مدیریت پروژه به چه معناست؟ (مدیریت پروژه آسان و چند بعدی با CRM)

مدیریت پروژه یک دانش، هنر و مهارت است که برای برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل منابع با هدف دستیابی به اهداف خاص در مدت‌زمان مشخص به کار می‌رود. این فرآیند شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌های زمان‌بندی‌شده و محدود به منابع است که باید در راستای تحقق یک خروجی مشخص (محصول، خدمت یا نتیجه) اجرا شوند.

مدیریت پروژه چیست؟

اگر بخواهیم تعریفی جامع برای مدیریت پروژه ارائه دهیم، می‌توان گفت:

مدیریت پروژه مجموعه‌ای از فرایندهای ساختارمند برای اطمینان از تحویل به‌موقع، در چارچوب بودجه و با کیفیت مورد انتظار است. در منابع معتبر مانند PMBOK (Project Management Body of Knowledge) مدیریت پروژه به پنج مرحله کلیدی تقسیم می‌شود: آغاز، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و خاتمه. این مراحل، اغلب شامل مثال‌های واقعی، ابزارهای مدیریت و چارچوب‌های عملیاتی برای اجرای پروژه‌ها هستند.

مدیریت پروژه، از سوی دیگر، برنامه ریزی، اجرا، پیگیری و تکمیل کل پروژه است. مدیریت پروژه شامل استفاده از طرح عملیاتی، مدیریت بودجه، پشتیبانی سریع و پیگیری پیشرفت وظایف و گزارش های گردش کار است. بطور خلاصه، از طریق مدیریت پروژه، شما تمام مراحل کسب و کار را تا رسیدن به اهداف و حتی فراتر از آن پیگیری می کنید.

مدیریت پروژه به چه معناست و چه هدفی دارد؟

مدیریت پروژه به معنای هدایت هدفمند منابع انسانی، مالی و زمانی در مسیر رسیدن به یک خروجی مشخص و قابل تحویل است. این خروجی ممکن است ساخت یک ساختمان باشد، توسعه یک نرم‌افزار، یا حتی اجرای یک کمپین تبلیغاتی. هدف اصلی مدیریت پروژه، رسیدن به اهداف پروژه در زمان تعیین‌شده، با بودجه مشخص و کیفیت قابل قبول است.

مدیریت پروژه به زبان ساده

تصور کن می‌خوای یک جشن تولد برگزار کنی. باید تاریخ رو مشخص کنی، مهمون‌ها رو دعوت کنی، کیک سفارش بدی و همه‌چیز رو هماهنگ کنی تا همه‌چی طبق برنامه پیش بره. این یعنی مدیریت پروژه! به زبان ساده، مدیریت پروژه یعنی برنامه‌ریزی و اجرای یک کار از ابتدا تا انتها، طوری که کار درست، در زمان درست، با منابع درست انجام بشه.

مدیریت پروژه آنلاین

مدیریت پروژه آنلاین یعنی استفاده از ابزارهای دیجیتال و پلتفرم‌های ابری برای برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، ارتباطات تیمی، تخصیص وظایف و پیگیری پیشرفت پروژه‌ها. ابزارهایی مانند Asana، Trello، Monday.com و نرم‌ افزار CRM پارس ویتایگر از جمله این سیستم‌ها هستند. این ابزارها به تیم‌ها امکان می‌دهند بدون نیاز به حضور فیزیکی، پروژه‌ها را به‌صورت شفاف، هم‌زمان و مؤثر مدیریت کنند.

مثال برای مدیریت پروژه

مثال: ساخت یک وب‌سایت شرکتی

شروع	تعریف هدف (مثلاً افزایش فروش آنلاین)، شناسایی ذی‌نفعان.
برنامه‌ریزی	تعیین زمان‌بندی، تقسیم وظایف (طراحی، برنامه‌نویسی، تولید محتوا).
اجرا	طراح رابط کاربری مشغول کار می‌شود، برنامه‌نویس کد می‌زند، نویسنده محتوا تولید می‌کند.
کنترل	مدیر پروژه کیفیت کارها را بررسی می‌کند و در صورت نیاز بازخورد می‌دهد.
پایان	پروژه تحویل داده می‌شود، وب‌سایت آنلاین می‌شود، بازخورد مشتری گرفته می‌شود.

