معرفی ۲۱ نرم افزار اداری مهم برای سازمان‌ها (همراه با نمونه نرم افزارهای کاربردی برای استخدام)

نرم افزار کاربردی به خصوص نرم افزارهای اداری برای کنترل کسب و کارها از الزامات است. دیر یا زود، پیاده سازی راهکارهای سنجیده و جامع در سازمان‌ها، آنها را تبدیل به سازمان بدون کاغذ خواهد کرد. استفاده بهینه از نرم افزار اداری در مراکز، با سرعت عملکرد بالا و کارآمد همراه است.

یک سازمان برای ایجاد نظم، به ابزار و نرم افزار اداری مناسب نیاز دارد اما لیست این نرم افزارهای کاربردی و نرم افزارهای اداری بسیار گسترده و متنوع هستند. البته چند نوع آنها، فارغ از برندی که استفاده می کنید، واقعا ضروری اند. در ادامه به برخی از مهمترین نرم افزارهای اداری و کاربردی از جمله نرم افزار CRM در سازمان‌ها می‌پردازیم.

نرم افزار کاربردی چیست؟

نرم‌افزار کاربردی (به انگلیسی: Application software) به زبان ساده، کمک کامپیوترها برای اجرای فعالیت‌های مورد نیاز به انسان است. این موارد برای عملکرد منظم‌تر کاربران طراحی شده‌ است.

• برای آشنایی با قوی‌ترین نرم افزار ارتباط با مشتریان بخوانید: CRM چیست؟

انواع نرم افزار کاربردی

نمونه‌هایی از انواع نرم‌افزار کاربردی عبارتند از:

• واژه‌پردازها
• صفحات گسترده‌ها
• نرم‌افزارهای حسابداری
• مرورگرهای وب
• رایانامه خوان‌ها
• مدیا پلیرها
• مشاهده گرهای پرونده
• شبیه‌سازهای پرواز
• ویرایشگرهای گرافیک

مرسوم ترین نرم افزار اداری و نرم افزار کاربردی چیست؟

مرسوم ترین نرم افزار اداری را نام ببرید؟ مرسوم ترین نرم افزار اداری شامل ابزارهای نرم افزاری برای مستند سازی، ذخیره سازی، مدیریت ارتباطات، مدیریت پروژه، مدیریت وظایف و مواردی از این دست می باشد. در ادامه پرکاربرد ترین نرم افزارهای اداری را بررسی خواهیم کرد.

1. مایکروسافت آفیس و PDF Reader
2. اوتلوک (Outlook)
3. مدیریت پروژه
4. نرم افزار حسابداری
5. تقویم گوگل
6. استیکرهای یادداشت ویندوز
7. سامانه پیامک
8. سیستم تلفنی
9. شبکه داخلی
10. چت داخلی
11. امضای دیجیتالی اسناد
12. فکس اینترنتی
13. نرم افزار گزارش ساز Power BI
14. تماس تصویری گروهی
15. ابزار برنامه ریزی روزانه
16. ابزار ایجاد فرم آنلاین
17. خودکارسازی وظایف و گردشکاری (Workflow Automation)
18. نرم‌افزارهای مدیریت انبار و انبارداری (Warehouse Management)
19. نرم‌افزارهای امنیتی و مدیریت دسترسی (Access Management)
20. نرم افزار CRM (مدیریت ارتباط با مشتری)
21. نرم افزارهای کاربردی برای استخدام

1- نرم افزار های کاربردی برای استخدام

ارائه و عرضه نرم افزار های کاربردی برای استخدام بنا به نیازهای هر سازمان متفاوت است. از طرفی به علت پویایی مادام منابع انسانی، سرمایه‌گذاری جهانی در این فناوری روز به‌روز در حال افزایش است. اما با وجود صدها نرم افزار های کاربردی برای استخدام، چگونه تعیین می‌کنید که کدام‌ ارزش سرمایه‌گذاری را دارند؟

