نرم افزار CRM ترخیص کاران مخصوص گمرک

شرکت‌های فعال در حوزه گمرک و لجستیک با حجم بالایی از پرونده‌ها، اسناد، ارتباطات مشتری و پیگیری‌های مداوم روبه‌رو هستند. در این میان، یک سیستم هوشمند و تخصصی مدیریت ارتباط با مشتری (نرم‌افزار CRM گمرک) می‌تواند به‌عنوان یک مزیت رقابتی جدی ظاهر شود. در ادامه، به‌صورت تخصصی بررسی می‌کنیم که چرا نرم‌افزار CRM می‌تواند به یکی از بهترین ابزارهای شما در این صنعت تبدیل شود:

راهکارهای CRM برای شرکت‌های حمل‌ونقل و مدیریت ترخیص کالا

همانطور که بیان شد؛ شرکت‌های فعال در حوزه گمرک و لجستیک با انبوهی از پرونده‌ها، اسناد و ارتباطات درگیرند. در این شرایط، داشتن یک CRM حرفه‌ای مثل پارس‌ ویتایگر، نه یک انتخاب، بلکه یک ضرورت است. چرا؟ این 11 دلیل روشنش می‌کنند:

1- طراحی فرآیند ترخیص (سیستم مدیریت ترخیص کالا)

با قابلیت طراحی مراحل اختصاصی، هر پرونده ترخیص مثل ثبت سفارش، دریافت مجوز، اعلام هزینه‌ها و صدور قبض، به‌صورت خودکار و گام‌به‌گام انجام می‌شود. نتیجه؟ خطای انسانی پایین، آموزش ساده نیروها، عملیات سریع‌تر.

پارس‌ ویتایگر با قابلیت طراحی فرآیندهای اختصاصی (Workflows) این امکان را فراهم می‌کند که مراحل پیچیده ترخیص شامل ثبت سفارش، دریافت اسناد، اخذ مجوزات قانونی، اعلام هزینه‌ها، ارزیابی ریسک و صدور قبض انبار به‌صورت گام‌به‌گام و اتوماسیون‌پذیر طراحی شوند. این موضوع باعث کاهش خطاهای انسانی، تسهیل در آموزش نیروهای جدید و افزایش چابکی در عملیات ترخیص می‌شود.

2- پیگیری لحظه‌ای وضعیت هر پرونده

یادآوری‌های هوشمند، هشدارهای سیستمی و تاریخچه کامل پیگیری‌ها، هیچ مرحله‌ای را از قلم نمی‌اندازند. انگار یک مدیر پروژه ۲۴ساعته بالای سرتان ایستاده. هر پرونده گمرکی مانند یک پروژه کوچک است با ده‌ها فعالیت و پیگیری.

پارس‌ ویتایگر با استفاده از سیستم یادآوری هوشمند، هشدارهای سیستمی و زمان‌بندی وظایف، به شما کمک می‌کند که هیچ مرحله‌ای از پرونده از قلم نیفتد. پیگیری‌ها از ثبت اولیه تا ترخیص نهایی با تاریخچه کامل قابل مشاهده است.

3- پرتال اختصاصی برای مشتریان

با پورتال اختصاصی، مشتریان شما می‌توانند وضعیت پرونده‌های خود را به‌صورت لحظه‌ای پیگیری کنند. از آپلود مدارک تا مشاهده مانده حساب، مکاتبات و دانلود اسناد نهایی. این ویژگی موجب افزایش اعتماد و کاهش تماس‌های پیگیری می‌شود و تجربه حرفه‌ای‌تری برای مشتری می‌سازد.

مشتری هر لحظه وضعیت پرونده‌اش را می‌بیند، مدارک آپلود می‌کند، اسناد را دانلود می‌کند و تماس اضافی نمی‌گیرد. در نتیجه شما حرفه‌ای‌تر دیده می‌شوید.

4- یکپارچگی با نرم‌افزارهای مالی، حسابداری و انبارداری

این سیستم قابلیت اتصال به انواع نرم‌افزارهای مالی و حسابداری داخلی را دارد. به‌طور مثال، فاکتورهای صادرشده، هزینه‌های متفرقه (حمل، گمرکی، انبارداری) و اطلاعات حساب مشتریان می‌توانند به‌صورت مستقیم در نرم‌افزارهای مالی شما ثبت شوند. همچنین می‌توان اطلاعات مربوط به موجودی انبار، جابه‌جایی کالا و مانده حواله‌ها را نیز همگام‌سازی کرد.

