نرم افزار CRM موسسات مهاجرتی

امروزه، در دنیای پر از فرصت‌ها و چالش‌ها، شرکت‌های مهاجرتی نقش بسیار مهمی در فرآیند مهاجرت افراد به کشورهای مختلف ایفا می‌کنند. از دستیابی به ویزا گرفته تا اطلاعات پیچیده مهاجرتی، نیاز به ابزاری مانند سی آر ام دارند که امکان مدیریت کارهایشان را برای مهاجران ساده تر و کارآمد تر کنند.

برای معرفی نرم افزار CRM که مخصوص شرکت‌ها و موسسات مهاجرتی طراحی شده‌ همراه پارس ویتایگر بمانید.

مقدمه ای بر اهمیت استفاده از نرم افزارهای مهاجرتی

در دنیای به هم پیوسته امروز، تعداد افرادی که با هدف یافتن فرصت بهتری برای زندگی به شرکت های مهاجرتی مراجعه می کنند، روز به روز در حال افزایش است. از این رو، این شرکت ها نیز در راستای رفع نیاز مهاجران با چالش های عملیاتی متنوعی روبرو می شوند.

از جمله این چالش ها می توان به مدیریت اطلاعات و پرونده های متقاضیان، ارتباطات و هماهنگی های داخلی و خارجی، مدیریت وظایف، فرآیندها و غیره اشاره نمود.

استفاده از نرم افزار CRM مخصوص موسسه ها، وکلا و مشاوران مهاجرتی، تا میزان 90 درصد، رویارویی با این چالش ها را آسان می سازد.

طبق نمودار بالا که برگرفته از ابزار Google Trends می باشد، در سال های اخیر، صنعت مهاجرت و اخذ ویزا شاهد رشد چشمگیری بوده است.

با توجه به شتاب مهاجرت مردم به کشور های دیگر، این صنعت به سرعت در حال گسترش است. بنابراین، هر روزه بر تعداد آژانس های مهاجرتی افزوده می شود. همین موضوع باعث افزایش رقابت در این صنعت شده است.

در ادامه این مطلب، تلاش می کنیم با بررسی مزایا، امکانات و ویژگی های نرم افزارهای CRM مخصوص شرکت ها و موسسات مهاجرتی، بررسی کنیم که چگونه این ابزار سودمند می تواند وجه تمایز بزرگی در بازار پر رقابت مهاجرت باشد.

نرم افزار CRM موسسه های مهاجرتی چیست؟

CRM مخصوص موسسات و شرکت های مهاجرتی یک راهکار نرم افزاری برای سیستماتیک سازی، بهبود فرآیند های بازاریابی، فروش و خدمت رسانی به متقاضیان مهاجرتی است.

از آنجایی که فرآیندهای اخذ اقامت تحصیلی، سرمایه‌گذاری، کاری، خرید ملک، ازدواج و … متفاوت است باید از نرم افزار سی آر امی استفاده کرد که بتوان آن را برحسب نیاز سازمان سفارشی سازی و شخصی سازی نمود.

CRM دفتر های مهاجرتی نیز به صورت اختصاصی برای مشاوره در خصوص امور مهاجرت سفارشی سازی می شوند تا بتوانند داده ها و جزییات مرتبط با مراجعه کنندگان، فرآیندها و وظایف را مدیریت نمایند. کاربران نرم افزار CRM در موسسه های مهاجرتی این امکان را خواهند داشت تا داده ها را به صورت سیستماتیک ذخیره و پردازش کنند.

بنابر این داشتن نرم افزار CRM در شرکت های مهاجرتی، کلیه فرآیندها را خودکار می کند، باعث جذب متقاضیان و افزایش رضایت آن ها می شود و از همه مهم تر با سیستم سازی کسب و کارها میزان موفقیت پرونده های مهاجرتی را به صورت قابل توجهی بالا می برد.

چرا موسسه های مهاجرتی به نرم افزار CRM نیاز دارند؟

یک نرم افزار CRM سفارشی سازی شده از چندین جهت به سازمان ها کمک می کند؛ به غیر از حفظ ارتباط سالم با متقاضیان، به شما کمک می کند سرنخ ها و وضعیت آن ها را پیگیری کنید. همچنین، با استفاده از نرم افزار سی آر ام، دیگر نیازی به پیش بردن کار ها به صورت دستی نخواهد بود و مسیر پیشرفت پرونده هر یک از متقاضیان به صورت دقیق قابل پیگیری خواهد بود.

