چطور در شلوغی اسفند ماه مشتری ها را گم نکنیم

هر چقدر هم که در طول سال برنامه ریزی داشته باشید، باز هم اسفند ماه شلوغ و پرمشغله است. شلوغ بودن ماه پایانی سال در بعضی موارد به هیچ وجه قابل کنترل نیست. گزارش های سالانه، مالیات، و تمام کارهایی که به نوعی به سازمان های دیگر مربوط می شوند اکثرا باید در پایان سال انجام گیرند. از طرفی، مشغله ی گزارش های سالانه و کارهای دارایی و ارگان های مشابه، نباید شما را از فروش به مشتری های جدید در اسفند ماه بازدارد.

برعکس، شما به مشتری های بیشتری در اسفند ماه نیاز دارید، چرا که هم حقوق پایان سال کارکنان بیشتر از حالت عادی ست، و هم کاغذبازی های پایان سال عموما با هزینه همراه هستند. مشکل اینجاست که همه ی جامعه در شلوغی اسفند ماه درگیر شده، و همه شرایط مشابهی دارند.

نیروهای فروش نیز از این قاعده مستثنی نیستند. حتی گاهی مشغله ی بیشتری نسبت به سایر کارکنان دارند، اما مقداری از این مشغله به دلیل تصمیمات اشتباه آنهاست. امسال کمی متفاوت عمل کنید. شاید این روش، فروش شما را نیز افزایش دهد.

فرض کنید سال در تاریخ ۱۰ اسفند پایان می یابد

با مجله کسب و کار نرم افزار پارس ویتایگر هم‌گام شوید.

منظور این نیست که تنها برنامه های ذهنی تان را طوری بریزید که گویا سال زودتر تمام می شود. این کار فایده ی چندانی ندارد، چرا که در این صورت تنها کارهای بسیار کوچک و شخصی تان را می توانید تا ۱۰ اسفند به پایان برسانید.

برای این که واقعا بتوانید تا ۱۰ اسفند بخش عمده ی کارهایتان را انجام دهید، باید این تاریخ را در برخوردهایتان با مشتری ها اعمال کنید. به جای این که به سرنخ های فروش بگویید “کاتالوگ محصول را بررسی کنید و تا ۲۵ اسفند به من اطلاع دهید” بگویید ” کاتالوگ محصول را بررسی کنید و تا ۱۰ اسفند به من اطلاع دهید”. حتی اگر تخفیف ویژه و یا جشنواره ای برای اسفند ماه در نظر گرفته اید، تاریخ اتمام آن را ۱۰ الی ۱۵ اسفند اعلام کنید.

البته باید در نظر داشته باشید که طبیعت و نوع کسب و کار شما مهم ترین عامل تصمیم گیری در این مورد است. اگر یک فروشگاه بزرگ پوشاک یا یک فروشگاه خوار و بار دارید، یا اقلام مصرفی دیگری که تا خود روز عید هم به خاطر تخفیفات عیدانه فروش دارند، ارائه می دهید، به هیچ عنوان نباید جشنواره ها را دو هفته زودتر از پایان سال تمام کنید.

این شگرد برای کسانی ست که محصولات و سرویس هایی ارائه می دهند که نیاز به آموزش، استقرار، یا هر مدل خدمات پس از فروش الزامی دیگر دارند. اما کسب و کارهایی که پس از فروش خدمات خاصی به مشتری ارائه نمی دهند، طرز کار متفاوتی دارند.

اگر یک سرنخ فروشی علاقه ی بسیار زیادی به محصول نشان می دهد، اما نمی تواند تا ۱۰ اسفند خرید کند، از او بپرسید تا ۱۰ اسفند چه کاری در راستای خرید می تواند انجام دهد. حتی اگر قرارداد اولیه را نیز تا پیش از دهم به سرانجام رسانده و “بیعانه” بدهند، شما گام خوبی در فرایند فروش برداشته اید. ولی عموما تاریخ پایان جشنواره، سرنخ ها و مشتریان را ترغیب به خرید می کند.

میزان ارزشمندی سرنخ های فروش و مرحله ای که در آن قرار دارند، با نگاهی به گزارش های CRM شما از فاکتورهای مهم مشخص می شود. تحلیل صحیح قیف فروش نیز دید جامع و خوبی از وضعیت فروش به شما می دهد. به یاد داشته باشید که  شما در اسفند ماه به اندازه ی ماه های دیگر سال زمان دارید، اما مشغله تان حداقل دو برابر است. پس تا حد امکان باید با گزارش های صحیح و استفاده ی درست از ابزارهای تحت اختیارتان، در زمان صرفه جویی کنید.

پیش از سفر و سایر مشغله ها به “مدیران“ برسید

معمولا مدیران ارشد بخش های مختلف، و تصمیم گیرندگان نهایی یک سازمان از ۱۵ الی ۲۰ اسفند یا به مسافرت می روند، یا بسیار پرمشغله تر از آنند که بتوانند به خرید ابزار جدیدی فکر کنند. اگر تاریخ نهایی حدود ۱۰ اسفند باشد، احتمال این که زود تر از تمام مشغله های دیگر و البته برنامه های سفر نوروزی، تصمیم نهایی را از آنها بگیرید بالاست.

ممکن است از حدود ۱۰ روز پیش از نوروز، تنها بتوانید با کارکنان میان رده و پایین رده در تماس باشید. هر چقدر هم سازمان سرنخ به محصول شما علاقه مند باشد، تا زمانی که نتوانید با تصمیم گیرندگان نهایی، به صورت مستقیم یا از طریق کارکنانی که با آنها در تماسید، مذاکره کنید، فروشی انجام نخواهد شد. هیچ کارمند میان رده ای به شما هزینه های محصول را پرداخت نخواهد کرد.