اطلاعات مالی و انباری مستقیم به نرم‌افزار حسابداری منتقل می‌شود. نیازی به ورود چندباره داده‌ها نیست.

5- مدیریت حرفه‌ای ارتباطات B2B

اگر با بازرگانان بزرگ، واردکنندگان صنعتی یا سازمان‌های دولتی کار می‌کنید، پارس‌ ویتایگر با ماژول حساب‌های سازمانی، سوابق قراردادها، جلسات حضوری، نرخ‌های توافقی، اعتبارات مشتریان و تاریخچه تخفیف‌ها را ثبت و در زمان فروش یا تمدید خدمات به شما پیشنهاد می‌دهد.

سوابق جلسات، نرخ‌های توافقی، قراردادها و اعتبارات مشتری‌ها، همه ثبت می‌شود و زمان تمدید خدمات، فقط کافی‌ست نگاه‌شان کنید.

6-اطلاع‌رسانی خودکار از طریق پیامک، واتساپ و ایمیل (CRM برای بارنامه و کوتاژ)

هر زمان که پرونده مشتری وارد مرحله جدیدی شود (مانند صدور قبض انبار، تایید مجوز استاندارد یا ترخیص نهایی)، سیستم به‌صورت خودکار پیامی از طریق SMS، واتساپ یا ایمیل ارسال می‌کند. قالب پیام‌ها قابل شخصی‌سازی هستند و می‌توانند شامل اطلاعاتی مثل شماره کوتاژ، وضعیت کنونی و مراحل بعدی باشند.

با تغییر وضعیت پرونده، پیامک، واتساپ یا ایمیل سفارشی‌شده برای مشتری می‌رود. پیگیری دستی؟ تمام می‌شود!

7- داشبورد مدیریتی و گزارش‌های کلیدی (KPI)

پارس‌ ویتایگر این امکان را می‌دهد تا داشبوردهایی بسازید که عملکرد کل تیم یا یک پرونده خاص را به‌صورت بصری تحلیل کنید. از گزارش زمان متوسط ترخیص، نرخ موفقیت پرونده‌ها، میانگین زمان پاسخگویی کارشناسان تا بدهی انباشته مشتریان که همه در یک نگاه قابل ارزیابی هستند. میانگین زمان ترخیص، پاسخگویی، بدهی مشتریان، عملکرد کارشناسان و ده‌ها شاخص دیگر را در یک نگاه ببینید و تصمیم بگیرید.

8- مدیریت تیمی بی‌دردسر

در پروژه‌های گمرکی، مسئولیت‌ها میان چند نفر تقسیم می‌شود: کارشناس اسناد، کارشناس ارزی، ترخیص‌کار، مالی و پشتیبانی. با پارس‌ ویتایگر می‌توانید برای هر عضو تیم وظایف مشخص تعریف کرده، مهلت زمانی تعیین کنید و حتی عملکرد آنها را ارزیابی کنید. تأخیرها با اعلان هشدار داده می‌شوند.

وظایف را بین تیم تقسیم کنید، ضرب‌الاجل تعیین کنید، عملکردها را بسنجید. تأخیر؟ سریع باخبر می‌شوید.

9- آرشیو دیجیتال برای اسناد حساس

اسناد گمرکی شامل بارنامه، قبض انبار، گواهی مبدا، مجوز استاندارد، مجوز بهداشت و … باید در جای امن، قابل جستجو و طبقه‌بندی‌شده نگهداری شوند. با آرشیو دیجیتال پارس‌ ویتایگر، نه تنها امنیت و دسترسی سریع فراهم است، بلکه امکان محدودسازی دسترسی نیز وجود دارد.

اسناد حساس در فضای امن، دسته‌بندی‌شده و با دسترسی کنترل‌شده ذخیره می‌شوند. یافتنشان برای مدیر فقط چند ثانیه زمان می‌برد.

10- پشتیبانی از زبان‌های مختلف برای کار با مشتریان بین‌المللی

در صورتی که با مشتریان خارجی یا شرکت‌های چندملیتی تعامل دارید، CRM شما باید قابلیت چندزبانه بودن داشته باشد. پارس‌ ویتایگر امکان ارائه پورتال مشتری و اطلاع‌رسانی‌ها به زبان‌های فارسی، انگلیسی، عربی و … را دارد. از فارسی و انگلیسی گرفته تا عربی، ارتباط با مشتریان خارجی بی‌دردسر انجام می‌شود.

