فهرست محتوا
نرم افزارهای دورکاری در چند سال گذشته از نظر تعداد و کیفیت، درگیر به‌روز رسانی‌های زیادی بوده‌اند. از طرفی تقاضا برای ابزارهای کار از راه دور نیز افزایش یافته؛ چرا که با نرم افزارهای دورکاری، می‌توان توانایی تیم خود را برای همکاری و برقراری ارتباط، بدون توجه به اینکه در کجای جهان هستند، به طرز چشمگیری بهبود بخشید.
البته کار از راه دور معمولاً به تجهیزات ضروری مانند رایانه یا لپتاپ قابل اعتماد، اتصال به اینترنت پایدار، هدست یا هدفون با میکروفون برای برقراری ارتباط واضح، وب‌کم برای کنفرانس ویدیویی و یک نرم افزار دورکاری جامع نیاز دارد.
نرم افزار دورکاری به کارکنان از راه دور این اجازه را می‌دهد تا در فایل‌های به اشتراک گذاشته شده مشارکت کنند تا همچنان بتوانند با یک تیم در زمان واقعی کار کنند. نرم افزارهای دورکاری محبوب و جهانی عبارتند از Google Drive، Microsoft Teams ،Trello و صد البته نرم افزار CRM.
اما بازگردیم به شروع این انقلاب در کسب و کارها و کرونا!
انقلاب دورکاری با کرونا
شیوع ویروس کرونا تأثیرات عمیقی بر روش‌های کاری گذاشت. بسیاری از شرکت‌ها، به ویژه در حوزه فناوری، برای حفظ سلامتی کارکنان و جلوگیری از توقف فعالیت‌های تجاری، به سرعت سیاست‌های دورکاری را پیاده‌سازی کردند. از جمله این شرکت‌ها می‌توان به توئیتر، اپل، مایکروسافت، گوگل و ناسا اشاره کرد. این تغییرات نه تنها موجب حفظ سلامت کارکنان شد، بلکه سازمان‌ها را به سوی بهره‌گیری از فرصت‌های جدید در زمینه همکاری‌های دیجیتالی سوق داد.
Covid-19 و یا همان کرونا ویروس می‌تواند انقلاب بزرگی در امر دور کاری و انجام امور تجاری در خانه به وجود آورد؛ آیا ما آماده ی این تغییرات هستیم؟
چالش جدیدی که این روزها دنیای اقتصاد را در سطح جهانی درگیر خود ساخته و غریب به اتفاق تمامی کسب و کارها را به طور مسقیم و یا غیر مستقیم تحت تأثیر خود قرار داده است، ویروس کرونا است.
آمار و ارقام مربوط به مبتلایان که روز به روز رو به فزونی است و متأسفانه به طور نگران کننده ای در کشورمان فراگیر شده است؛ باعث گردیده که علاوه بر دعوت مسئولین و کادر پزشکی از مردم برای ماندن در خانه، عموم مردم نیز برای حفظ سلامتی شان و در امان ماندن از این ویروس کشنده، خود را در خانه قرنطینه کنند.
اما همان طور که می دانیم شرایط سخت اقتصادی کشور به گونه ای است که بسیاری از صاحبان مشاغل را به این فکر وا داشته که این تهدید را به چشم یک فرصت دیده و در صورت امکان، تمام و یا بخشی از امور شغلی خود را به منزل شخصی شان انتقال دهند.
در مقاله مزایا و معایب دورکاری همه جوانب دورکاری از فواید تا معایب آن را برای سازمان، پرسنل و اجتماع بررسی کریم. اما در این روزهای پر تلاطم کشورهای دارای اقتصاد قدرتمند نیز در وهله ی اول برای مقابله با به خطر افتادن سلامت افراد و پس از آن جلوگیری از توقف و یا اختلال در کسب و کارها و امور آموزشی، از کارمندان خود خواسته اند تا اطلاع ثانوی، وظایف خود را در خانه انجام دهند. از جمله شرکت های بزرگی که می توان از آن ها نام برد: توئیتر، اپل، ماکروسافت، گوگل، ناسا و غیره هستند که با مبتلا شدن برخی از کارمندان شان به این ویروس، دست به تدوین سیاست های اجباری دورکاری زدند.
