ماتریس آیزنهاور چیست؟ اولویت بندی کارها و فعالیت ها

ماتریس آیزنهاور یک ابزار مدیریت وظایف است که به شما کمک می کند فعالیت هایتان را بر اساس اهمیت و فوریت، اولویت بندی کنید. با استفاده از این ماتریس، می تواید وظایف خود را به چهار بخش تقسیم کنید. این تقسیم بندی بر اساس چهار وظیفه صورت گرفته است:

• وظیفه ای که اول از همه انجام خواهید داد
• وظیفه ای که بعدا انجام خواهید داد
• وظیفه ای که به شخص دیگری محول خواهید کرد
• وظیفه ای که از انجام آن صرف نظر خواهید کرد

در ادامه، نحوه اجرای ماتریس آیزنهاور را توضیح و نکاتی برای اولویت بندی وظایف به شما ارائه خواهیم داد.

مدیریت زمان و اولویت بندی: کلید موفقیت در زندگی شخصی و حرفه ای

اهمیت اولویت بندی و مدیریت زمان در زندگی فردی و حرفه‌ای بسیار بالاست. هر فرد تنها 24 ساعت در روز دارد و باید بتواند وقت خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کند تا بتواند هر چه بیشتر از زندگی خود بهره ببرد.

با توجه به محدودیت زمانی، اولویت بندی کارها بسیار مهم است تا بتوان به بهترین شکل از زمان خود استفاده کرد. با مدیریت زمان مناسب، می‌توانید به هدف خود دست یابید و در کمترین زمان ممکن به عملکرد بهتری دست پیدا کنید. به همین دلیل، اولویت بندی و مدیریت زمان باید به عنوان یک مهارت ضروری در نظر گرفته شوند که برای دستیابی به هدف باید به کار گرفته شوند.

ماتریس آیزنهاور چیست؟

دوایت آیزنهاور (به انگلیسی: Dwight David “Ike” Eisenhower)، سی و چهارمین رییس جمهور ایالات متحده آمریکا بود. او پیش از دوره ریاست جمهوری خود، به عنوان ژنرال ارتش آمریکا و فرمانده ارشد نیروهای متحدین در جنگ جهانی دوم خدمت کرده بود و بعد ها به عنوان اولین فرمانده ارشد ناتو انتخاب شد.

به همین علت مجبور بود به صورت پیوسته، در ارتباط با وظایف روزانه اش تصمیم های سختی بگیرد که در نهایت، این امر موجب به ایجاد قانون جهانی آیزنهاور شد که امروزه به اولویت بندی بر اساس اهمیت و فوریت کمک کرده است.

ماتریس آیزنهاور راهی برای سازماندهی وظایف بر اساس فوریت و اهمیت است تا بتوانید مهم ترین فعالیت هایتان را به طور موثر اولویت بندی کنید.

نحوه اجرای ماتریس آیزنهاور

ایجاد یک لیست انجام وظایف (اصطلاحا To Do List)، اولین قدم برای به انجام رساندن کار ها است. اما از کجا بدانم وقتی برای انجام دادن کارها ،تنها در یک روز، زمان کافی ندارم چه کاری را باید اول از همه انجام بدهم؟

به کمک یک اولویت بندی موثر، می توانید عملکرد خود را افزایش دهید و مطمئن باشید که به ضروری ترین وظیفه شما در کوتاه ترین زمان توجه می شود.

دانلود PDF ماتریس آیزنهاور

با تکمیل فرم زیر می توانید نمونه آماده ای از ماتریس آیزنهاور در فرمت های PDF، ورد و اکسل دانلود کنید:

چگونه از ماتریس آیزنهاور استفاده کنیم؟

اگر وظایف خود را بر اساس فوریت و اهمیت، اولویت بندی کنید، 4 بخش مربعی شکل با استراتژی های کاری متفاوت خواهید داشت.

از آنجایی که فعالیت هایی که در مربع اول قرار گرفته اند، برای زندگی شغلی و حرفه ای شما اهمیت زیادی دارند، آن را “اول انجام بده”، نام گذاری می کنیم که امروز و یا حداکثر تا فردا انجام شوند. برای تمرکز بهتر هنگام تلاش برای انجام این کارها، می توانید حتی از یک تایمر استفاده کنید. مثلا هنگامی که باید یک سند را به درخواست مدیرتان باز نگری کنید.

مربع دوم، “برنامه ریزی” نام دارد. علیرغم اینکه فعالیت های این قسمت از اهمیت بالایی برخوردار هستند اما چندان فوریتی ندارند. وظیفه شما این است که فعالیتهایی که باید در تقویم خود وارد کنید را لیست کنید. مثل وقتی که تصمیم دارید بعد از مدت ها به باشگاه بروید.

افرادی که به صورت حرفه ای زمان خود را مدیریت می کنند، کمتر پیش می آید که وظیفه ای را بدون برنامه ریزی رها کنند. بنابر این، این گونه افراد بیشتر فعالیت های خود را در مربع دوم قرار داده و هنگام اضافه شدن یک وظیفه جدید به لیست کارهای خود، برای کاهش استرس، وظایف مهم و فوری را در یک زمان معقولانه در آینده ای نزدیک به پایان می رسانند.

سومین مربع به وظایفی اختصاص داده شده است که باید به افراد دیگری محول کنید. زیرا با اینکه نسبت به وظایف دیگر، از اهمیت کمتری برخوردار هستند، هنوز فوریت دارند. شما موظف هستید که این قبیل وظایف را از طریق تماس تلفنی، ایمیل، و یا تنظیم جلسات حضوری یا انلاین پیگیری کنید.