مزایای نرم افزار CRM برای موسسه های مهاجرتی

تا کنون دریافتیم که داشتن نرم افزار CRM برای شرکت های مهاجرتی یک ضرورت به حساب می آید. زیرا بسیاری از فعالیت ها را خودکار سازی کرده و باعث می شود فرآیند ها را به صورت منظم پیش ببرید. در ادامه با مزایای نرم افزار CRM برای موسسه های مهاجرتی آشنا خواهیم شد.

نرم افزار CRM موسسات مهاجرتی چه کاری انجام می دهد؟

فرآیند ساده زیر می تواند شما را در درک کاربردها و قابلیت های نرم افزار CRM کمک کند.

ثبت درخواست ها از کانال های مختلف بازاریابی

نرم افزار CRM کلیه اطلاعات سرنخ ها (متقاضیان احتمالی) مانند:

• فرم های وب سایت مانند فرم درخواست مشاوره یا ارتباط با ما
• پیامک های دریافتی
• تماس های تلفنی
• چت آنلاین
• شبکه های اجتماعی
• فایل های اکسل یا CSV
• ایمیل های دریافتی و…

را بصورت خودکار یا دستی در خود ذخیره می کند.

 

 

پیگیری های منظم و برگزاری جلسات مشاوره

پس از ثبت اطلاعات متقاضیان، تماس اولیه ای بابت ارزیابی کیفیت سرنخ (متقاضی احتمالی) شروع می شود. این ارزیابی بر حسب معیارهای مختلفی مانند: تناسب نوع در خواست و بودجه متقاضی و… انجام می شود. نتیجه این ارزیابی 3 حالت دارد:

• سرنخ واجد شرایط فروش (SQL)
• سرنخ واجد شرایط بازاریابی (MQL)
• سرنخ بی ارزش

در صورتیکه سرنخ واجد شرایط فروش بود، پرونده او به یکی از مشاوران مهاجرتی (بصورت خودکار یا دستی) ارجاع داده می شود.

مشاور اختصاصی پیگیری ها و جلسات لازم را جهت انعقاد قرارداد از طریق ابزار یادآوری برنامه ریزی می کند. پس از هر پیگیری نتیجه مذاکرات را از طریق ابزار یادداشت ثبت می کند. اینکار باعث مستند سازی کلیه ارتباطات می شود تا پرسنل مربوطه درجریان کلیه مکالمات و مذاکرات باشند.

اما سرنخ های واجد شرایط بازاریابی به اصطلاح وارد مرحله ای به نام پرورش سرنخ فروش می شوند. در حقیقت پرورش سرنخ به مجموعه ای از اقداماتی مانند ارسال مقالات، ویدئوهای آموزشی، معرفی وبینارها و… گفته می شود که موسسه توسط آن ها سعی در ایجاد ارتباط و انتقال اطلاعات تاثیر گذار در تصمیم گیری به مشتریان بالقوه برای تبدیل آنها به سرنخ های واجد شرایط فروش را دارد.

سرنخ های بی ارزش نیز برای حفظ منابع زمانی و مالی از دایره پیگیری ها و پرورش سرنخ خارج می شوند زیرا کیفیت لازم برای صرف منابع را ندارند.

 

 

عقد قرارداد در کسری از ثانیه

مشاور پس از تکمیل اطلاعات مورد نیاز در CRM می تواند تنها با یک کلیک از طریق ابزار PDF ساز موجود در نرم افزار، قرارداد فی مابین را ایجاد کند و سپس برای بررسی و تایید برای متقاضی ارسال کند.

در حقیقت با استفاده از PDF ساز می توانید قالب های از پیش تعریف شده ای برای انواع خدمات خود تعریف نموده و تنها با یک کلیک خروجی کاملی از قرارداد را دریافت کنید.

 

صدور لینک پرداخت

پس از عقد قرارداد، یک لینک بصورت خودکار برای متقاضی ارسال می شود تا بصورت آنلاین پرداخت موضوع قرارداد را انجام دهد. پس از پرداخت، پیامک تشکری برای مشتری ارسال و از او بابت پرداخت و اعتمادش به موسسه تشکر می شود.

