فهرست محتوا
ارزیابی عملکرد فرآیندی سیستماتیک برای سنجش و اندازه‌گیری عملکرد کارکنان در یک بازه زمانی مشخص است. این فرآیند به منظور بررسی میزان انطباق عملکرد کارکنان با اهداف و انتظارات سازمان انجام می‌شود. بررسی عملکرد اطلاعات لازم برای تصمیم‌گیری‌های مختلف در زمینه منابع انسانی، مانند ارتقای شغلی، افزایش حقوق، آموزش و توسعه را فراهم می‌کند.
ارزیابی عملکرد یا همان بررسی عملکرد، بخشی اساسی در مدیریت و کنترل عملکرد پرسنل و حتی مدیران است.
به بیان دیگر ارزیابی عملکرد یعنی: راهکاری برای اندازه‌گیری عملکرد کارکنان، تعیین اهداف و چشم‌انداز و ارایه بازخورد برای بهره‌وری و کارآمدی بیشتر اعضای مجموعه.
زمانی‌که فرآیند ارزیابی عملکرد به درستی صورت پذیرد، تعامل بین مدیران و کارمندان بیشتر شده و منجر به مشارکت بیشتر مجموعه و در نهایت حصول نتایج بهتر می‌شود. با این حال انجام این ارزیابی می‌تواند به یک کار پیچیده و زمان‌بر مبدل شود و نیاز به برنامه‌ریزی و فرآیند اجرایی مشخص دارد.
در این برگ از مجله پارس ویتایگر، به تعریف ارزیابی عملکرد و فرآیند آن از آماده سازی تا اجرا خواهیم پرداخت. هم چنین به نکاتی برای اثربخشی ارزیابی عملکرد سازمان اشاره خواهیم کرد. در نهایت یک سامانه ارزیابی عملکرد کارکنان به شما معرفی خواهیم نمود.
مرتبط: ارزیابی عملکرد نیروهای فروش در یک سازمان
تعریف ارزیابی عملکرد | Performance Evaluation چیست؟
با مجله کسب و کار نرم افزار پارس ویتایگر هم‌گام شوید.
قبل از اینکه به جوانب مختلف و فرآیند اجرایی ارزیابی عملکرد سازمان بپردازیم، باید درک دقیقی از معنای این مفهوم داشته باشیم. فرآیند ارزیابی عملکرد، راه‌اندازی سیستمی برای ارزیابی و اندازه‌گیری عملکرد کارکنان و مدیران، با هدف ارتقا و توسعه دستآوردهای شغلی است.
ارزیابی عملکرد یا بازنگری عملکرد با تعیین اهداف توسط کارفرما یا مدیران ارشد به همراه کارمندانشان شروع می‌شود، تا با شناخت و آگاهی نسبت به وظایف و مسئولیت‌هایشان بتوانند کیفیت و کمیت کارشان را اندازه‌گیری کنند. نقطه شروع این فرآیند، تعیین و ایجاد استانداردهای عملکرد و انتظارات اجرایی است. سپس این فرآیند با بررسی دوره‌ای عملکرد کارکنان و گرفتن بازخورد دقیق از کارفرما، مدیر، پرسنل و گاهی اوقات بازخورد 360 از همکاران و گرفتن گزارش مستقیم به پایان می‌رسد.
ارزیابی عملکرد راهکاری موثر برای مدیران و کارفرمایان است تا از کارکرد کارکنان و دستیابی به انتظارات و برآورده شدن اهداف اطمینان حاصل کنند. ارزیابی عملکرد فرصتی برای کارمندان است تا عملکرد خود را ارزیابی و زمینه‌های بهبودشان را شناسایی کنند. همچنین فرآیند ارزیابی عملکرد، فرآیندی ضروری در چینش ساختار سازمانی است و برای شناسایی رتبه و تعیین پاداش کارکنان نیز نقش تعیین کننده‌ای دارد.
اهمیت ارزیابی عملکرد | چرا ارزیابی عملکرد مهم است؟
در شیوه سنتی ارزیابی عملکرد سازمان، کارفرما و یا مدیران، یک یا دو بار در سال به ارزیابی پرسنل و کارمندان، بر اساس شرح شغل، معیارهای شایستگی سازمانی و ارزش‌های شرکت می‌پردازند. اگرچه این رویکرد ناقص است و بر پیشرفت شغلی افراد و یا تاثیر عملکرد پرسنل بر سازمان، به طور کامل تمرکز ندارد!
علاوه بر این به‌واسطه ماهیت این نوع از ارزیابی عملکرد کارکنان و زمان‌بندی آن، رسیدگی به چالش‌های پیش رو در زمان رخ‌دادن مشکلات مختلف در پروسه پروژه یا کار و فراهم نمودن فرصت‌های منظم یادگیری و بهبود، از قلم می‌افتند.