تعریف دورکاری (Teleworking یا Telecommuting)
شعار ما در مجله کسب و کار پارس ویتایگر، کمک به رشد و ارتقا با ارائه محتوای مفید درباره کسب و کار ها است. برای این منظور از منابع معتبر خارجی که در حوزه تکنولوژی و سازمانی، فعال هستند برای تولید محتوا و ارائه آن به شما کاربران محترم استفاده می‌کنیم.
دورکاری به معنای انجام وظایف شغلی از راه دور و با استفاده از فناوری‌های مدرن است. این روش به کارکنان اجازه می‌دهد تا وظایف خود را به‌صورت انعطاف‌پذیر و از هر مکانی انجام دهند، چه در خانه، چه در یک کافه محلی با اینترنت.
به عبارت دیگر، برخلاف مشاغل سنتی که زمان‌محور بودند، دورکاری نتیجه‌محور است. افراد می‌توانند به‌جای حضور فیزیکی در دفتر، وظایف خود را از راه دور و با استفاده از ابزارهای دیجیتال انجام دهند.
انجمن بین المللی دورکاری (ITAC)، دورکاری را نوعی آرایش کاری تعریف می کند که طی آن کارمندان به شکل انعطاف پذیر از نظر زمان (پاره وقت یا تمام وقت) و از نظر مکان (خانه، مراکز راه دور و یا به شکل سیار) به انجام وظایف و امور محوله می پردازند.
به بیان ساده تر دور کاری و یا انجام کار از راه دور، فعالیت های کاری است که با استفاده از فناوری و ارتباطات مدرن در خانه و یا محل دیگری غیر از فضا و یا دفتر کار به منظور در ارتباط باقی ماندن با کارفرما و یا کسب و کارتان است. در واقع این روش انجام کار به فرد اجازه می دهد وظایف خود را نه تنها در خانه ی شخصی خود، بلکه در یک کافه ی محلی که از شبکه ی اینترنت برخوردار است و یا در یک مرکز کار محلی به صورت نیمه وقت و یا تمام وقت انجام دهد.
با توجه به تعریف دورکاری، این گونه می توان اذعان داشت که این شیوه ی کاری بر خلاف مشاغل در عصر صنعتی که “زمان محور” بودند، “نتیجه محور” هستند. در ادامه این برگ از نرم افزار CRM بسترهای سخت افزاری و نرم افزاری رایگان یا تجاری برای دورکاری پرسنل معرفی می کنیم. پس ادامه پارس ویتایگر را حتما دنبال کنید.
بسترهای لازم جهت دورکاری
به طور کلی برای این که یک فرد به عنوان یک کارمند دورکار کارآمد عمل کند، می بایست از تجهیزات و فناوری های زیر برخوردار باشد:
- رایانه
- آدرس ایمیل
- گوشی هوشمند
اما سازمان ها به چه بسترهای سخت افزاری برای همکاری با پرسنل بصورت دورکاری لازم دارند؟
مرکز تلفنی VoIP
برای انتقال تماس روی رایانه و یا گوشی هوشمند فرد دورکار از طریق اینترنت
شبکه متصل به اینترنت
جهت دسترسی به اطلاعات و ارتباطات بین سازمان و فرد دورکار
معرفی 31 نرم افزار دورکاری
قبلا در مقاله 21 نرم افزار اداری مهم برای سازمان‌ها ابزارهای کاربردی و مورد نیاز شرکت ها و سازمان ها را به شما معرفی کردیم. در این بخش از مقاله، 31 نرم افزار برای دورکاری را به شما معرفی خواهیم کرد.