آموزش مدیریت پروژه

یادگیری مدیریت پروژه نیازمند آشنایی با مفاهیم پایه، ابزارها و مهارت‌های نرم است. منابع معتبر برای یادگیری شامل:

• کتاب PMBOK Guide از موسسه PMI
• دوره‌های آنلاین: در سایت‌هایی مثل Coursera، edX و فرادرس
• ابزارهای تمرینی: مثل استفاده از Trello، MS Project، یا CRM پارس ویتایگر

در آموزش مدیریت پروژه، مهارت‌هایی مانند برنامه‌ریزی زمانی، مدیریت منابع، ارزیابی ریسک و ارتباط مؤثر آموزش داده می‌شود.

انواع مدیریت پروژه

مدیریت پروژه سنتی (Waterfall): مبتنی بر مراحل خطی و پی‌در‌پی.

مدیریت چابک (Agile): انعطاف‌پذیر و مناسب پروژه‌های نوآورانه و نرم‌افزاری.

مدیریت اسکرام (Scrum): نسخه‌ای از Agile با ساختار تیمی مشخص و اسپرینت‌های کوتاه‌مدت.

مدیریت پروژه ناب (Lean): حذف اتلاف‌ها و تمرکز بر ارزش برای مشتری.

مدیریت پروژه ترکیبی (Hybrid): ترکیبی از متدهای سنتی و چابک.

هر نوع از این روش‌ها بسته به نوع پروژه، فرهنگ سازمان و سطح پیچیدگی قابل انتخاب است.

مدیریت پروژه ساختمانی

مدیریت پروژه ساختمانی به برنامه‌ریزی، هماهنگی و نظارت بر پروژه‌های ساخت‌وساز اطلاق می‌شود. در این نوع از مدیریت پروژه، مدیر باید بر مواردی مانند بودجه، مصالح، مجوزها، زمان‌بندی اجرایی، ایمنی کارگاه، نیروی انسانی و تعامل با پیمانکاران نظارت کامل داشته باشد.

استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی مانند AutoCAD، Primavera و CRMهای صنعتی، فرآیند کنترل پروژه‌های ساختمانی را به‌شدت بهینه می‌کند.

بهترین نرم افزار برای مدیریت پروژه چیست؟

اگرچه ابزارهای متعددی برای مدیریت پروژه وجود دارند، اما استفاده از نرم‌افزار CRM پارس ویتایگر یک مزیت راهبردی به‌ویژه برای کسب‌وکارهایی است که پروژه‌ها را در دل فرآیندهای بازاریابی، فروش و خدمات پشتیبانی مدیریت می‌کنند.

برخلاف ابزارهای صرفاً پروژه‌محور، پارس ویتایگر امکان مشاهده و پیگیری پروژه‌ها در کنار تعاملات مشتری، فاکتورها، وظایف و تیکت‌ها را در یک بستر یکپارچه فراهم می‌کند؛ این یعنی نه‌تنها پروژه‌ها به‌خوبی کنترل می‌شوند، بلکه هم‌زمان تجربه مشتری نیز بهینه می‌گردد و تیم‌ها به جای جابه‌جایی بین چند سیستم، در یک محیط متمرکز فعالیت می‌کنند.

سیستم مدیریت پروژه نرم افزار CRM پارس ویتایگر

سیستم مدیریت پروژه نرم افزار CRM پارس ویتایگر، با ماژول‌های اختصاصی مدیریت پروژه، امکان مدیریت دقیق وظایف، زمان‌بندی فعالیت‌ها، تخصیص منابع و پیگیری پیشرفت پروژه را به‌صورت داخلی و یکپارچه با فروش، پشتیبانی و ارتباط با مشتریان فراهم می‌کند.

ویژگی‌های کلیدی:

• نمای کانبان (Kanban View): برای نمایش تصویری و قابل فهم وظایف
• تقویم پروژه: برای مشاهده‌ی مهلت‌ها، جلسات و وابستگی‌ها
• اتصال به تیکت‌ها و فاکتورها: هماهنگی یکپارچه بین تیم‌های فنی، فروش و مالی
• گزارش‌گیری پیشرفته: برای تحلیل عملکرد پروژه‌ها و تصمیم‌سازی دقیق

این سیستم برای شرکت‌هایی که پروژه‌محور هستند یا خدمات پس از فروش دارند، یک انتخاب هوشمند و حرفه‌ای است. هر دو این مفاهیم، پشتیبانی فوق العاده در یک یا چند سطح از سوی شرکت مورد استفاده قرار می گیرند.