در اینجا یک فهرست کوتاه از بهترین نرم افزار های کاربردی برای استخدام وجود دارد:

Monday.com	نرم افزار اداری با قابلیت سفارشی‌سازی و مقیاس‌پذیری
Tracker	نرم افزار اداری برای استخدام، مشاوره و کارمند یابی
Zoho Recruit	نرم افزار اداری برای آژانس‌های کارمندی
Manatal	همراه با هوش مصنوعی و استخدام در رسانه‌های اجتماعی
Pinpoint	نرم افزار اداری با قابلیت استعداد یابی
Workable	نرم افزار اداری برای کسب‌وکارهای کوچک
Recooty	نرم‌افزار اداری رایگان برای جذب و استخدام
BambooHR	نرم افزار اداری با امکان مدیریت جامع
PeopleStrong Alt Recruit	برای شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ
Klimb.io	جستجوی شغل با چت بات ها

برخی CRMها با قابلیت ماژول سازی قدرتمند نیز، انتخاب مناسبی به‌عنوان نرم افزار جذب و استخدام، به‌شمار می‌روند. سی آر ام پارس ویتایگر با قابلیت‌های زیر یک راه حل جامع برای سازمان‌ است:

• ساخت فرم ارسال رزومه برای درج در وب سایت
• ساخت فرم استخدام و ایجاد گردشکار در فرم با CRM
• سیستم ارجاعات برای ارجاع رزومه به واحدهای مختلف
• ارسال پیامک تشکر – وضعیت رزومه و…
• دسته بندی رزومه‌ها
• امتیازدهی به رزومه
• ایجاد رویدادهای مصاحبه و اطلاع رسانی آن
• سیستم مدیریت اسناد
• قسمت یادداشت ها در هر رزومه
• ایجاد گزارشات نموداری و آماری
• همراه با سیستم مدیریت منابع انسانی

2- مایکروسافت آفیس و PDF Reader

مایکروسافت آفیس ابتدایی ترین ابزار یک کسب و کار مدرن است. نرم افزارهای ورد و اکسل پایه های تبدیل اسناد کاغذی به اسناد دیجیتالی و گزارش گیری هستند. تمام اطلاعات مشتریان باید در صفحه های اکسل ذخیره شود. در غیر این صورت، چطور می توانید آنها را به راحتی پیدا کنید؟

اگر 100 مشتری هم داشته باشید، گشتن در یک دفتر تلفن پر از نام و شماره وقت بسیاری از شما می گیرد و منطقی نیست.

اکثر اسناد و نوشته ها در ورد یا سایر نرم افزارهای آفیس، به صورت PDF ذخیره می شوند تا پس از ذخیره نهایی تغییری در آنها به وجود نیاید. پس باید حتما ابزاری مانند Adobe Acrobat Reader برای باز کردن فایل های پی دی اف داشته باشید.

3- اوتلوک (Outlook)

معمولا هر شخص در یک سازمان با چند آدرس ایمیل کار می کند. اما چک کردن آنها به صورت جداگانه وقت زیادی می گیرد و برای هر یک باید تب جدایی در مرورگر خود باز کنید.

اوتلوک تمام ایمیل های شما را به صورت یک جا و در یک نرم افزار نمایش می دهد. امکان ارسال ایمیل با هر یک از آدرس ها وجود دارد و می توانید برای هر یک امضای جداگانه ای تعریف کنید.

4- مدیریت پروژه

این دست نرم افزارها بیشتر برای شرکت های خدماتی، نرم افزاری یا شرکت هایی که کارهای پروژه ای انجام می دهند، کاربرد دارد. رایج ترین نرم افزار مدیریت پروژه در ایران تسکولو نام دارد. این نرم افزار به شما امکان ذخیره پروژه ها و بخش بندی آنها، کار تیمی بر روی پروژه ها، مشخص کردن مسئول هر بخش و گزارش گیری را می دهد.