مدیریت اسناد و تعاملات دوسویه با متقاضیان

پس از پرداخت موفق و ثبت اسناد مالی، دسترسی به پورتال مشتریان برای متقاضی باز می شود تا بتواند اطلاعات و اسناد مورد نیاز جهت اخذ اقامت و… را تکمیل کند. همچنین با استفاده از گردش کار، درصورت عدم تکمیل پرونده توسط او، پیامک یادآوری برایش ارسال می شود و یا رویدادی برای پیگیری مشاور ایجاد می شود.

همچنین متقاضی یا پرسنل می توانند از طریق سیستم تیکتینگ پورتال با یکدیگر در تماس باشند. این امر علاوه بر مستند سازی می تواند باعث تحکیم ارتباط دوسویه شود.

ارتباطات داخلی و خارجی

بسیاری از موسسات و شرکت های مهاجرتی دارای شعب مختلفی در سراسر دنیا هستند در نتیجه استفاده از نرم افزار CRM تحت وب از اهمیت بسیاری برخوردار است. در نرم افزار CRM تحت وب باید امکان تعریف سطوح دسترسی به اطلاعات وجود داشته باشد تا پرسنل تنها به اطلاعات مورد نیاز در هر مرحله دسترسی داشته باشند.

همچنین برای ارتباطات داخلی و خارجی ابزارهای متعددی مانند: سیستم ارجاعات، اتوماسیون اداری، پوش ناتیفیکیشن ها، پیامک، اطلاعیه، منشن، تالار گفتگو و… در نرم افزار CRM ایجاد شده تا ارتباطات داخلی و خارجی به بهترین و سریع ترین روش ممکن مدیریت شود.

همگام سازی با نیازها و فرآیندها

از آنجایی که مدارک و فرآیندهای پیچیده و متفاوتی برای انواع روش های مهاجرتی وجود دارد، نرم افزار CRM باید قابلیت شخصی سازی، سفارشی سازی و توسعه زیادی بر حسب نیاز سازمان داشته باشد.

اتصال به مراکز تلفن

با اتصال نرم افزار CRM و مرکز تلفن می توانید قابلیت های زیر را داشته باشید:

• نمایش مشخصات تماس گیرنده (کلیک روی پاپ اپ تماس و مشاهده پرونده)
• شماره گیری تلفن متقاضی بدون شماره گیری روی تلفن و تنها با یک کلیک
• ضبط کلیه مکالمات تلفنی
• و امکانات بی نظیر دیگر

اطلاع رسانی به متقاضی

در CRM راهکارهای بسیاری برای اطلاع رسانی به مشتری وجود دارد. به عنوان مثال وقتی پرونده مشتری در مرحله یا وضعیت خاصی قرار می گیرد می توان با ارسال ایمیل، پیامک و… او را در جریان روند پرونده قرار داد.

ثبت اسناد مالی یا اتصال به نرم افزارهای حسابداری

یکی از چالش های موسسات مهاجرتی مدیریت اسناد مالی است زیرا اکثر قراردادها شرایط خاص پرداخت دارند. به عنوان مثال: در فازهای خاصی از پرونده مهاجرتی، پرداخت های متفاوتی مشخص می گردد. شما می توانید علاوه بر ثبت سندهای مالی، نرم افزار CRM را به نرم افزار حسابداری موسسه نیز متصل کنید. همچنین می توانید از ابزارهای موجود برای وصول مطالبات نیز استفاده نمایید.

اولویت بندی امور

می توانید فعالیت ها را در راستای رسیدگی به پرونده های متقاضیان و دسته بندی کارهای بر اساس اهمیت و فوریت دسته بندی کنید.

نرم افزار CRM در شرکت های مهاجرتی با قابلیت های بی نظیری که دارد این امکان را در اختیار شما قرار می دهد تا تمام فرآیند های بالا را خودکار سازی کرده و زمان و منابع خود را به خوبی مدیریت کنید.

نرم افزار CRM پارس ویتایگر چگونه به موسسات مهاجرتی کمک می کند؟

نرم افزار سی آر ام پارس ویتایگر به واسطه قابلیت سفارشی سازی و ماژول های کاربردی و متعدد، امکان استقرار نرم افزار را مطابق با نیاز های دفترهای مهاجرتی فراهم می کند و به شما اجازه می دهد سناریوی مورد نظر خود را به راحتی پیاده سازی کرده و فرآیند ها را خودکار کنید.

برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره در این خصوص با کارشناسان ما در زمینه خرید crm در ارتباط باشید.