شرکت های بسیاری اکنون سعی می کنند تا این دو ابزار را با یکدیگر یکپارچه کنند تا از اثر بخشی هر دو ابزار استفاده نمایند. با یکپارچه سازی این ابزارهای مفید، تجارب بیستر و منسجم تری به دست می آید و تکنیک های فروش، بازاریابی و عملیاتی بیشتر نمود پیدا می کنند.

CRM و امکانات آن چیست؟

در مطلب “CRM چیست؟” بطور کامل توضیحاتی درباره CRM دادیم، اما بصورت خلاصه CRM مخفف عبارت Customer Relationship Management به معنای مدیریت ارتباط با مشتری است.

ابزارهای متعددی وجود دارند که به تیم کسب و کار کمک می کنند تا به موفقیت کسب و کار در سطح مشتری دست یابند. نرم افزار CRM تمام فعالیت ها و استراتژی هایی که برای تحلیل تعامل مشتری با برند استفاده می شود را تحت پوشش قرار می دهد. همچنین خدمات پیگیری روند کار، تعاملات، بازدیدکنندگان و مراجعات و سایر موارد را ارائه می دهد. هدف اصلی CRM، ارتقای تعامل کسب و کار با مشتری و رشد فروش است.

چگونه نرم افزار CRM برای مدیریت پروژه استفاده می شود؟

بسیاری از مشاغل ابتدا تصور خامی از  مشتری تجسم می کنند و سپس آنرا تکمیل می کنند. در این راستا، صدها وظایف وجود دارد تا یک کسب و کار مشتریان را به سمت خود جلب کند. برخی از ابزارها و استراتژی ها برای یک کسب و کار بنیادی هستند و بدون آن ها کسب و کار در طولانی مدت دوام نمی آورد.

نرم افزار CRM و مدیریت پروژه جزء این ابزارهای لازم هستند و در صورتی که به درستی و با یک برنامه هوشمند اجرا شوند، موجب موفقیت یک کسب و کار و یا یک صنعت می شوند. آنها ابزارهای با اهمیتی هستند که به افراد یک کسب و کار کمک می کند تا کیفیت و پیشرفت کار، پاسخ مشتری و سود حاصل از شرکت را پیگیری کنند.

نرم افزار CRM پارس ویتایگر برای مدیریت پروژه

تا امروز، ما ابتدا شروع به تنظیم کردن پاسخ ایمیل های دریافتی سازمان می کردیم اما، فرایندهای خودکار شده اکنون رویکرد ترجیح داده شده برای ساده سازی گردش کارهاست.

عناصر خودکار شده مدیریت پروژه می توانند پروژه ها را برنامه ریزی شده، به موقع و با بودجه تعیین شده تکمیل نمایند. مدیریت پروژه با راه اندازی و برنامه ریزی شروع می شود و با تکمیل (به موقع) و بررسی و برنامه درگیر در هر مرحله از فرایند خاتمه می یابد. پروژه ها می توانند هنگامی بررسی شوند که در حال پیشرفت هستند.

یک بررسی احتمالاً شامل مقایسه فرایندهای مدیریت پروژه تایید شده با روشی که پروژه واقعاً مدیریت می شود، است. هر پروژه باید برای سطح مناسب کنترل مورد نیاز ارزیابی شود: کنترل بسیار زیاد وقت گیر است، کنترل بسیار کم باعث می شود که از جدول زمانی برنامه ریزی شده دور شوید. اگر کنترل پروژه به درستی پیاده سازی نشود، هزینه باید بر حسب خطا ها و مشکلات مشخص شود.