در اواسط بهمن به سرنخ هایی که قصد خرید دارند، بگویید که برنامه های اسفند و فروردینتان به سرعت در حال پر شدن هستند و ممکن است فرایند استقرار و راه اندازی بیش از زمان پیش بینی شده طول بکشد. معمولا در نتیجه ی این حرف، مشتری از شما درخواست می کند که از قطعی شدن خرید پیش از عید اطمینان حاصل کنید. و شما می توانید با خیال راحت قول هفته ی آخر بهمن یا هفته ی اول اسفند را به او بدهید.

اگر سرنخی در دی ماه به شما بگوید به ۳ ماه زمان برای فکر کردن و بررسی رقبا احتیاج دارد، باید حواستان باشد که وظیفه ی تماس دوباره با او را برای اواسط بهمن ثبت کرده، اما حتما در یادداشت مربوط بنویسید که زمان ایده آل سرنخ در اسفند ماه بوده است. در تماس زودتر از موعد خود نیز به او بگویید که به یاد دارید که بیش از این به فرصت احتیاج داشته اند، اما چون از اکنون برنامه ی یک ماه آینده تان تقریبا پر است، باید زودتر به آنها خبر می دادید تا درصورتی که پیش از نوروز قصد خرید دارند، بتوایند فرایند را به موقع و صحیح پیش ببرید.

اگر به درستی فرایند فروش را پیش برده، تکنیک های فروش منسوخ شده را استفاده نکرده، و اصول مذاکرات تلفنی فروش را رعایت کرده باشید، سرنخ به اندازه ی کافی احساس ضرورت کرده و با فروش سریع تر موافقت می کند. هنگامی که به سرنخ می گویید مشغله های پیش از نوروز ممکن است به تاخیر در کار منجر شود، در حقیقت مزیت خرید سریع تر را به او نشان می دهید.

سرنخ های جدید را برای فروردین بگذارید

البته نه هر سرنخی را. فرض کنید سرنخی در اواسط اسفند به سیستم شما اضافه شده، و طی تماس ابتدایی و فرایند ارزیابی کیفی سرنخ فروش، متوجه می شوید که تمام خصوصیات یک مشتری ایده آل را داراست، نسبت به انتخاب خود کاملا مطمئن بوده، و حتی برای خرید عجله دارد. حتی اگر عجله ی زیادی هم نداشته باشد، شما به عنوان یک نیروی فروش باید بتوانید به راحتی به چنین سرنخی فروش داشته باشید.

پس این سرنخ را در لیست خریداران بعد از عید قرار نمی دهید.

ولی همه ی ما می دانیم که معمولا چنین سرنخ هایی اکثریت جامعه ی سرنخ های ما را تشکیل نمی دهند. شما در اواسط اسفند ماه درگیر کارهای پایان سال و سرنخ هایی هستید که مهلت پایان جشنواره را به آنها اعلام کرده اید یا از چند هفته ی پیش پیگیری آنها را برای این تاریخ تنظیم کرده اید. هنگامی که سرنخ های جدید به سیستم اضافه می شوند، در صورتی که مشخصات خریدار ایده آل را تماماً نداشته باشند، می توانید در تماس اول یا دوم به آنها بگویید: “متاسفانه برنامه ی اسفند ماه ما پر شده است. اما می توانم در اولین فرصت در فروردین با شما تماس بگیرم تا در مورد محصول درخواستی تان صحبت کنیم.“

اگر محصول یا سرویس های شما هم مانند ما نیاز به پروسه ی استقرار و آموزش داشته باشد، به هر حال پش از عید نمی توانید محصول را کامل به مشتری تحویل دهید. و احتمالا باید آموزش های انجام شده را پس از نوروز مجدداً تکرار و مرور کنید. مشتری شما نیز به اندازه ی شما، یا حتی بیشتر، در اسفند ماه مشغله دارد. پس احتمالا از پیشنهاد ادامه ی کار در فروردین استقبال می کند.

کاری که شما باید بلافاصله پس از تماس در همان اسفند ماه انجام دهید ثبت وظیفه ای در نرم افزار CRM برای فروردین ماه است. در تاریخ مورد نظر یادآور وظیفه را دریافت کرده، و با تماس به موقعتان سرنخ را از خوش قول بودن سازمان مطمئن می کنید. البته باید از چند ماه پیش هم تقویم اسفند و هم فروردینتان را زیر نظر داشته باشید تا این دو ماه بیش از حد توان شما، شلوغ نشوند. اگر در روز با ۶۰ نفر می توانید تماس تلفنی بگیرید، تعداد تماس ها نباید از این تعداد بیشتر شود. شاید شما بتوانید طولانی تر از روزهای معمولی کار کنید، اما سرنخ هایتان ممکن است در زمان همیشگی کار خود را به پایان برسانند.

شما باید زمان کوتاه و ارزشمند اسفندتان را برای کسانی بگذارید که در قیف فروش بیشتر پیش رفته اند و پتانسیل خرید بسیار بالاتری دارند. تشخیص این که کدام سرنخ ها پتانسیل بالاتری دارند، به معیار ها و استراتژی های سازمان شما بستگی دارد. اما همیشه می توانید با یک تست نسبتاً ساده میزان علاقه مندی سرنخ را متوجه شوید. خصوصاً در صورتی که سرنخی که به تازگی به دست آمده به خرید در اسفند ماه اصرار داشته باشد.