بدون نرم افزار مدیریت پروژه، وظایف کوچک زیادی در هر پروژه بدون مسئول می مانند. به علاوه، همیشه مدیر پروژه برای گزارش گیری دشواری های زیادی دارد. زمان صرف شده برای هر پروژه را نمی توان دقیق محاسبه کرد، و کیفیت کلی به خاطر عدم هماهنگی کامل پایین می آید.

5- نرم افزار حسابداری

ثبت فاکتور ها و اسناد حسابداری، گزارش گیری از آنها و اشراف به وضعیت مالی سازمان، از مزایای سیستم های حسابداری ست. سیستم هایی چون سپیدار (از گروه همکاران سیستم) ،پیوست و تراز سامانه جزو سیستم های حسابداری بومی و رایج در ایران هستند.

سرعت فرآیندهای حسابداری با استفاده از یک نرم افزار به طور چشمگیری بالا می رود.
در مقاله ای بهترین نرم افزارهای حسابداری ایران را معرفی نمودیم که مطالعه آن خالی از لطف نیست.

6- تقویم گوگل

استفاده از تقویم های رومیزی و سررسید ها، برای کارهای شخصی کافیست. اما در کارهای تیمی و سازمانی، باید پایگاهی واحد داشته باشید. اگر چنین پایگاهی برای ثبت فعالیت های آینده وجود نداشته باشد، حتی کارهای ساده ای مانند تنظیم جلسات نیز می تواند پیچیده و دشوار شود.

برای خالی بودن اتاق جلسات باید با همه سازمان هماهنگ شوید و زمان زیادی برای کاری به این سادگی صرف می شود. اگر همه فعالیت ها در تقویم گوگل ثبت شود، همه نیروها در جریان جلسات و کارهای دیگر خواهند بود، و هماهنگی ها در چند دقیقه انجام می شود.

7- استیکرهای یادداشت ویندوز

وقتی از تقویم گوگل برای ثبت و برنامه ریزی های سازمان استفاده می کنید، از اکسل برای ثبت اطلاعات، از نرم افزار حسابداری برای بخش مالی و از اوتلوک به جای چند پنجره ایمیل، نمی توانید از سررسید و دفترچه یادداشت کاغذی برای ثبت یادداشت های مهم و گزارش ها استفاده کنید.

ساده ترین ابزار ثبت یادداشت Sticky Notes ویندوز است. این نرم افزار ساده بصورت پیش فرض نصب است. شما می توانید یادداشت هایی با رنگ و اندازه متفاوت بر دسکتاپ خود بگذارید.

8- سامانه پیامک

تلفن های همراه جزو جدایی ناپذیری از زندگی های امروز هستند. به همین دلیل، تبیلغات پیامکی تا این حد رایج شده اند. علاوه بر تبلیغات، اطلاعات ورود، تاییدیه پرداخت، یادآور پرداخت، یادآور جلسات، تبریک مناسبت ها و صدها عنوان دیگر را نیز می توان از طریق پیامک به مشتری ها مخابره کرد.

اما این کار با استفاده از گوشی موبایل بسیار ناکارآمد و کند است. از سامانه پیامک هایی چون آوب اس ام اس، ملی پیامک، فرا پیامک یا هر پنل دیگری استفاده کنید. از طریق پنل می توانید تعداد زیادی پیامک را با چند کلیک از طریق کامپیوترتان بفرستید.

در مجله کسب و کار پارس ویتایگر بخوانید:

• نرم افزار مدیریت فروش
• معرفی و دانلود 4 نرم افزار CRM رایگان متن باز (دانلود CRM رایگان)
• بهترین نرم افزار بازاریابی
• بهترین نرم افزار CRM
• نرم افزار دورکاری کاربردی
• بهترین نرم افزار انبارداری رایگان
• بهترین نرم افزار حسابداری ایران
• نرم افزار مدیریت سفارشات
• نرم افزار محاسبه swot با CRM

9- سیستم تلفنی

هر شرکتی نیاز به سیستم های تلفنی سازمانی، مانند ویپ (VoIP) یا سانترال دارد. این سیستم ها تماس های تلفنی را سازمان دهی کرده و امکانات بسیاری را به تلفن ها اضافه می کنند.