بطور سنتی، مدیریت پروژه شامل چهار یا پنج گروه فرایند مدیریت پروژه و یک سیستم کنترل اند. صرف نظر از روش و یا اصطلاحات مورد استفاده، فرآیندهای مدیریت پروژه اساسی یا مراحل توسعه استفاده خواهند شد. گروه های فرایند اصلی بطور کلی شامل موارد زیر است:

• شروع- تعیین پروژه مورد نیاز
• برنامه ریزی- طبقه بندی تمام جنبه ها
• اجرا- راه اندازی پروژه
• نظارت- مشاهده پیشرفت
• پایان- تکمیل و بررسی

چگونه نرم افزار CRM و مدیریت پروژه به یکدیگر کمک می کنند؟

نرم افزار CRM با روش هایی متعددی تا حد زیادی به مدیریت پروژه کمک می کند. لیست زیر به برخی از این موارد اشاره می کند:

• کمک به کسب و کار جهت مدیریت چرخه عمر مشتری در یک سیستم
• کمک به تیم های مجزا جهت همکاری با یکدیگر در طرح های مشتری از طریق مدیریت وظایف متحد، پایپ لاین ها در پروژه، بودجه بندی، تهیه گزارش و یادآوری ها
• ارتباط با بازخوردهای مشتری و وارد کردن آنها در پروژه های در حال اجرا
• بازگشت سرمایه بهتر

بطور کلی، هنگامی که نرم افزار CRM و مدیریت پروژه با یکدیگر ادغام می شوند، به خوبی کار می کنند. سه ویژگی دیگر که با ادغام نرم افزار CRM و مدیریت پروژه به دست می آورید به شرح زیر است:

1- پیگیری لیست فازهای پروژه

برای تمرکز بر روی یک پروژه، لیست فازهای پروژه، اهداف دست یافتنی تیم پروژه را مشخص می کند. با یک نرم افزار CRM، گزارش ها می توانند در فاصله زمانی خاصی ایجاد شوند و به مدیر پروژه تحویل داده شوند. به علاوه، داشبورد موجود در نرم افزار CRM به مدیر پروژه این امکان را می دهد تا با دسترسی از پیش تعیین شده ای به محض پیشرفتی در پروژه از آن مطلع شود.

2- تکرار وظایف

پروژه ها به قسمت های کوچکتر و با قابلیت مدیریت بهتر، به نام وظیفه تبدیل می شوند. وظایفی که شامل بخشی از پروژه اند، می توانند بصورت خودکار ایجاد شده و به یک وضعیت تکراری اختصاص داده شوند. در نتیجه، ماهیت تکراری وظایف خاص می تواند بدون هیچ گونه نظارت خاصی در برنامه اجرا شود. در نتیجه، اعضایی که نقش بزرگتری دارند می توانند بدون تاخیر بر روی وظایف پیچیده بیشتری متمرکز شوند.

2- نقش های پروژه

در تخصیص نقش های مختلف در یک پروژه، هر چه تعداد بیشتری در یک پروژه شرکت کنند، مدیریت روابط افراد با یکدیگر پیچیده تر می شود. به دلیل اینکه پلت فرم، به روش های مختلف تیم های مختلف را به هم متصل می کند، نقش های پروژه می توانند با استفاده از قابلیت های پیگیری که ذاتاً در نرم افزار CRM وجود دارند ، مشخص می شوند.

سناریویی برای استفاده از مدیریت پروژه در یک پلتفرم CRM

در ادامه یک کاربرد مرسوم مدیریت پروژه در نرم افزار CRM را بیان می کنیم. هرگاه یک سرنخ وارد نرم افزار CRM می شود، فرآیندهایی وجود دارند که آن سرنخ را به یک مشتری واقعی تبدیل می کنند. برخی از مشتریان به توجه خیلی کمتری احتیاج دارند. سایر مشتریان به توجه بیشتری احتیاج دارند. بسته به صنعت و ماهیت کسب و کار مشتری و پیشینه خرید وی، ممکن است به در نظر گرفتن نیازهای خاصی احتیاج داشته باشد. این جایی است که مدیریت پروژه وارد میدان می شود.

مدیریت ارتباط با مشتری شامل مدیریت انتظارات مشتریست. با مدیریت پروژه، به این نیازهای خاص توجه می شود، مشکلات دیده نشده بر طرف شده و وظائف لازم انجام می شوند تا کسب و کار راحت تر به مقصد برسد. هرگاه پروژه تکمیل شد، داده های در حال پیگیری در نرم افزار CRM جمع آوری می شوند و کمپین های بازاریابی می توانند ایجاد شوند.