11- اتصال هوشمند با سامانه جامع انبارها (WMS)

در عملیات گمرکی، اطلاعات ورود کالا به انبارهای عمومی یا اختصاصی باید به‌دقت ثبت شود و قابلیت ردیابی داشته باشد. پارس‌ ویتایگر با قابلیت اتصال به سامانه جامع انبارها (WMS) به شما امکان می‌دهد که:

• ثبت، پیگیری و کنترل حواله‌های ورودی و خروجی کالا را به‌صورت دقیق انجام دهید.
• اطلاعات مربوط به محل نگهداری، مدت‌زمان باقی‌ماندن کالا در انبار و هشدار مانده بیش از مجاز را به‌صورت خودکار دریافت کنید.
• گزارش‌گیری جامع از موجودی انبار برای کنترل هزینه‌های انبارداری و صدور مجوز خروج کالا داشته باشید.
• ورود و خروج کالا، محل نگهداری، مدت‌زمان انبار و هشدارهای مانده، همه دقیق و خودکار ثبت می‌شوند. (مدیریت انبار، با دقت میلی‌متری)

نرم‌افزار آنلاین مدیریت ترخیص کالا

با توجه به ماهیت پراکنده فعالیت‌های ترخیص کالا و نیاز به دسترسی سریع از بنادر، فرودگاه‌ها، دفاتر مرکزی و حتی کشورهای مختلف، نسخه آنلاین (Cloud) نرم‌افزار پارس‌ ویتایگر، راهکاری ایده‌آل برای شرکت‌های گمرکی است. در این نسخه:

• نیازی به نصب و نگهداری سرور داخلی نیست؛ همه‌چیز از طریق مرورگر در دسترس است.
• کارشناسان می‌توانند از هر نقطه‌ای از کشور یا خارج از کشور به پرونده‌ها، اسناد و ارتباطات دسترسی داشته باشند.
• امنیت اطلاعات از طریق پروتکل‌های SSL، پشتیبان‌گیری ابری و کنترل دسترسی چندسطحی تضمین شده است.
• به‌روزرسانی‌ها به‌صورت خودکار انجام می‌شود و نیازی به مدیریت فنی درون‌سازمانی نیست.
• مناسب برای شرکت‌هایی با چند شعبه یا عملیات برون‌سپاری شده (Outsourcing) در ترخیص کالا.

این ویژگی، به‌ویژه برای شرکت‌هایی که به دنبال چابکی بیشتر، کاهش هزینه‌های IT و قابلیت دسترسی بالا هستند، یک مزیت رقابتی جدی محسوب می‌شود.

نرم افزار CRM چگونه می تواند باعث تعالی گمرک شود؟

تحقیقات اخیر نشان می دهد که افزایش بهره وری فرآیند ها و فناوری های موازی در یک کشور می تواند هزینه های داخلی و عدم کارایی سیستم ها را کاهش داده و سرعت روند معاملات و درآمدزایی را افزایش می دهد که همین عامل باعث ارتقاء جایگاه کشور ها در بازارهای جهانی می شود. علاوه بر این، باید در نظر داشت که مسئولان بایستی مدیریت امنیت و خطر را برای شناسایی فعالان اقتصادی مجاز (AEO)  ارتقاء بخشیده و برای فعالان خصوصی که بر طبق استانداردهای امنیتی و تعهدات مالیاتی و گمرکی کار می کنند، گواهی بین المللی صادر نمایند.

اما در این میان، اغلب دولت ها، از کارمندان، متخصصان، منابع و یا حتی ارتباطات بین سازمانی مناسبی بر خوردار نمی باشند تا بتوانند راه حل هایی که به آنها اجازه ترخیص سریع کالا از گمرک را می دهند، اجرا نمایند. بسیار واضح است که در این راه، دولت ها با چالش های جدی در حیطه فعالیت های غیر قانونی که برای روند های تجاری خطرناک می باشد، مواجهه هستند.

با توسعه فناوری های نوین، بسیاری از کشورها پیشرفت قابل توجهی در زمینه مبادی ورودی خود  ایجاد کرده و پروژه های زیادی برای تسریع و تسهیل فرآیند های کاری و حمل و نقل در این گذرگاه ها ایجاد و سرمایه گذاری قابل توجهی در بخش زیر ساخت ها، منابع انسانی، فناوری اطلاعات و خدمات رسانی به متقاضیان در این گذرگاه ها تخصیص داده اند. بدیهی است که اولین فاز اجرایی این پروژه، طراحی امکانات پیشرفته جهت افزایش سرعت اجرای فرآیند ها و روند های کاری در گمرک می باشد.

