فایل اکسل یا نرم افزار CRM

بسیاری از کسب و کارها برای ثبت اطلاعات مشتریان از نرم افزار اکسل استفاده می کنند. در این مطلب علاوه بر دانلود یک فایل آماده اکسل CRM می توانید با معایب استفاده از آن بجای یک نرم افزار تخصصی CRM آشنا شوید.

دانلود فایل اکسل CRM + نمونه فایل اکسل مشتریان

در صورتی که برای ذخیره اطلاعات مشتریان می خواهید از فایل اکسل استفاده کنید، می توانید این فایل را از لینک زیر دانلود کنید. در این فایل یک نمونه فایل اکسل مشتریان به همراه ابزارهای مدیریت ارتباط با مشتری ساده ای همچون یادداشت، تاریخ تماس و غیرع قرار گرفته است.

با تکمیل فرم زیر می توانید نمونه فایل اکسل CRM را دانلود کنید:

آیا با گسترده شدن کسب و کار و افزایش تعداد مشتری ها میتوان همچنان از فایل اکسل استفاده کرد؟

نه راه حل استفاده از ابزاری مقیاس پذیر است، نرم افزاری که همراه با کسب و کار شما، رشد کند و قابلیت مقیاس پذیری داشته باشد. نرم افزاری که مشتریان را دسته بندی و به آن ها ایمیل، فکس، اس ام اس و … ارسال کند. نرم افزاری که حتی سیستم سازی و خودکار سازی کسب و کار را نیز ساده می کند.

استفاده از فایل اکسل CRM ابزار کافی و مناسبی برای برخی از کارها است، اما وقتی صحبت از مدیریت ارتباط با مشتری می شود، بسیار عقب است. نرم افزار CRM ابزاری بسیار کارآمد برای مدیریت مهمترین دارایی کسب و کارتان یعنی پایگاه اطلاعاتی مشتریان است.

ما در عصر مشتری زندگی می کنیم و مشاغلی که تمرکز خود را بر رضایت مشتری معطوف نکنند، هزینه آن را با از دست دادن مشتری هایشان پرداخت می کنند. به همین دلیل استفاده از بهترین ابزارهای موجود برای مدیریت روابط با مشتری بسیار مهم است و اکسل توانایی انجام چنین کاری را ندارد.

چرا استفاده از نرم افزار CRM بهتر از فایل اکسل برای مدیریت ارتباط با مشتری است؟ در این مقاله، چگونگی استفاده از فایل اکسل، معایب آن و بهترین و مناسب ترین جایگزین را برای شما توضیح داده ایم.

استفاده از فایل اکسل CRM برای ثبت اطلاعات مشتریان در گذشته

در گذشته، افراد با استفاده از فایل اکسل به راحتی می توانستند اطلاعات مشتریان خود مانند نام، شماره تماس و… را ذخیره کنند و از طریق این فایل به تمام اطلاعات دسترسی داشته باشند. هر کارمند از یک فایل اکسل جدا برای ثبت اطلاعات استفاده می کرد.

مشکل اول استفاده از این روش این بود که اطلاعات بصورت تجمیعی در یک بانک اطلاعاتی ذخیره نمی شد. همچنین هیچ مدیریتی روی دسترسی به این اطلاعات نبود. ضعف بعدی، حذف اطلاعات بصورت عمدی و سهوی بود و مدیران کسب و کارها هیچگونه مدیریتی روی این موضوع نداشتند.

با گذشت زمان، نیازهای بیشتری مانند: یادآوری برای پیگیری مشتریان، خودکارسازی امور، ارسال پیامک و… محسوس شد، که اکسل جوابگو نبود!

مشکلات استفاده از فایل اکسل CRM (EXCEL)

شاید کمی ناعادلانه باشد اگر بگوییم اکسل بدترین انتخاب برای سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) در جهان است چرا که از نظر فنی اصلا CRM نیست. چرا اکسل بدترین CRM در جهان است؟ بسیاری از مردم اصرار دارند که از آن به عنوان CRM استفاده کنند، درصورتی که چنین توانایی را ندارد. اشتباه نکنید، اکسل برنامه ای عالی برای مدیریت صفحات گسترده است اما نرم افزار CRM نیست.

اکسل یک سند اشتراکی نیست و افراد دیگر نمی توانند به صورت هم زمان به اطلاعات به روز رسانی شده شما دسترسی داشته باشند. ممکن است بیشتر اوقات خوب باشد، اما با یک تغییر در فرمول نتیجه نهایی خراب می شود. یا اگر سند اکسل در نسخه های مختلف استفاده شود، ممکن است اشکالاتی مانند عدم همزمانی و یکپارچگی اطلاعات به وجود بیاید.

اکسل هیچ گزارشی درباره تجزیه و تحلیل ارائه نمی دهد. فقط می توانید داده ها را با کپی، جایگذاری و مرتب سازی کنید. با این حال، هیچ اطلاعاتی در مورد اینکه چند سرنخ به مشتری تبدیل شده است نمی دهد. یا گزارشاتی همچون نقاط ضعف و قوت نیروهای فروش به شما ارائه نمی کند.