همان طور که می بینید، نرم افزار CRM و مدیریت پروژه به خوبی با یکدیگر کار می کنند. ماهیت انعطاف پذیر این دو در یک برنامه به رشد سریعتر کسب و کار ها کمک می کند. با تمام داده های به دست آمده و نمایش داده شده در یک داشبورد کامل و واحد، تمام اعضای تیم می توانند پیشرفت ها را پیگیری کنند و در صورت لزوم اصلاحات لازم را انجام دهند. با پیشرفت تکنولوژی، به دنبال افزایش نقش مدیریت پروژه در پلت فرم CRM باشید.

فیلم آموزش قسمت مدیریت پروژه پارس ویتایگر

فواید مراحل پیگیری و نظارت در مدیریت پروژه نرم افزار CRM

در ابتدای صحبت، به تعریف نرم افزار CRM ( مدیریت ارتباط با مشتری )  و مدیریت پروژه (PROJECT MANAGEMENT) پرداختیم و سپس به شما توضیح دادیم که چگونه می توان از یک نرم افزار CRM برای مدیریت پروژه استفاده نمود.

آیا تاکنون اتفاق افتاده که شما پروژه ای داشته باشید اما ابزارهای مدیریت پروژه برای مدیریت وظایف، افراد و منابع مرتبط را نداشته باشید؟ مدیریت پروژه تعهد اصلی از سوی خودتان است. شما باید زمانتان را بین قرار ملاقات ها، مدیریت افراد، دستیابی به منابع، مهلت های سررسید و غیره خصوصاً در بخش فروش و بازاریابی تقسیم بندی کنید. به نظر کار سختی است، نه؟

چالش اصلی مدیریت پروژه برآورده کردن اهداف پروژه با وجود محدودیت های موجود است. این اطلاعات معمولاً توسط یک کاربر یا پروژه که در ابتدای فرایند توسعه ایجاد شده است، بصورت دستی شرح داده می شود. محدودیت های اولیه، طرح نهایی، زمان، کیفیت و بودجه است. چالش دوم- و البته جاه طلبانه تر- بهینه سازی تخصیص ورودی های لازم و یکپارچه سازی آنها جهت برآورده شدن اهداف از پیش تعیین شده است.

در حال حاضر، ما آرایه ای از ابزارهای تحلیلی، هنرمندانه و سودمند را به صورت خودکار داریم. با وجود تکنولوژی های متفاوت، خلاء بین متخصصان و افرادی که در چندین رشته مهارت دارند در حال پر شدن بوده و اتوماسیون CRM پیشتاز این مسیر است.

دیگران در پارس ویتایگر خوانده اند:

• انواع KPI همراه با نمونه شاخص های کلیدی عملکرد
• کاربرد نرم افزار CRM در کسب و کارهای خدماتی

همکاری و تعامل ابزارها با یکدیگر در یکپارچه سازی جامع نرم افزار CRM و مدیریت پروژه عالی است. آنها در مدیریت کردن تیم کسب و کار با قابلیت دید بالاتر و دستیابی به لیست فازهای پروژه از پیش تعریف شده صنعت کسب و کار کمک می کنند. سایر فوایدی که این یکپارچه سازی ارائه میدهد به شرح زیر است:

1- ایجاد یک محیط کار دوستانه، آرام و سازنده

دفتر کار یک کسب و کار از چندین دپارتمان تشکیل شده است که در جهت دستیابی به اهداف والا با یکدیگر کار می کنند. هنگامی که سایر بخش ها منتظر هستند که یک بخش کار خود را ارسال کند، سر درگمی و هرج و مرج افزایش پیدا می کند. راه حل یکپارچه سازی شده به بخش های فروش و بازاریابی و مدیریت پروژه کمک می کند تا با استفاده از نتایج راه حل یکپارچه سازی شده، با آرامش در کنار یکدیگر کار کنند. در نتیجه، اطلاعات مربوط به اولین تعامل مشتری تا انتهای پروژه موجود و برای هر دو بخش بسیار مفید هستند.