در سیستم ویپ، ذخیره شماره ها با نام شخص، ضبط مکالمات، تعداد نامحدود داخلی، و ادغام تلفن با کامپیوتر مورد استفاده هر فرد تنها تعدادی از مزایای این نوع سیستم های تلفنی ست. سیستم تلفنی پاناسونیک امکانات کمتری نسبت به ویپ ارائه می دهد و مثلا برای ضبط مکالمه نیاز به سخت افزار جداگانه دارد.

این سیستم ها موجب می شوند تلفن از حالت سنتی خود خارج شده و کاربرد سازمانی پیدا کند. مثلا هنگامی که مشتری تماس می گیرد، شما می توانید نام او را نیز مشاهده کنید. البته اگر شماره از پیش ذخیره شده باشد.

10- شبکه داخلی

کامپیوترهای مورد استفاده در یک شرکت باید از طریق شبکه داخلی (محلی) با هم متصل باشند. شبکه به شما امکان به اشتراک گذاری اسناد و فایل های مختلف را می دهد. یعنی به جای این که فایل های لازم برای افراد شرکت ایمیل شوند یا روی فلش در اختیار آنها قرار گیرند، یک بار در فولدر مشترک که همه به آن دسترسی دارند کپی می شود.

اکثر اسناد شما به صورت دیجیتالی ایجاد و ثبت می شوند. پس با استفاده از پوشه های مشترک، وقت بسیار زیادی در رساندن فایل های لازم به افراد صرفه جویی می شود. به علاوه، می توانید برخی نرم افزارها را که امنیتشان برای شما مهم است، روی شبکه داخلی نصب و استفاده کنید.

امکان دسترسی به نرم افزارهایی که بر شبکه داخلی نصب شده اند، از خارج از شبکه امکان ندارد. سرعت شبکه های داخلی نیز بسیار بالاتر از شبکه اینترنت است.

11- چت داخلی

این که کارکنان شما بخواهند برای هر کاری سر میز یکدیگر بروند، هرج و مرج در سازمان به وجود می آورد. تمرکز نیروها نیز بر هم می خورد. اگر سیستم تلفنی داشته باشید و بخواهند با داخلی یکدیگر تماس بگیرند، یعنی خط های شما برای کارهای داخلی اشغال می شوند. مشتری هایی که پشت خط می مانند قطعا خرسند نخواهند بود.

از نرم افزارهای چت درون سازمانی که در شبکه داخلی نصب می شوند، مانند Output Messenger، استفاده کنید. این نرم افزار ها به شما اجازه می دهند به صورت خصوصی یا در گروه های مختلف با همکاران خود مکاتبه داشته باشید.

12- امضای دیجیتالی اسناد

پرینت گرفتن، امضا کردن، ارسال سند و بایگانی یک رونوشت از آن مراحل اداری ارسال یک سند است. معمولا چنین پروسه ای چند روز طول می کشد. اگر بتوانید همه این مراحل را در چند ساعت و با هزینه بسیار پایین تر انجام دهید چطور؟

بسیاری از اسناد شما به صورت دیجیتالی ایجاد و ذخیره می شوند. اگر نرم افزاری داشته باشید که امضا را نیز به صورت دیجیتالی به آنها اضافه می کند، نیازی به پرینت و امضا با خودکار نخواهد بود. سند امضا شده را می توانید ایمیل یا فکس اینترنتی کنید. یک نمونه از این نرم افزار ها PDF Signer است.

13- فکس اینترنتی

فکس سنتی نیاز به کاغذ و گرفتن شماره و داشتن دستگاه فکس دارد. فکس اینترنتی با عملکردی شبیه به ایمیل، به شما امکان ارسال فکس به صورت آنلاین و بدون نیاز به خط تلفن، نصب نرم افزار، سخت افزار و کاغذ را می دهد. می توانید از FAX.IR برای این سرویس استفاده کنید.