به جای فایل اکسل CRM، از چه نرم افزاری استفاده کنیم؟

“اکثرا اکسل را بدترین نرم افزار CRM ممکن می دانند، بله حق دارند زیرا اکسل اصلا CRM نیست!”

همانطور که کسب و کار شما رشد می کند، ممکن است متوجه شوید که به ویژگی های اضافی و عملکردهای پیشرفته تری نسبت به یک فایل اکسل نیاز دارید. عملکردی که فقط با نرم افزار CRM می توانید بدست آورید.
با وجود تمام مزایایی که اکسل دارد، راه اندازی کسب و کار شما با آن قطعاً محدودیت هایی دارد.
به همین دلیل است که مدیران کسب و کارها به جای اکسل از نرم افزار CRM استفاده می کنند. آنها می دانند که با رشد کسب و کارشان، به راه حلی نیاز دارند که فروش را به حداکثر برساند و تجربه مشتری را افزایش دهد.

CRM و تفاوت آن با اکسل

CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری، یک استراتژی برای مدیریت ارتباط شما با مشتریانتان است و نرم افزار CRM ابزار تکنوژی محوری برای پیاده سازی این استراتژی است.

این نرم افزار فضایی برای ذخیره اطلاعات مشتریان در اختیار شما قرار میدهد، اطلاعات را بطور خودکار وارد میکند و در زمان شما صرفه جویی میکند. در جدول زیر، مقایسه ای بین عملکردهای مختلف در اکسل و CRM انجام داده ایم:

نرم افزار CRM	فرم CRM در اکسل	عملکرد
خودکارسازی شده	دستی	ورود اطلاعات
تنها با یک کلیک با دسترسی آسان به همه اطلاعات	با فرمول ها و پیوت تیبل	ایجاد ارتباط و دسترسی به اطلاعات(مخاطبین، فرصت ها، شکایات،…)
به طور خودکار و با زمان بندی دلخواه انجام می شود	دستی و مراحل پیچیده	گزارش گیری
امنیت بالایی دارد	امنیت کمی دارد(محلی)	ذخیره اطلاعات
دارد	غیرممکن	ذخیره پیوست ها
با جزئیات دقیق و در دسترس	موجود است اما دقیق نیست	تاریخچه اصلاحات
کاملا قابل انجام	بسیار محدود یا غیرممکن	همکاری بین اعضا
اطلاعات فورا به روزرسانی می شوند	هر فایل جداگانه ذخیره می شود	یکپارچه سازی اطلاعات بین کارمندان مختلف

 مزایا CRM نسبت به فایل فرم اکسل در CRM کدامند؟

داده ها متمرکز هستند

یک سیستم CRM تمام داده ها را متمرکز نگه می دارد تا بتوانید به راحتی به اطلاعاتی که نیاز دارید دسترسی پیدا کنید. نیازی به اتلاف وقت برای جستجو در صفحه گسترده های مختلف برای یافتن آنچه می خواهید پیدا کنید نیست. بعلاوه، برای اطمینان از بروزترین اطلاعات لازم نیست که به فایل فرم اکسل CRM سایر اعضای تیم مراجعه کنید.

 ادغام ایمیل

برخلاف اکسل، می توانید ایمیل، اس ام اس، پیام تلگرام، فکس و تقویم خود را در CRM ادغام کنید. همچنین سابقه مکاتبه خود را با هر مشتری مشاهده کنید تا بتوانید از نیازهای آنها درک بهتری داشته باشید و رویکرد شخصی تری نسبت به خدمات مشتری داشته باشید.

مرتبط کردن داده ها

در اکسل، شما نمی توانید داده ها را با هم مرتبط کنید. بسیار نا امیدکننده است که ندانید کدام تماس ها با کدام معاملات مرتبط هستند. در CRM، می توانید معاملات خود را به یک حساب و یا تماس مرتبط کنید.

همکاری تیمی

CRM برای کارآمد سازی تیم طراحی شده است. برخلاف فایل فرم اکسل CRM به شما امکان می دهد داده ها و وظایف را به اشتراک بگذارید و همچنین سایر کاربران را از جزئیات مطلع کنید. با همکارانتان در CRM، بهتر کار کنید و فروش بیشتری داشته باشید.

تجزیه و تحلیل داده ها

CRM با تجزیه و تحلیل داده ها، درک درستی از فعالیت هایتان به شما می دهد تا دید واضحی از قیف فروش خود، نتایج مرحله ای، بهره وری تیمی و موارد دیگر داشته باشید. تجزیه و تحلیل داده ها دانش لازم برای تصمیم گیری دقیق تر در زمینه فروش را می دهد.

