مدیریت ارتباط با مشتری راه حلی برای نظام قضایی کشور

ضمن تبریک روز قوه قضایی برآن شدیم تا مقاله ای درباره مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت ارتباط با ارباب رجوع ( نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری ) در نظام قضایی کشور منتشر نماییم.

کشورهای مختلف، نظام قضایی متفاوتی دارند اما هدف اصلی و مشترک تمام آنها همان حل اختلافات و  برقراری عدالت می باشد. در نتیجه آنها از روند های مشابهی تبعیت می نمایند. پیگیری روند پرونده ها، ثبت شکایات، احضار خوانده، خواهان و شاهد، اطلاع از پیشینه افراد و نتایج پرونده ها جهت تجدید نظر و … مراحل کار تمام دادگاه ها می باشد.

با توجه به پیشرفت های تکنولوژی در دنیای امروز، تبدیل سیستم قدیمی و پر از پرونده های کاغذی به سیستم الکترونیکی مدرن از طرح های بزرگ و مهم دستگاه قضایی می باشد. امروزه آمادگی الکترونیکی مردم و ارتقای سطح دسترسی آنان به امکانات و تسهیلات فناوری اطلاعات و ارتباطات نسبت به گذشته، تعداد مراجعات حضوری مردم به مراجع قضایی و زمان رسیدگی به پرونده ها را کاهش و صدور رأی نهایی را آسان تر کرده است.

یکی از گزینه های قدرتمندی که در این حیطه می تواند به نظام قضایی کمک کند نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری ( CRM ) می باشد. با استفاده از نرم افزار crm ، تمامی افراد مرتبط با پرونده های قضایی از جمله قضات، کادر اداری و مراجعه کنندگان می توانند بر اساس نیازشان به سطوح مختلف این سیستم دسترسی داشته باشند. این سیستم می تواند تمام مراحل قضایی، از زمان ثبت شکوائیه و دادخواست تا صدور رأی، را تحت پوشش قرار دهد. در حقیقت این نرم افزار می تواند نیازهای یک نظام قضایی را تا حد بسیار زیادی برآورده سازد.

جهت ارائه توضیحات بیشتر در مورد مطالب فوق، در ادامه تحقیق موردی در مورد بخش بازرگانی دادگاه عالی مالاوی توضیح داده شده است:

پروفایل مراجعان

دادگاه عالی مالاوی، بخش بازرگانی را در سال ۲۰۰۷ راه اندازی کرد تا تضمین کند که اختلافات تجاری در مالاوی به سرعت حل خواهد شد. اهداف دادگاه بازرگانی به شرح زیر می باشد:

• بررسی احکام نحوه روند کار (احکام طرزالعمل) جهت اعمال برای پروند های بازرگانی و افزایش نقش دادگاه های حل و فصل دعاوی کوچک،
• انتشار اطلاعات در چارچوب حقوقی و قانونی برای فعالیتهای تجاری و بازرگانی؛ و
• بررسی، و در صورت لزوم اصلاح، قوانین مرتبط با فعالیت های تجاری و بازرگانی.

وضعیت سیستم

به دلیل نیاز به حل سریع اختلافات تجاری، بخش بازرگانی دادگاه عالی تلاش می کند تا هرچه سریعتر تمام اسناد، اوراق استشهاد و سایر مدارک ارائه شده از سوی طرفین دعوی در پرونده های تشکیل شده را پیگیری کند. ثبت اسناد بر روی فرم های کاغذی باعث می شود تا روند پیگیری شواهد و مدارک وقت گیر شود، همچنین کارمندان را با چالش بزرگ برنامه ریزی برای پرونده ها مواجهه می کند. این چالش به جایی رسیده بود که پیگیری پرونده ها سالها طول می کشید و اجرای عدالت در میان شهروندان به تاخیر می افتاد.

راه حل

بخش بازرگانی دادگاه عالی پس از انجام بررسی های لازم در سال ۲۰۱۵، یکی از شرکت های توسعه اپلیکیشن در آفریقا که پروژه های عظیمی در بخش دولتی انجام داده است را انتخاب کردند تا نیازهای بخش بازرگانی را مورد توجه قرار داده و راه حل مناسبی به آنها ارائه دهد. این شرکت مطالعه کامل و دقیقی در مورد روندها، چالش ها و احتیاجات این دادگاه انجام داده و با استفاده از نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری و نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی، گردش کار پردازش مدیریت پرونده سفارشی ایجاد کرد. ویژگی های اصلی این راه حل به شرح زیر می باشد:

• تبدیل تمام اسناد مرتبط با پرونده به نسخه های الکترونیکی
• تبادل ایمیل بین دادگاه و طرفین دعوی
• دسترسی عمومی به رأی دادگاه
• روند تشکیل پرونده آسان و کارآمد

تکنولوژی ها

مدیریت ارتباط با مشتری راه حلی برای نظام قضایی کشور

مزایا:

استقرار راه حل های سفارشی توسعه یافته این امکان را برای دادگاه فراهم کرد تا بصورت موثرتری پاسخگوی نیازهای مراجعه کنندگان باشد و اثربخشی سیستم قضایی را ترویج دهد. این راه حل به بخش بازرگانی دادگاه عالی کمک می کند تا به وظایف خود در مورد تفسیر قوانین مالاوی، بهبود بهره وری و دسترسی به اطلاعات عمل کند.

ویژگی های کلیدی نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری: ارتقاء بهره وری

• ارتقاء مدیریت پرونده: پرونده ها با استفاده از گردش کارهای سفارشی سازی شده، با سهولت بیشتری پیگیری می شدند.
• افزایش بهره وری قضایی و دسترسی به اطلاعات: با کاهش مدت زمان تشکیل پرونده، شنیدن اظهارات و تصمیم گیری در مورد پرونده ها، نظام قضایی موثر تر و کارآمدتر شد.
• حذف تشریفات اداری سنتی: دور ماندن از کاغذ بازی بیش از حد و فرآیندهای دستی، استفاده از کاغذ را تا جای ممکن کاهش داده، در زمان و هزینه قضایی صرفه جویی کرد.
• کاهش زمان پردازش و جستجوی اطلاعات: دسترسی به اطلاعات از طریق فرم های الکترونیکی، زمان مورد نیاز برای پردازش و جستجوی اطلاعات را کاهش داد.
• دسترسی آنلاین به رأی دادگاه: قوه قضائیه با ایجاد دسترسی عمومی به رأی ها، سطح شفافیت در تصمیم گیری ها را افزایش داد.
• زمان کوتاه تر در حل پرونده ها: زمان مورد نیاز برای تصمیم گیری در مورد یک پرونده تا حد زیادی کاهش یافته و اهداف دادگاه عالی مالاوی جهت اطمینان از حل سریع اختلافات تجاری محقق شد.