هم چنین، می توانید از پلتفرم های مختلفی یعنی کامپیوتر، موبایل یا تبلت، فکس ارسال و دریافت کنید. ایمیل نمی تواند جایگزین فکس باشد، اما فکس آنلاین می تواند کاملا فکس سنتی و هزینه ها و دشواری های را از سازمان شما حذف کند.

14- نرم افزار گزارش ساز Power BI

قبل از اینکه به معرفی این نرم افزار گزارش ساز بپردازیم، ابتدا اجازه دهید با BI آشنا شویم:

BI (هوش تجاری) مجموعه‌ای از فرآیندها، معماری‌ها و فناوری‌هایی است که داده‌های خام را به اطلاعات معنادار تبدیل می‌کند که در نهایت با استفاده از این اطلاعات، سودآوری سازمان افزایش پیدا می کند. در حقیقت BI مجموعه ای از نرم افزارها و خدمات برای تبدیل داده ها به اطلاعات و دانش عملی است.

Power BI یک ابزار هوش تجاری برای تبدیل داده های منابع اطلاعاتی مختلف به داشبوردهای تعاملی و گزارش های تحلیلی است.

15- تماس تصویری گروهی

ابزار های برقراری تماس گروهی در محل کار، فرصتی را برای ارتباطات آنلاین و همکاری در تیم فراهم می کند. این ابزار ها به شما کمک می کنند تا با وجود دور کاری کارمندان و یا شرایط جغرافیایی هر یک از اعضای شرکت کننده، جلسات خود را برگزار کنید.

برخی از محبوب ترین و پر کاربردترین ابزار های تماس تصویری گروهی عبارتند از:

• Microsoft Teams
• Zoom
• Google meet
• Slack و …

16- ابزار برنامه ریزی روزانه

با بالا رفتن حجم کاری، به ابزاری نیاز خواهید داشت که به وسیله آن فعالیت های روزانه خود را برنامه ریزی کرده و اطمینان حاصل کنید که همه وظایفتان را انجام می دهید. برای این کار می توانید از نرم افزار های زیر استفاده کنید:

• Todoist
• Microsoft To Do
• Any.Do و…

17- ابزار ایجاد فرم آنلاین

ایجاد فرم های آنلاین یکی از رایج ترین راه های برای جمع آوری نظرات، طراحی پرسشنامه ها، و نظرسنجی است. از این رو می توانید از نرم افزار های زیر کمک بگیرید و فرم مورد نظر خود را ایجاد کرده و با دیگران به اشتراک بگذارید.

• ,Google Forms
• Microsoft Forms
• Typeforms
• Survey Monkey و … 

همچنین، از نرم افزار های بومی برای ساخت فرم می توان به پرس لاین، فرم افزار، زینسی، و … اشاره کرد.

18- نرم افزار مدیریت گردش کار (WMS)

خودکارسازی وظایف و گردشکاری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای کاری خود را بهبود بخشند و کسب و کار خود را سیستم سازی کنند. این نوع نرم‌افزارها به تیم‌ها اجازه می‌دهند تا فرآیندهای تکراری را خودکارسازی کرده و وظایف را به ترتیب به افراد اختصاص دهند. این موضوع به تسهیل تصمیم‌گیری، کاهش خطاها و افزایش بهره‌وری منجر می‌شود.

نرم‌افزارهای خودکارسازی و گردشکاری معمولاً ابزارهایی برای تعریف و مدیریت گردشکارها، قوانین خودکارسازی، اطلاع‌رسانی و تعامل با سایر سیستم‌ها و ابزارها ارائه می‌دهند. برخی از نرم‌افزارهای معروف در این دسته عبارتند از:

• ProWorkflow
• Zapier
• Process Street
• Backlog

19- نرم‌افزارهای مدیریت انبار و انبارداری (Warehouse Management)

نرم‌افزارهای مدیریت انبار و انبارداری به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا عملیات مرتبط با مدیریت انبار و اجرای فرآیندهای مرتبط با موجودی و انتقالات را به بهترین نحو ممکن انجام دهند. این نرم‌افزارها داده‌های موجودی را پیگیری می‌کنند، سفارشات را پردازش می‌کنند و به بهبود کارایی انبار و کاهش اشتباهات کمک می‌کنند.