بهترین نرم افزارهای دورکاری
- نرم افزار 3CX Phone یا Zoiper Free جهت اتصال به مرکز تلفنی
- نرم افزار AnyDesk جهت ریموت و کنترل کامپیوتر از راه دور
- ابزار آنلاین Google Docs برای ویرایش و به اشتراک گذاری اسناد
- ابزار Google Drive جهت ذخیره سازی فایل ها
- نرم افزار Output Messenger یا ابزار فارسی nested جهت گفتگوی درون سازمانی
- ابزار Google Calendar جهت سازماندهی امور
- نرم افزار Google Hangouts یا Skype برای مکالمه صوتی، تصویری یا ویدئو کنفرانس
- ابزارهای Trello، ASana، Peygir یا Taskulu برای مدیریت پروژه
- اسکای روم یا ایسمینار برای ایجاد وبینارهای آموزشی درون سازمانی
- ابزار آنلاین minit برای مدیریت زمان
- نرم افزار CRM ابزاری که اکثر قابلیت های 10 نرم افزار بالا را بصورت یکپارچه همراه با گزارش ساز و داشبورد مدیریتی برای نظارت روی انجام امور دارد.
- Slack: برای چت گروهی و همکاری آنلاین با قابلیت یکپارچه‌سازی با ابزارهای مختلف.
- Zoom: برای برگزاری جلسات ویدیویی، کنفرانس‌ها و وبینارها.
- Notion: برای مدیریت پروژه، سازماندهی اطلاعات و همکاری تیمی در یک محیط جامع.
- Basecamp: ابزار مدیریت پروژه با قابلیت اشتراک‌گذاری فایل‌ها، چت گروهی و ردیابی وظایف.
- Dropbox: فضای ابری برای ذخیره‌سازی و اشتراک‌گذاری فایل‌ها.
- Airtable: برای مدیریت داده‌ها و پروژه‌ها با قابلیت‌های پیشرفته جداول و داشبوردها.
- Monday.com: نرم‌افزار مدیریت پروژه و تیم با قابلیت‌های گسترده برای پیگیری وظایف و زمان‌بندی.
- ClickUp: یک ابزار همه‌کاره برای مدیریت وظایف، پیگیری پروژه‌ها و همکاری.
- ZoomShift: برای مدیریت شیفت‌های کاری و برنامه‌ریزی کارکنان.
- Hubstaff: برای پیگیری زمان کار و بهره‌وری کارمندان دورکار.
- Time Doctor: نرم‌افزار ردیابی زمان و بهره‌وری که به کارفرمایان امکان پیگیری فعالیت‌های کارکنان دورکار را می‌دهد.
- Toggl Track: برای پیگیری زمان کار بر روی پروژه‌ها و ارائه گزارش‌های دقیق.
- TeamViewer: نرم‌افزار دسترسی از راه دور به کامپیوتر و حل مشکلات فنی.
- ProofHub: برای مدیریت پروژه‌ها و همکاری تیمی با ابزارهایی برای پیگیری وظایف و گفتگو.
- GitHub: برای مدیریت کدها و پروژه‌های توسعه نرم‌افزار.
- Miro: یک بورد تعاملی برای برگزاری جلسات، ایده‌پردازی و طراحی.
- Wrike: برای مدیریت پروژه، همکاری تیمی و بهینه‌سازی فرآیندها.
- Flock: ابزار ارتباطی برای پیام‌رسانی فوری و همکاری تیمی.
- Zoho Projects: یک پلتفرم جامع برای مدیریت پروژه‌ها و همکاری.
- PARSVT: برای مدیریت پروژه، ارتباطات تیمی و CRM.
چطور با نرم افزار CRM بهره وری دورکاران را افزایش دهیم؟
این روزها با شیوع بالای کرونا برخی کسب‌وکارها از حضور فیزیکی در محل کار خودداری می‌کنند و به سمت دورکاری تمایل پیدا کرده اند. البته قبل از این روزها هم کسب‌وکارهای بسیاری بوده‌اند که بسته به شرایط، دورکاری را انتخاب کرده‌اند. در این زمان استفاده از نرم افزار دورکاری در کرونا بهترین انتخاب است.
ما در این مقاله مزایا و معایب دورکاری پرسنل را بررسی کردیم و همچنین در مقاله نرم افزارهای دورکاری نیز به معرفی بهترین نرم افزارهای کاربردی برای دوران دورکاری پرداختیم. در این مقاله از پارس ویتایگر راهکارهای عملی برای افزایش بهره وری پرسنل دورکار را معرفی و توضیح می دهیم.