بنابراین امروزه بسیاری از کسب‌وکارها و سازمان‌های آینده‌نگر، رویکرد سنتی‌شان را با جلسات و بررسی‌های منظم و دوره‌ای حول محورهای اساسی ارزیابی عملکرد سازمان یا مجموعه جایگزین و اصلاح کرده‌اند. فاکتورهایی اساسی که نقش و اهمیت بالایی در ارزیابی عملکرد مجموعه دارند:
• تنظیم و ردیابی اهداف عملکرد واقع‌بینانه که در رسیدن به اهداف تیم، شرکت و سازمان کمک می‌کنند.
• بررسی پیشرفت پرسنل و مجموعه با چارچوب شایستگی و برنامه توسعه، که تاثیر بهتری در توسعه حرفه‌ای پرسنل خواهد داشت.
سازمان و پرسنل چه نفعی از ارزیابی عملکرد می‌برند؟ (فواید ارزیابی عملکرد)
هدف از ارزیابی عملکرد سازمان، در واقع سنجش و اندازه‌گیری عملکرد شغلی یک فرد یا مجموعه است. به این صورت هر شخص یا بخشی از مجموعه، به چه میزان مشخص شده مطابق مسئولیت‌های خود عمل می‌کند.
در یک جمله “بررسی‌های مکرر و منظم و به شیوه‌ای معنادار و صحیح، به شما در ایجاد یک تیم متعهدتر و انعطاف‌پذیرتر کمک می‌کند.”
وقت آن رسیده است تا کسب و کارتان را متحول کنید. دانلود رایگان کتاب 103 مزیت نرم افزار CRM در کسب و کار
هدف از ارزیابی عملکرد چیست؟
• گزارش عملکرد دروه‌ای، امور انجام شده و زمینه بهبود آن
• ارایه بازخورد و تلاش برای بهبود در انجام وظایف
• تعامل بهتر بین مدیر و کارمند برای دستیابی به نقاط مشترک، بهبود ارتباط و بهبود عملکرد
• دستیابی به رضایت بالاتر مشتری
• ارزیابی مرتب برای مشخص شدن شایستگی و کارآمدی پرسنل
• مدیریت نیروها و توسعه مهارت شخصی و حرفه‌ای
• ارزیابی مجدد اهداف و استانداردهای تعیین شده عملکرد و تخصیص منابع مولد
• تعیین دامنه رشد شغلی کارمندان و سنجش میزان انگیزه در موفقیت سازمان
• مشخص شدن جایگاه نیرو در قیاس با دیگر اعضای مجموعه
این چرخه بررسی عملکرد همانطور که قبل تر نیز به آن اشاره شد، با یک لیست از سوالات ارزیابی آغاز می‌شود. تهیه این لیست انتظارات روشنی برای مدیران و کارمندان ایجاد می‌کند و با پیشرفت چرخه بررسی، اعضای مجموعه به بازخورد و مربی‌گری مستمر نیاز پیدا خواهند کرد تا مجموعه مهارت‌های فردی و حرفه‌ای‌شان را توسعه دهند.
مرتبط: کارت امتیازی متوازن چیست؟
دست آورد ارزیابی عملکرد در سازمان چیست؟ (کاربرد ارزیابی عملکرد)
این امر در نهایت به رسیدن و دستیابی به اولویت‌های تعیین شده سازمان و یا مجموعه ختم خواهد شد. اما استفاده از یک پلتفرم مناسب برای این هدف نیز کمک شایانی در این خصوص خواهد داشت. برخی از مزایا و فواید ارزیابی عملکرد مدیران که به اهداف سازمان کمک می‌کنند، به شرح زیر هستند:
1- انتظار عملکرد از کارکنانتان را شفاف کنید
وقتی پرسنل و کارکنان مجموعه از همان ابتدا درک بهتری از اهداف و عملکردشان داشته باشند و بفهمند که چه انتظاری از آن‌ها می‌رود، کمتر از نتایج بازخوردها، ارزیابی عملکرد مدیران یا بررسی‌های غیررسمی جا می‌خورند و غافلگیر می‌شوند. در عمل، مفهوم واضح‌تر و شفاف‌تری از نقششان در موفقیت مجموعه خواهند داشت.
2- نرخ مشارکتتان را بالاتر ببرید
بازخورد مداوم، راهنمایی و ارتباط باز با کارکنان، اجازه می‌دهد نقش فعال‌تری در ارزیابی عملکرد سازمان ایفا کنند. بسیاری از مسایل بین مدیران و کارمندان، نیاز به رسیدگی و مطرح شدن بین ایشان دارد.