نرم‌افزارهای مدیریت انبار و انبارداری معمولاً شامل مدیریت موجودی، ارتقاء توزیع و انتقالات، ردیابی محصولات و سفارشات، گزارش‌دهی و تحلیل داده‌ها است. در مقاله بهترین نرم افزارهای انبارداری معروف ترین نرم افزارهای انبارداری در ایران را بررسی و مقایسه کردیم.

20- نرم‌افزارهای امنیتی و مدیریت دسترسی (Access Management)

نرم‌افزارهای امنیتی و مدیریت دسترسی به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا امنیت اطلاعات و دسترسی به سیستم‌ها را تضمین کنند. این ابزارها نقش‌ها و مجوزهای کاربران را مدیریت کرده و از دسترسی غیرمجاز به منابع مهم جلوگیری می‌کنند. این موضوع به تقویت امنیت، حفاظت از داده‌ها، و پیشگیری از تهدیدهای امنیتی کمک می‌کند.

نرم‌افزارهای امنیتی و مدیریت دسترسی معمولاً شامل ابزارهایی برای تعیین و مدیریت مجوزها، اصول احراز هویت دو مرحله ای، مانیتورینگ فعالیت‌های کاربران و گزارش‌دهی امنیتی است.

21- نرم افزار CRM (مدیریت ارتباط با مشتری)

 

اگر بتوانید تمام ابزارهای فوق را به صورت یک جا داشته باشید چطور؟ البته شبکه داخلی و سیستم تلفنی جدای از نرم افزار ها کار می کنند و بسترهای متفاتی هستند. سیستم حسابداری نیز همین طور. اما ارتباط نزدیکی با CRM دارند و کارایی های آن را تکمیل می کنند.

نرم افزار CRM چیست؟

نرم افزار CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری، نرم افزاری ست که تمام بخش های سازمان را که با مشتری در ارتباطند یکپارچه کرده، و فروش، بازاریابی، خدمات مشتری و پشتیبانی را سیستماتیک می کند.

هدف این نرم افزار حفظ مشتری ها، بهبود کارایی پرسنل، تست استراتژی ها و خودکارسازی فرآیندهاست. توضیحات کامل خودکارسازی از طریق سیستم سازی و ماهیت نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری به طور جداگانه و به تفصیل شرح داده شده اند. البته در ویدیوی زیر نیز به طور خلاصه می توانید پاسخ سوال CRM چیست را بگیرید:

عملکردها در سازمانی که CRM دارد

سازمانی را در نظر می گیریم که سیستم تلفنی ویپ، شبکه داخلی، نرم افزار حسابداری سپیدار و نرم افزار پارس ویتایگر را دارد. یک فرآیند فروش در این سازمان به این صورت است:

به جای اکسل و در کنار سامانه پیامک

مشتری یکی از فرم های وب سایت را پر کرده است. اطلاعاتی که شخص در فرم درخواست کرده، به صورت خودکار برای او ایمیل یا پیامک می شود. پنل پیامک با نرم افزار متصل شده است. در صورت لزوم، امکان اتصال اوتلوک و ایمیل نیز وجود دارد.

اطلاعات وارد شده توسط شخص به صورت خودکار به CRM منتقل شده و یک سرنخ (مشتری بالقوه) جدید ثبت می شود. به همین دلیل، نیازی به استفاده از اکسل برای ثبت دستی اطلاعات نیست. فعالیت تماس خودکاری ایجاد شده و به نیروهای فروش ارجاع می شود تا با مشتری تماس گرفته و جزییات درخواست او را در پروفایلش ثبت کنند.