اجرای 6 فرآیند کلیدی در حدود 8 دقیقه !!  

شاید در ابتدا این جمله شعار گونه به نظر برسد ولی، با استفاده از برنامه های بین المللی حمل و نقل کالا که فرایند های گمرک را استاندارد سازی کرده و از سیستم های کامپیوتری برای پیاده سازی سیستم بدون کاغذ استفاده می کند، بهره می برد.

از سیستم هایی که می توانند به مدیران و کارکنان گمرک خدمات بسیاری ارائه نمایند، نرم افزارهای CRM در صدر لیست هستند.

ابزارهای نرم افزار CRM برای تعالی گمرک چیست؟

برخی از ابزار های نرم افزار CRM که می تواند منجر به تعالی گمرک شود به شرح زیر می باشد:

• ایجاد یک پایگاه داده کامل در مورد پرونده های موجود جهت حفظ و نگه داری پیشینه عملکرد سازمان و سوابق ارتباطات بین سازمان و مراجعه کنندگان و کاهش زمان انتظار در گمرک
• نظارت بر روند عملکرد کارکنان و مراجعه کنندگان از طریق بررسی گزارش ها، نمودارها و پایپ لاین های موجود در نرم افزار CRM
• تسریع و تسهیل فرایند سازی روند ها در کل سیستم
• سیستم مدیریت گردش کار جهت سیستماتیک شدن فرآیندهای سازمان
• کارتابل مجزا برای تمامی کاربران با قابلیت ارجاع امور، وظایف، رویدادها و… به پرسنل
• پیگیری غیر حضوری مراحل کار توسط مراجعه کنندگان با استفاده از پورتال مشتری و سیستم ارسال تیکت

در سال ۲۰۱۲ بالغ بر ۷۵ درصد توافقات تجاری بین شرکت هایی که باید برای انجام معاملات خود با گمرک Paso Canoas  همکاری می کردند با هزینه های تجاری بالا و زمان انتظار طولانی مدت مواجهه می گردیدند که به مرور زمان باعث افزایش نارضایتی شرکت ها گردید. در پی افزایش این نارضایتی ها، مسئولان این گمرک تصمیم گرفتند تا با استفاده از استراتژی های جدید، رضایت مراجعه کنندگان خود را جلب نمایند.

آنها با استفاده از CRM و برگزاری دوره های آموزشی مرتبط برای کارمندان خود توانستند حجم صادرات و فرایندهای ترانزیت خود را افزایش داده و در عوض زمان عبور کالا و هزینه های ناشی از عدم ارسال به موقع کالا را، برای شرکت ها کاهش دهند.

نرم افزار CRM صرفا یک نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری نیست، با استفاده از زیر سیستم هایی مانند اتوماسیون اداری و سیستم مدیریت گردش کار و قابلیت های فراوان جهت سفارشی سازی، سازمان هایی مانند گمرک می توانند تمام نیاز های یک مجموعه را در یک نرم افزار یکپارچه و غیر جزیره ای به مشتری ارائه دهند.

جمع‌بندی نهایی برای نرم‌افزار پیگیری پرونده گمرکی

نرم‌افزار CRM پارس‌ ویتایگر با سابقه بیش از ۱۵ سال در بازار ایران، امروز برای شرکت‌های فعال در حوزه گمرک و ترخیص کالا، یک ابزار قدرتمند برای نظم‌دهی، تسریع فرایندها و افزایش رضایت مشتریان است. اگر به دنبال افزایش بهره‌وری عملیاتی، کنترل بهتر فرآیندهای داخلی، کاهش خطا و حرفه‌ای شدن برندتان هستید، این نرم‌افزار می‌تواند نقطه عطف کسب‌وکار شما باشد. برای دریافت نسخه دمو و مشاوره تخصصی، همین حالا با ما تماس بگیرید.

اگر در حوزه گمرک و ترخیص فعالیت دارید، پارس‌ ویتایگر ابزاری‌ست برای نظم‌دهی، سرعت‌بخشی و افزایش رضایت مشتریان. حرفه‌ای شوید، هزینه‌ها را کم کنید، درآمدتان را بالا ببرید.

برای مشاهده دمو نرم افزار پارس ویتایگر کلیک کنید.

