیفه

• امکان ثبت رویداد و وظیفه برای تمامی پرسنل و نمایش در تقویم مشترک
• قابلیت تعریف یادآوری برای پرسنل و برای هر رکورد بصورت مجزا
• امکان گزارش گیری از رویدادهای مشترک

• امکان ثبت وظیفه برای کاربران و گروههای کاربری با قابلیت دسته بندی
• امکان سفارشی سازی فرم های مربوط به وظایف با مقادیر و پارامترهای دلخواه
• قابلیت زمانبندی شروع و سررسید وظایف
• قابلیت اولویت بندی وظایف
• قابلیت تعریف یادآوری و دوره تکرار برای هر وظیفه
• قابلیت درج وظایف مرتبط با هر پرونده (مشتریان،پروژه ها،فاکتورها و …)در همان پرونده
• قابلیت مشاهده عملیات های انجام شده توسط پرسنل بر روی هر وظیفه بصورت مجزا
• امکان گزارش گیری از وظایف با مقادیر و پارامترهای دلخواه

• قابلیت ایجاد رویداد برای پرسنل و گروههای کاربری با امکان دسته بندی
• امکان سفارشی سازی فرم های مربوط به رویدادها با مقادیر دلخواه
• امکان زمانبندی شروع و پایان هر رویداد
• امکان دعوت از کاربران برای هر رویداد و با قابلیت ارسال یادآوری
• امکان ایجاد رویداد مرتبط با مشتریان،پروژه ها،سازمان و… و درج در پرونده هر کدام از آن ها
• قابلیت ایجاد تکرار و یادآوری هر رویداد بصورت زمانبندی شده
• امکان گزارش گیری از هر رویداد بصورت مجزا و با قابلیت مشاهده عملیاتهای انجام شده توسط کاربران بر روی هر رکورد

• اتصال ایمیل به نرم افزار و دسترسی به ایمیل های دریافتی و ارسال ایمیل بدون ورود به ایمیل شخصی
• امکان ذخیره سازی ایمیل های ارسالی و دریافتی در پرونده،مخاطبین،سرنخ های فروش،سازمان ها،تامین کنندگان و…
• نشانگر ایمیل های خوانده نشده
• قابلیت مشاهده وضعیت ایمیل ها(باز شده و یا نشده)
• قابلیت ساخت پوشه برای ایمیل ها
• قابلیت ساخت قالب های متنوع برای ارسال های گوناگون و برای بخش های مختلف سازمان بصورت نامحدود
• امکان ارسال انبوه ایمیل برای کمپین ها و یا اطلاع رسانی به مشتریان،تامین کنندگان و…
• مبدل ایمیل جهت اسکن ایمیل ها و افزودن گردش کار برای هر ایمیل با قابلیت افزودن SSL و…

• امکان درج نامه های دریافتی و ارسالی
• قابلیت شماره بندی و دسته بندی نامه ها
• امکان ارجاع نامه توسط کاربران به بخش ها و کاربران مختلف
• امکان درج فایل پیوست برای هر نامه
• امکان مشاهده تاریخچه هر نامه و عملیات های انجام شده برای هر نامه توسط کاربران

• امکان درج اسناد با تمامی فرمت ها در سیستم
• قابلیت پوشه بندی و کد بندی اسناد
• امکان ضمیمه کردن سند مربوط به هر بخش از سیستم و یا مربوط به مشتریان در پرونده همان بخش
• قابلیت ارجاع اسناد به کاربران مختلف و یا گروههای مختلف سازمان
• قابلیت مشاهده لاگ هر سند بصورت مجزا و با امکان مشاهده تاریخچه بروز رسانی و عملیات انجام شده توسط پرسنل بر روی هر سند

• امکان ارتباط کاربران سیستم از طریق چت داخل سیستم
• امکان ایجاد چت روم های مختلف برای بخش های مختلف سازمان

• امکان ارجاع تمامی داده های سیستم به کاربران یا گروههای کاربری مانند تیم فروش