سفارشی سازی

مشاغل متفاوت هستند و استفاده از سیستم مدیریت مشتری انعطاف پذیری را بالا می برد. فایل اکسل CRM انعطاف پذیری ندارد. ولی CRM را می توانید متناسب با نیازهای خاص کسب و کارتان تنظیم کنید. صرف نظر از نوع صنعت و اندازه کسب و کارتان، می توانید CRM را انعطاف پذیر کنید تا متناسب باشد.

به راحتی به اطلاعات خود دسترسی پیدا کنید

با استفاده از یک CRM تحت وب می توانید از طریق هر رایانه یا دستگاه همراه متصل به اینترنت به داده های خود دسترسی پیدا کنید. چه در سفر کاری باشید، چه در خانه و چه در اداره، CRM ابزار موثری برای دسترسی به داده ها است.

چرا از نرم افزار CRM استفاده کنیم؟

با نرم افزار CRM درک کامل و ارزشمندی از علایق و ترجیحات مشتریان خود بدست می آورید، اطلاعات مشتریان و هرنوع تعاملی با آنها، همگی در یک محل ذخیره می شوند. این موضوع به شما در تمرکز روی رضایت مشتری، همکاری موثرتر، پیگیری مشکلات و … کمک می کند.

کاملاً واضح است که CRM برای مدیریت مشتری بسیار کارآمدتر از فایل اکسل CRM است. اگر هنوز از اکسل برای مدیریت تجارت خود استفاده می کنید، توصیه می شود به سیستم CRM سوییچ کنید. نه تنها استفاده از آن برای بسیاری از کسب وکارها آسان است، بلکه برای هر شغلی به اندازه کافی مقرون به صرفه و انعطاف پذیر است.

از آنجایی که نرم افزار CRM، وظایف مدیریتی شما را خودکارسازی میکند، تیم شما زمان ارزشمند خود را برای انجام کارهای مهم تر و سودمندتری ذخیره می کند.

آیا فایل اکسل می تواند به عنوان مدیریت ارتباط با مشتری استفاده شود؟

اکسل یک برنامه عالی برای مدیریت صفحات گسترده است. و این کار را بسیار خوب انجام می دهد، اما یک سیستم CRM نیست. شما روزانه از اکسل برای کاربردهای مختلف استفاده می کنید، اما برای پیگیری داده ها و بروزرسانی اطلاعات مفید نیست. استفاده ازنرم افزار CRM با امکاناتی که در بخش قبلی بیان شد بهترین روش است.

نتیجه گیری نهایی

استفاده از نرم افزار CRM به جای اکسل، به صورت قابل توجهی به بهبود عملکرد و کارایی کسب و کار کمک می کند. نرم افزارهای CRM امکانات بیشتری نسبت به اکسل دارند و می توانند در ایجاد ارتباط با مشتریان، مدیریت فروش و بازاریابی، برنامه ریزی منابع و مدیریت پروژه ها، بهبود عملکرد تیم و مدیریت اطلاعات به شکل بهتری کمک کنند.

با استفاده از نرم افزار CRM، می توان اطلاعات مشتریان را در یک مکان مرکزی جمع آوری نمود و از قابلیت های تحلیلی این نرم افزار استفاده کرد تا اطلاعات مفیدی برای بهبود روابط با مشتریان و افزایش فروش به دست آورد. همچنین، این نرم افزارها به تیم های فروش کمک می کنند تا تماس هایشان را برنامه ریزی کنند و فرصت های فروش را بهتر مدیریت کنند.

به طور کلی، استفاده از نرم افزار CRM به جای اکسل، به کسب و کار کمک می کند تا فعالیت های خود را بهبود دهند و عملکرد خود را بطور فزاینده ای بهبود بخشد.

نرم افزار CRM متن باز پارس ویتایگر، ابزار مناسبی برای مدیریت ارتباط با مشتری است. حتما نسخه دموی نرم افزار پارس ویتایگر را مشاهده کنید.

---

سئوالات متداول

چه تفاوتی بین اکسل CRM و نرم افزار CRM وجود دارد؟

نرم افزار CRM دارای امکانات بیشتری نسبت به اکسل است و برای مدیریت فروش، بازاریابی، مدیریت مشتریان و پروژه ها، بهبود عملکرد تیم و مدیریت داده ها به شکل بهتری کمک می کند. اکسل CRM در حقیقت یک فایل اکسل است که برای ثبت اطلاعات مشتریان و فروش استفاده می شود.

آیا از اکسل CRM می توان برای مدیریت مشتریان استفاده کرد؟

بله، می توان از اکسل CRM برای مدیریت مشتریان و فروش استفاده کرد، اما نرم افزار CRM دارای امکانات و قابلیت های بیشتری است که بهترین انتخاب برای مدیریت مشتریان و فروش است.

آیا نرم افزار CRM امنیت بیشتری نسبت به اکسل دارد؟

بله، نرم افزار CRM امنیت بیشتری نسبت به اکسل دارد، زیرا معمولاً دارای قابلیت های امنیتی مانند: تعیین سطح دسترسی کاربران و ردیابی فعالیت های کاربران است.