فرض کنید شخصی با تماس می گیرد و از شما درخواست می کند که خیلی فوری لطفی در حق او بکنید و یا در جلسه ای حضور پیدا کنید. خیلی ساده می توانید با معرفی شخص بهتری برای انجام این کار، مسئولیت را به او واگذار کرده و یا اطلاعات لازم را به شخص تماس گیرنده بدهید تا خودش شخصا با فرد جایگزین در ارتباط باشد.

چهارمین و آخرین مربع، “انجام نده” نام دارد. چون که اصلا هدف اصلی اش این است که به شما کمک کند تا فعالیت هایی که اصلا نباید انجام شوند را لیست کنید. عادت های بد خود را شناسایی کنید؛ برای مثال، گشتن در اینترنت بدون هیچ دلیلی و یا سرگرم شدن با بازی های کامپیوتری برای مدت طولانی، بهانه ای هستند تا کارهای مربع های 1 و 2 را انجام ندهید.

5 نکته مهم برای به کار گیری ماتریس آیزنهاور

در ادامه به بررسی 5 نکته برای به کار گیری ماتریس آیزنهاور می پردازیم:

• ایجاد یک لیست از فعالیت هایی که باید انجام دهید، ذهنتان را آزاد می کند. اما همیشه این سوال را از خود بپرسید که: چه کاری باید اول از همه انجام شود؟
• سعی کنید در هر بخش از چارت، بیش از 8 فعالیت انجام ندهید. قبل از اضافه کردن یک فعالیت دیگر ،ابتدا فعالیت اول را به اتمام برسانید.
• برای فعالیت های کاری و شخصی یک لیست مشترک داشته باشید. بدین ترتیب هرگز شکایت نخواهید کرد که فرصت کافی برای رسیدگی به مسائل شخصی و یا خانودگی را نداشته اید.
• اجازه ندهید که چیزی موجب حواس پرتی شما شود. نگذارید که دیگران اولویت های شما را تعیین کنند. برنامه ریزی را از صبح شروع کنید، طبق آن پیش بروید و در انتهای روز از عملکرد رضایت بخش خود لذت ببرید.
• تا جایی که می شود از به عقب انداختن کار ها خودداری کنید. گاهی اوقات، مدیریت بیش از حد کارهایی که باید انجام دهید، منجر به تعویق بیش از حد فعالیت های شما می شود.

استفاده از نرم افزار برای ماتریس آیزنهاور

نرم‌افزار CRM می‌تواند در مدیریت و برنامه‌ریزی وظایف و فعالیت‌های مختلف کاربردی باشد و در این راستا می‌تواند به اجرای ماتریس هایزنهاور کمک کند.

در واقع، با استفاده از نرم‌افزار CRM، می‌توانید لیست وظایف و فعالیت‌های خود را به صورت سازمان یافته تری مدیریت کنید و در ضمن، با تعیین اولویت‌های مختلف وظایف، می‌توانید به صورت بهتری از ماتریس هایزنهاور برای برنامه ریزی و مدیریت زمان استفاده کنید.

به طور کلی، نرم‌افزارهای CRM به شما کمک می‌کنند تا برنامه‌ریزی و مدیریت وظایف و فعالیت‌های خود را بهبود بخشید و در نهایت به دستیابی اهداف کمک کنند.

در این مقاله: راهنمای ساخت ماتریس آیزنهاور در نرم افزار CRM سعی کردیم بطور کامل روش پیاده سازی ماتریس هایزنهاور را در نرم افزار CRM توضیح دهیم.

سئوالات متداول

۱. ماتریس آیزنهاور چه کاربردهایی دارد؟

ماتریس آیزنهاور به شما در مدیریت زمان و اولویت بندی کارها کمک می کند. به عنوان مثال، می‌توانید اولویت کارهای خود را بر اساس میزان اهمیت و فوریت آن‌ها، در ماتریس آیزنهاور مشخص کنید.

۲. چگونه از ماتریس آیزنهاور استفاده کنیم؟

برای استفاده از ماتریس آیزنهاور، ابتدا باید کارهای خود را به چهار دسته اصلی تقسیم کنید: کارهای مهم و فوری، کارهای مهم و غیرفوری، کارهای غیرمهم و فوری و کارهای غیرمهم و غیرفوری. سپس هر کدام از این کارها را در یکی از چهار خانه ماتریس آیزنهاور قرار دهید.

۳. ماتریس آیزنهاور چه مزایایی دارد؟

استفاده از ماتریس آیزنهاور به شما کمک می‌کند تا کارهای خود را بر اساس اهمیت و فوریت آن‌ها، مرتب کنید و از انجام کارهای غیرضروری و بدون اهمیت زمانی جلوگیری کنید. همچنین، این روش به شما کمک می‌کند تا به صورت موثرتری از زمان خود استفاده کنید و به اهدافتان برسید.

۴. آیا محاسبه ماتریس آیزنهاور زمان‌بر است؟

محاسبه ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان و اولویت بندی کارها وقت زیادی نمی‌گیرد و می‌تواند به شما کمک کند تا زمان خود را به بهترین نحو ممکن مدیریت کنید. با این حال، برای استفاده بهینه از این روش، باید دقت و تمرکز لازم را داشته باشید.

شاید این مطالب نیز برای شما مفید باشند:

وظایف مدیر فروش چیست؟

مدیریت زمان نیروهای فروش و آمار زمان های تلف شده

ساعت استراتژیکBowman چیست؟(هشت وضعیت رقابتی‎)