3- فرصت مسیرهای شغلی جدید ایجاد کنید
یکی از وظایف مدیران و نقششان در بهبود عملکرد کارکنان، کمک و راهنمایی به آن‌ها است. جلسه ارزیابی عملکرد زمان مناسبی برای بررسی عملکرد گذشته کارمندان و مسیر شغلی آن‌ها در آینده است. این جلسات کمکی در فهم کارمندان و پرسنل از تعیین اهداف آینده و تلاش برای رسیدن به آنهاست.
اهداف کوچک و دست‌یافتنی تعیین کنید، ضرب‌الاجل بگذارید تا کارکنان برای تکمیل وظایفشان تلاش کنند. همچنین متوجه شوند در سلسله مراتب کجا هستند و در سال آینده کجا خواهند بود!
4- سطوح تعاملی را بررسی کنید
کارمندان متعهد، عملکرد بهتری به نسبت همکاران خود دارند. در فعالیت‌های تیمی نقش موثرتری بازی می‌کنند، مولدتر هستند و به‌صورت فعال به هم‌ردیفان خود کمک می‌کنند. ارزیابی عملکرد مدیران، زمان مناسبی برای تشخیص میزان مشارکت نیروهاست و نه تنها به شما کمک می‌کند تا متوجه شوید هر شخص چقدر در کار درگیر است، بلکه به شما اطلاعاتی برای اطمینان از مشارکت بهتر اعضا خواهد داد.
5- از خودتان بازخورد دریافت کنید
جلسه ارزیابی عملکرد سازمان تنها برای ارایه بازخورد به کارکنان نیست. بلکه زمان مناسبی برای دریافت بازخورد و ارزیابی عملکرد مدیران مجموعه است. شکاف‌های ارتباط با پرسنل را پیدا کنید و متوجه شوید چه اقداماتی برای بهبود عملکرد اعضای تیمتان می‌توانید انجام دهید و مربی بهتری برای آن‌ها باشید.
مرتبط: شاخص های کلیدی فروش
6- برای منابع برنامه‌ریزی کنید
ارزیابی عملکرد فرصتی برای درک چگونگی عملکرد کارمند، وظایف و یا شناخت اهداف آینده آنهاست. این جلسات نه تنها به مدیریت مؤثر منابع کمک می‌کند، بلکه در برنامه‌ریزی برای منابع در آینده نیز کمک‌‍حال شما خواهد بود. منابع جدید به پروژه اختصاص دهید و یا نیروی جدید اضافه کنید.
5 روش کلیدی در ارزیابی عملکرد کارکنان| چگونه عملکرد پرسنل را ارزیابی کنید؟
روش‌های مختلفی برای بررسی عملکرد کارکنان و نحوه ارزیابی آن‌ها وجود دارد. ولی 5 روش مهم و کاربردی در قالب مطرح نمودن سوالات چند گزینه‌ای و یا پرسش و پاسخ در ارزیابی عملکرد وجود دارد. که با تعهد و عمل به آن، اطلاعات جامع و مفیدی برای اخذ تصمیم منصفانه و عملکرد-محور در اختیار شما قرار خواهد داد.
1- کارمندان خودارزیابی انجام دهند
بهترین روش برای شروع فرآیند ارزیابی، شیوه خودارزیابی است. با مطرح نمودن سوالات چندگزینه‌ای و یا باز و با در نظر گرفتن برخی معیارهای مهم در فرآیند کاری کارمندانتان، نظر خودشان در خصوص عملکردشان را جویا شوید. با این کار و مقایسه امتیازی که مدیر به کارمند می‌دهد، معیار شاخص عملکرد (به معنی KPI) و اندازه گیری عملکرد برای کارمند ساده تر شده و انتظارات شما از بهره‌وری بهتر مشخص می‌شود. سپس در خصوص این شکاف بین انتظارات و عملکردشان گفتگو و همفکری کنید.
مرتبط: نمونه فرم KPI
2- ارزیابی عملکرد 360 درجه انجام دهید
در این روش ارزیابی عملکرد، میزان رضایت و نحوه عملکرد هر فرد با تیم خودش، واحدهای دیگر مجموعه، تیم‌های خارج از مجموعه و سرپرستان مستقیم و همکاران مشخص می‌شود. بنابراین در این روش، رتبه‌بندی نیروها بر اساس نحوه عملکرد، شرح وظایف و ارتباط با سایر تیم‌ها مشخص خواهد شد.
3- از مقیاس‌های رتبه‌بندی استفاده کنید
یکی از پرکاربردترین روش‌های ارزیابی عملکرد کارکنان توسط سرپرستان است. با استفاده از نمودارهای گرافیکی و یا جداول با مقادیر عددی وبه کمک چک لیست ارزیابی عملکرد کارکنان، می‌توانید به صورت موازی چند تیم و یا واحد را ارزیابی کنید.