سوالات متداول درباره CRM گمرکی و نرم‌ افزار ترخیص کالا

شعار ما در مجله کسب و کار پارس ویتایگر، کمک به رشد و ارتقا با ارائه محتوای مفید درباره کسب و کار ها است. برای این منظور از منابع معتبر خارجی که در حوزه تکنولوژی و سازمانی، فعال هستند برای تولید محتوا و ارائه آن به شما کاربران محترم استفاده می‌کنیم.

CRM گمرکی چیست و چه مزایایی برای شرکت‌های ترخیص دارد؟

CRM گمرکی یک نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری است که به‌طور خاص برای شرکت‌های فعال در حوزه گمرک و ترخیص کالا طراحی می‌شود. این سیستم کمک می‌کند تا فرایندهای پیچیده‌ای مانند پیگیری پرونده‌ها، ارسال مستندات، هماهنگی با مشتریان و نهادهای گمرکی با دقت و سرعت بیشتری انجام شود. استفاده از CRM گمرکی موجب کاهش خطا، افزایش رضایت مشتری و مدیریت بهتر زمان کارشناسان می‌شود.

نرم‌ افزار ترخیص کالا چه تفاوتی با CRM عمومی دارد؟

نرم‌افزار ترخیص کالا برخلاف CRMهای عمومی، دارای ماژول‌ها و فرایندهای تخصصی نظیر ثبت کوتاژ، مدیریت قبض انبار، پیگیری مجوزها، هشدارهای زمانی گمرکی و آرشیو اسناد ترخیص است. این ابزار برای محیط‌های پر از جابه‌جایی، قوانین متغیر و ارتباطات چندجانبه طراحی شده است.

سیستم پیگیری پرونده گمرکی در پارس‌ ویتایگر چگونه کار می‌کند؟

در نرم‌افزار پارس‌ ویتایگر، هر پرونده گمرکی به‌صورت یک رکورد مجزا ثبت می‌شود که شامل وضعیت فعلی، مراحل طی‌شده، مسئول هر مرحله، اسناد مرتبط و هشدارهای هوشمند است. این سیستم اجازه می‌دهد که مدیر یا مشتری در هر زمان بتواند از وضعیت دقیق پرونده مطلع شود و هیچ مرحله‌ای فراموش نشود.

CRM لجستیکی چه کاربردی در صنعت واردات و صادرات دارد؟

CRM لجستیکی ابزار مدیریت ارتباطات میان شرکت‌های حمل‌ونقل، انبار، مشتریان، گمرک و ترخیص‌کاران است. با کمک این سیستم، می‌توان وضعیت حمل، تاخیرها، زمان‌بندی تحویل، مکاتبات و هماهنگی‌های بین‌المللی را به‌صورت متمرکز مدیریت کرد. یکپارچگی با سیستم‌های ردیابی بار، هزینه‌های حمل و ترخیص نیز فراهم است.

CRM ترخیص چه قابلیت‌هایی دارد؟

پارس‌ ویتایگر برای صنعت ترخیص کالا امکاناتی نظیر طراحی فرایند اختصاصی ترخیص، داشبوردهای KPI، آرشیو اسناد، پرتال مشتری، ارتباطات چندکاناله، یادآورها و ماژول انبار دارد. این ابزار با تمرکز بر دقت، مستندسازی و شفافیت طراحی شده است و با سامانه‌های مالی و انبار هم یکپارچه می‌شود.

سامانه انبار گمرک در CRM چگونه یکپارچه می‌شود؟

در پارس‌ ویتایگر می‌توان اطلاعات مربوط به ورود و خروج کالا از انبارهای گمرکی را از طریق اتصال به سامانه جامع انبار (WMS) ثبت و مدیریت کرد. این شامل موقعیت نگهداری کالا، زمان باقی‌ماندن در انبار، هشدار مانده بیش از مجاز، حواله‌های ورود و خروج و گزارش موجودی‌هاست. هدف، کنترل دقیق موجودی و هزینه‌های انبارداری است.

CRM صادرات و واردات چه مشکلاتی را حل می‌کند؟

CRM صادرات و واردات با ثبت ساختارمند اطلاعات مشتری، سفارشات، اسناد قانونی، مجوزها، هزینه‌های حمل و پیگیری‌های بین‌المللی، کمک می‌کند تا ریسک گم شدن اطلاعات کاهش یابد. همچنین امکان مستندسازی کامل ارتباطات، ارسال خودکار اطلاعیه‌ها و گزارش‌گیری دقیق برای بازرگانان فراهم می‌شود.