به جای آفیس، نرم افزار امضای دیجیتال، اوتلوک و فکس اینترنتی

اگر مشتری بلافاصله خرید کند، فاکتور مربوطه در نرم افزار ایجاد شده، امضای دیجیتالی آن در خود نرم افزار انجام شده، خروجی PDF آن گرفته شده، و مستقیما از طریق پروفایل مشتری برای او ایمیل یا فکس اینترنتی می شود.

هم گام با حسابداری

به خاطر اتصال CRM و نرم افزار حسابداری، فاکتور (یا پیش فاکتور) ایجاد شده در CRM به طور خودکار در سپیدار نیز می نشیند. یعنی نیازی نیست هر فاکتور یک بار دیگر در نرم افزار حسابداری نیز ثبت شود.

به جای پوشه های اشتراکی شبکه

فاکتور ایجاد شده نه در پوشه اشتراکی شبکه، بلکه در بخش اسناد سی آر ام ذخیره می شود. در کنار تمام اسناد دیگری که از مشتری ها گرفته شده، برای آنها ایجاد یا صادر شده، و ارسال شده اند.

اسناد مربوط به هر مشتری یا سازمان، در پروفایل خود این افراد نیز قابل مشاهده است.

به جای تقویم

اگر مشتری خرید نکند، وارد مرحله پیگیری ها می شود. برای هر پیگیری نوع و تاریخی طبق صحبت های پیشین با مشتری تعیین شده، و بلافاصله فعالیتی ثبت می شود. خود نرم افزار تقویم دارد و یادآور انجام کار نیز ارسال می کند. البته اتصال با تقویم گوگل برای انتقال فعالیت ها بین دو تقویم نیز ممکن است.

به جای پوشه جداگانه ویپ

برای گرفتن تماس ها، تنها با یک کلیک روی شماره ثبت شده در سیستم این کار انجام می شود. چرا که نرم افزار با سیستم ویپ متصل شده است. با هر تماس ورودی نیز مشخصات شخص تماس گیرنده از CRM گرفته شده و به صورت یک پاپ آپ بر صفحه مانیتور نمایش داده می شود.

می توان شماره های جدید را نیز با چند کلیک در نرم افزار ذخیره کرد. فایل ضبط شده مکالمه در پروفایل هر مشتری ذخیره می شود.

به جای مدیریت پروژه

اگر مشتری خدماتی پروژه ای بخواهد، بلافاصله پروژه ای در نرم افزار پارس ویتایگر تعریف می کنیم. مسئول کل پروژه، هر بخش (فاز) آن، و تک تک فعالیت ها مشخص می شود و اطلاعیه ارجاع دریافت می کنند. زمان پایان پیش بینی شده و حقیقی، درصد پیشرفت و کارهای انجام شده و انجام نشده، و سایر مشخصات پروژه نیز در همین نرم افزار ثبت می شوند.

به جای چت داخلی

هماهنگی های لازم حین انجام پروژه از طریق چت داخلی CRM انجام می شود. هر تصمیم گرفته شده نیز به صورت یادداشتی در خود پروژه و با ذکر نام افراد تصیم گیرنده ذخیره می شود.

پس از نهایی شدن خرید مشتری و پرداخت، او به فرآیند بازخوردگیری وارد می شود. این کار با تیم خدمات مشتری و پشتیبانی ست. بازخورد ثبت شده برای هر مشتری، از طریق اطلاعیه داخلی به نیروی فروش مسئول اطلاع داده می شود.

اگر بازخورد مثبت بوده باشد، فرآیند بعدی که بر عهده تیم های فروش و بازاریابی ست، خرید مجدد مشتری خواهد بود. اگر منفی باشد، دلایل آن در تیم خدمات و پشتیبانی بررسی و برای رفع نارضایتی تلاش می شود.