2- ارائه دیدگاه کاملی از نتایج پروژه

تعامل مشتری با برند کسب و کار بخشی از پروژه است. با استفاده از پیگیری اطلاعات و دیدگاه ها، این ارتباط موثر به وسیله تیم های فروش و بازاریابی و مدیران پروژه افزایش می یابد تا تحقق اهداف تضمین شود. هدف مدیریت فروش و بازاریابی و دستیابی به سود با استفاده از این ابزارهای آسان هستند.

3- ارائه مزیت بالقوه رقابتی در پروژه

در یک کسب و کار با ساختار عملکرد مشابه، گزارش تعامل با یک مشتری می تواند برای سایر مشتریان استفاده یا با گزارش سایر مشتریان مقایسه شود. قالب های پروژه می توانند با موفقیت تغییر داده شوند. این امر به اتمام سریع چرخه عمر مشتری کمک می کند. هرگاه  شناخت این چرخه تکمیل شود، شروع چرخه پروژه آسان می شود.

4- ارزیابی بهتر برای مدیریت ریسک در مدیریت پروژه

رویکرد ترکیبی ابزارها به پیدا کردن مسائل زیادی کمک می کند. شما می توانید بفهمید که مشکل تعامل مشتری با برند دقیقاً کجاست، چه فرایندی از پروژه هنوز تکمیل نشده است و چگونه این تغییرات بر روی اهداف کسب و کار تاثیر می گذارند.

نکته مثبت درباره پیگیری و ارائه گزارش این است که شما می توانید از آنها برای شناسایی خطرات و موانع موجود در مسیر موفقیت استفاده کنید. به محض اینکه اعضای تیم خطرات مواجه شده در پروژه را شناسایی کند، چه مربوط به بودجه بندی باشد، چه ارتباط موثر با مشتری یا مدیریت وظیفه، می توانید به راحتی مشکلات را حل کنید.

5- امکان تمرکز بر روی اهداف اصلی کسب و کار

بدون شک نرم افزار CRM و ابزارهای مدیریت پروژه، به عنوان مهم ترین ابزارها در دنیای کسب و کار در نظر گرفته می شوند. با اندازه گیری فواید این ابزارها و وزن دهی آنها در برابر احتمالات، می توانیم بفهمیم که آنها نقش اصلی در توسعه و موفقیت کسب و کار دارند. صاحبان کسب و کارها در سرتاسر دنیا از نرم افزار CRM و ابزارهای مدیریت پروژه برای افزایش بهره وری کسب و کار خود استفاده می کنند. اطلاعات به دست آمده از این ابزارها به میزان سازی دقیق عملکرد ها و استراتژی هایی که برای به دست آوردن موفقیت استفاده می شوند، کمک می کنند.

مزایای نرم افزار CRM و مدیریت پروژه بی نظیر است. شما می توانید مشاهده نمایید چگونه آنها بطور موثر بر روی نتایج پیشرفت کسب و کار تاثیر می گذارند. داشتن چنین راه حل مقرون به صرفه و سودمندی برای دستیابی به اهداف یک موهبت است و دنیای کسب و کار بسیار به آن وابسته است.

در نهایت مدیریت پروژه را اینگونه ببینید:

مدیریت پروژه نه فقط یک تخصص، بلکه یک نگرش نظام‌مند به حل مسائل، دستیابی به اهداف و پیشبرد کارهاست. از پروژه‌های کوچک شخصی تا طرح‌های عظیم ساختمانی یا نرم‌افزاری، همه و همه نیازمند ساختاری مشخص، ابزارهای مناسب و هماهنگی میان افراد و منابع هستند.

با شناخت دقیق مفاهیم، بهره‌گیری از روش‌های متنوع مانند چابک یا سنتی، و استفاده از ابزارهایی مثل نرم‌افزار CRM پارس ویتایگر، می‌توان پروژه‌ها را با دقت، سرعت و انعطاف بالا مدیریت کرد. فرقی نمی‌کند پروژه‌ یک کمپین بازاریابی باشد یا ساخت یک برج؛ چیزی که موفقیتت رو تضمین می‌کند، دانش مدیریت پروژه و مهارت استفاده از اون در زمان و جای مناسب است.

مدیریت پروژه یعنی بدانید چه زمانی باید برنامه‌ریزی کنید، چه زمانی باید بجنگید و چه زمانی باید باهوش‌تر عمل کنید!