شرایطی که در دوران دورکاری تجربه می‌کنید شاید برایتان جالب باشد، آن هم با وجود همکاران جدید! فرزندان بازیگوش و پر شیطنتتان. نکته مثبتی که در این دورکاری‌ها وجود دارد، صرفه‌جویی در زمانی است که منتظر رسیدن مترو و اتوبوس هستید، یا زمانی که صرف رفت‌وآمدتان می‌شود. البته رفاه و آرامشی که در خانه دارید موردی قابل ملاحظه است.
حقیقت این است که دفتر خانگی محیطی فوق‌العاده است و همکاران جدید هم دوست‌داشتنی هستند، اما بیاید با هم رو راست باشیم. محل کار جدیدی که با سلایق شخصی ما مطابقت دارد و وجود همکاران جدیدی که در واقع فرزندانمان هستند، می‌تواند کار در خانه را طاقت‌فرسا کند. افزایش بهره‌وری در ساعات کاری و تمرکز روی کار امری دشوار است و اکثراً افراد مجبور هستند در ساعات اولیه روز یا آخر شب وظایف خود را انجام دهند. بدون ابزار مناسب نمی‌توانید بین کار و زندگی شخصی تعادل ایجاد کنید.
سازماندهی شرایط با نرم‌افزار دورکاری
شعار ما در مجله کسب و کار پارس ویتایگر، کمک به رشد و ارتقا با ارائه محتوای مفید درباره کسب و کار ها است. برای این منظور از منابع معتبر خارجی که در حوزه تکنولوژی و سازمانی، فعال هستند برای تولید محتوا و ارائه آن به شما کاربران محترم استفاده می‌کنیم.
خوشبختانه نرم‌افزار دورکاری، به شما و کارمندان دورکار‌تان کمک می‌کند تا انجام امور برایتان راحت و حتی سریع‌تر شود. اگر در خانه کار می‌کنید و هم زمان از فرزندانتان هم نگهداری می‌کنید، به مزایای نرم‌افزار ارتباط با مشتری پارس ویتایگر دقت کنید:
دسترسی به اطلاعات بدون محدودیت زمانی و مکانی
کارمندان شما می‌توانند اطلاعات لازم برای انجام کارها و پیگیری فعالیت‌هایشان را از هر نقطه‌ای در دنیا و در هرزمانی مدیریت کنند. در این حال فقط کافی است به اینترنت دسترسی داشته باشند و با دستگاهی مانند لپتاپ وارد سیستم CRM سازمانتان شوند. با این روش همه کارمندان با رعایت حق دسترسی به اطلاعات مربوطه دسترسی دارند و می‌توانند اطلاعات مشتریان، لیست وظایف اختصاص‌یافته، سوابق فعالیت‌ها و مستندات مربوط به خودشان را ببینند.
همه موارد مهم را در کنار هم ببینید!
در شرایط عادی به خاطر سپردن وظایف در یک روز کاری نیاز به حافظه قوی دارد، این مسئله زمانی حادتر می‌شود که حواس‌پرتی‌های جدیدی هم به محیط کارتان اضافه شده باشد! شرکت در جلسه‌های روزانه سازمانتان، پیگیری سرنخ‌های فروش، انجام وظایف روزانه و رسیدگی به درخواست‌های همکاران، همه کارهایی است که در طول یک روز کاری باید مدیریت کنید. تقویم نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری همانند یک دستیار شخصی عمل می‌کند و همه کارهای روزانه شما را در یک صفحه نشان می‌دهد در نتیجه می‌توانید روی موارد مهم‌تر تمرکز کنید.
همکاری گروهی از راه دور
در زمان دورکاری شرایطی پیش می‌آید که همکاری گروهی کارمندان برای انجام یک پروژه لازم است. اطلاع از فعالیت‌های انجام شده توسط همکاران و مشاهده خروجی‌های همدیگر یک بخش مهم از فرایند انجام کار است. وجود نرم‌افزار دورکاری در این شرایط امکان مشاهده فعالیت‌های همکاران، بیان نظرات در رابطه با موضوعات مشترک کاری، اراجاع کارها و سایر فعالیت‌هایی که به عملکرد بهتر در پروژه‌های گروهی منجر می‌شود، را فراهم می‌کند.