4- چک لیست ارزیابی عملکرد کارکنان تهیه کنید
هر سازمان برای پیشرفت و بررسی رفتار کارمندانش به یک چک لیست ارزیابی عملکرد کارکنان و نقشه راه کامل نیاز دارد. یک چک لیست از سوالات بلی یا خیر که مشخص می‌کند هر کارمند در چه زمینه‌هایی نیاز به رشد یا توسعه دارد.
5- چک لیست رویدادهای درخواستی بسازید
رویدادهایی در هر حرفه یا سازمان وجود دارند که نقشی تعیین کننده در مهارت و تخصص کارمندان ایفا می‌کنند. یک مدیر باهوش همیشه فهرستی از رویدادها، آماده ارایه دارد تا ویژگی‌ها خوب و موثر را به کارمندانش نشان دهد.
اجرای ارزیابی عملکرد | 3 گام ساده برای برگزاری ارزیابی عملکرد
در یک فرآیند ارزیابی عملکرد مدیران و کارکنان همیشه در خصوص نقاط قوت و ضعف گفتگوی مفصلی دارند. اما یک روش ساده و کاربردی با تنها نیاز به پیمودن سه گام اجرایی وجود دارد:
قدم اول
یک فرآیند ارزیابی عملکرد سه ماهه و شش ماهه برای کارمندانی که به صورت مستمر با مجموعه همکاری دارند، مقرر کنید. بخش منابع انسانی با برگزاری یک نظرسنجی آنلاین یا در بستر یک سامانه ارزیابی عملکرد، به جمع‌آوری سطح رضایت و مشارکت کارکنان اقدام کند.
قدم دوم
مدیر با برگزاری یک نظرسنجی در خصوص مشارکت کارکنان، یک نشست فوری دوره‌ای ارزیابی عملکرد سازمان برای بررسی کیفیت عملکرد کارکنان برگزار می‌کند.
قدم سوم
بازخورد نظرسنجی آنلاین ناشناس رضایت کارکنان را در یک سامانه ارزیابی عملکرد مجزا وارد و تجزیه تحلیل کنید. مدیر به کمک این نظرسنجی، جلسه ارزیابی عملکرد مؤثرتری برای بررسی حضوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها خواهد داشت.
ارزیابی عملکرد مدیران بخش مهمی از پیشرفت شغلی یک کارمند است. به همین سبب بررسی عملکرد یک کارمند باید منصفانه، شفاف و کارآمد باشد.
• برای تقویت روابط کاری از منفی و مثبت کردن نظرات پرهیز کنید و نارضایتی‌تان را به مثبت‌ترین شکل ممکن ابراز کنید.
• فهرستی برای موضوعات کلی بحث با اعضای تیم و کارمندان داشته باشید. این جلسه شاید تنها و بهترین زمان برای ارزیابی انتظارات و موضوعات مرتبط به سال پیش رو باشد.
• برنامه‌های آتی و انتظاراتتان از کارمندان برای سازمان را به اشتراک بگذارید.
• همیشه جلسه ارزیابی عملکرد را با یک نکته مثبت و اساسی ختم کنید!
سامانه ارزیابی عملکرد | اقدام و عمل برای بررسی عملکرد کارکنان و مدیران
در حالی که هیچ دو شرکتی رویکردی یکسان و فرآیندی مشابه برای ارزیابی عملکرد، بررسی ذهنیت و ارزیابی کیفیت کار کارکنان خود ندارد، اما یک استراتژی منسجم، منظم و هدف محور، مشارکت کارکنان و مدیران را در دستیابی به اهداف سازمان و توسعه شغلی کارمندان افزایش و بهبود خواهد داد.
دسترسی به یک سامانه ارزیابی عملکرد کارآمد و اجتناب از کاغذبازی‌های اداری، راه‌حلی عالی و نتیجه‌بخش برای جلوگیری از اتلاف منابع و سرعت بخشیدن به امور ارزیابی کارکنان شما خواهد بود.
در نرم افزار CRM پارس ویتایگر به ابزاری کاربردی مانند گزارش‌گیری، داشبورد مدیریتی، شاخص‌های کلیدی عملکرد و… برای مدیریت و نظارت بر عملکرد پرسنل دسترسی خواهید داشت. کارشناسان متخصص CRM در پارس ویتایگر، آماده مشورت و راهنمایی به شما مدیران محترم در این خصوص هستند. برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره در این خصوص با کارشناسان ما در زمینه خرید crm در ارتباط باشید.