تمام کارهایی که باید انجام شوند، در CRM تعریف و به مسئول مربوطه ارجاع می شوند. یادداشت ها و گزارش های مربوط به هر مشتری، پروژه، فاکتور یا هر چیز دیگر نیز بخش مربوط به خود را دارند.

به جای Sticky Notes

با این وجود، اگر نیاز باشد یادداشت جداگانه نوشته شود، از ویجت (ابزارک) یادداشت ها استفاده می کنیم، نه استیکرهای ویندوز.

گزارش ساز پیشرفته و داشبورد مدیریتی

CRM علاوه بر گزارش ساز پیشرفته و داشبورد مدیریتی امکان اتصال به نرم افزار Power BI را نیز دارد. این گزارشات بصورت لحظه ای گرفته می شود و نیازی به هفته ها تلاش در بین پوشه ها و کاغذها نیست.

برای خودکارسازی و سیستم سازی

داشتن تمام اطلاعات و گزارش های بازاریابی، فروش، حسابداری، خدمات مشتری و پشتیبانی، اسناد، فایل های ضبط مکالمات تلفنی، گزارش های کارکرد هر نیرو، بازخوردهای مشتریان و تمام اطلاعات دیگری که به آنها اشاره شد، امکان تست استراتژی ها را به شما می دهد.

وقتی تمام کارها به صورت مکتوب دربیاید، شما نقشه ای واضح از کسب و کارتان خواهید داشت. در این نقشه، می توانید ببینید که کدام بخش ها را می توان از لیست کارهای پرسنل خودکار سازی کرد.

آموزش کامل خودکارسازی و سیستم سازی را در یک سری مقاله ارائه کرده ایم. متاسفانه در این نوشته مجالی برای صحبت در این باره نیست.

به جای نرم افزارهای مدیریت موجودی انبار

ابزار انبارداری در CRM به شما امکان مدیریت موجودی چندین انبار، حواله ها و غیره را می دهد.

جایگزین ابزارهای مدیریت دسترسی به اطلاعات

نقش ها، پروفایل ها و سطوح دسترسی ابزارهای کاربردی برای مدیریت دسترسی به اطلاعات در این نرم افزار ارائه شده است. این ابزارها به شما امکان تعریف سطوح دسترسی متفاوتی به اطلاعات و اسناد مهم شرکت می دهند.

به جای To Do List

یکی از توانایی های قابل توجه سی آر ام پارس ویتایگر برنامه ریزی فعالیت های روزانه به وسیله تقویم، رویداد و وظایف است. همچنین می توانید با به کارگیری ماتریس آیزنهاور فعالیت های خود را اولویت بندی کرده و اطمینان حاصل کنید که وظایف شما طبق اهمیت و اولویت انجام خواهند شد. با اجرای ماتریس آیزنهاور در نرم افزار CRM به راحتی فعالیت های خود را برنامه ریزی کنید.

 

سوالات متداول نرم افزارهای اداری

نرم افزار اداری چیست؟

نرم افزارهای اداری بخشی از نرم افزارهای کاربردی هستند که به اتوماسیونی سازی فرایندهای یک سازمان می‌پردازند تا به این طریق با آسان سازی فعالیت ها و تبادل اطلاعات در سازمان، کارایی خدمات ادارای افزایش یافته و در نتیجه با ارائه راه حل های بهتر، سود سازمان بالا برود.

کاربردی ترین نرم افزار برای یک سازمان کدام است؟

استفاده از یک نرم افزار که بتواند به صورت جامع تمام نرم افزارهای اداری کاربردی دیگر را در خود سازماندهی کند برای هر کسب وکاری یک اولویت است. از این رو نرم افزاری مانند CRM که بتواند مدیریت تقویم، پروژه، اطلاعات مشتریان، ارتباطات بین سازمانی و ارتباط با نرم افزارهای کاربردی مانند حسابداری را تنظیم کند بسیار کاربردی است. برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره در این خصوص با کارشناسان ما در زمینه خرید crm در ارتباط باشید.