ایمل هایتان را در صندوق ورودی ایمیل مدیریت کنید.
ایمیل‌های مشتریان در طول روز در صندوق پیام شخصی و گروهی باقی می‌مانند. از دست دادن ایمیل‌های مهم و فراموش کردن پیگیری مشتریان حتی بدون وجود حواس‌پرتی هم امر آسانی نیست، حالا شرایط خانه و حواس‌پرتی‌های موجود در منزل را هم در نظر بگیرید! صندوق ورودی ایمیلتان را با خودکار سازی می‌توانید روی نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری دورکاری همگام کنید تا ایمیل‌های جدید وارد صندوق ورودی شرکت شوند.
البته برای این اتصال ایمیل با نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری مزایا دیگری هم وجود دارد که در لیست زیر به آن‌ها اشاره کرده‌ایم:
- ایمیل‌ها به‌طور خودکار به اطلاعات مشتری لینک می‌شوند و در پرونده مشتری ذخیره می‌شوند.
- با تقسیم‌بندی ایمیل‌های دریافتی و نشانه‌گذاری ایمیل‌های خوانده‌شده می‌توانید تمرکز بیشتری روی ایمیل‌های خوانده‌نشده داشته باشید.
- صفحه خلاصه اعمال مشتری را چک کنید و بررسی کنید که آیا همکارتان به ایمیل مشتری پاسخ داده یا خیر.
- نرم‌افزار به‌طور خودکار، گزارش جدیدی از ایمیل‌ها ایجاد می‌کند.
- ارسال ایمیل های خودکار ماننده یادآوری پرداخت و…
تقویم CRM را با تقویم گوگل همگام‌سازی کنید و برنامه‌ریزی کنید!
با مدیریت زمان می‌توانید بهره‌وری خود را افزایش دهید. هنگامی‌که به‌طور هم‌زمان درگیر کار و خانواده هستید، با چالش‌های متفاوتی روبرو هستید. نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری دورکاری، برنامه‌ریزی شما و تیمتان را سازماندهی می‌کند. با استفاده از تقویم، کنترل وظایف و رویدادها را حتی زمانی که حواس‌پرتی‌های متعددی دارید به دست می‌گیرید.
برخی از فواید همگام‌سازی تقویم گوگل با CRM:
- همگام‌سازی تقویم‌ها را به یکدیگر پیوند می‌دهد.
- می‌توانید برنامه‌ریزی کل تیم را در یک صفحه منسجم مشاهده کنید.
- پارس ویتایگر قبل از شروع یک رویداد یا وظیفه شما را مطلع می‌کند.
- با پاپ آپ یادآوری، رویدادها را یادآوری می‌کند، درنتیجه هیچ موردی را فراموش نخواهید کرد.
- اعضای تیم شما می‌توانند به‌طور مستقیم درباره یک رویداد یا وظیفه نظر بدهند و درنتیجه حتی از راه دور همکاری و کارآمدی بیشتری خواهید داشت.
گزارش‌گیری مدیران از فعالیت‌های انجام‌شده توسط کارکنان
در شرایط دورکاری نظارت مدیران بر فعالیت‌های کارمندان و میزان فروش آن‌ها ممکن است یک معضل باشد. کارمندان با به‌کارگیری CRM دورکاری می‌توانند اطلاعات پروژه‌ها و تعاملات مرتبط با مشتریان و فعالیت‌های خود را در نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری دورکار ثبت کنند و با یکدیگر به اشتراک بگذارند. مدیران هم در پایان روز می‌توانند به‌سادگی گزارش عملکرد روزانه تهیه کنند یا به طور هفتگی و ماهانه گزارش‌هایی را با دید 360 درجه از عملکرد و فروش کارمندان تهیه کنند. قابلیت‌های تعاملی نرم‌افزار، به مدیران این امکان را می‌دهد تا در مورد فعالیت‌های افراد به آن‌ها بازخورد بدهند.
خودکارسازی کنید
کارایی مهم‌ترین موضوع در کار است و هنگامی‌که والدین زمانی را برای انجام وظایف پیدا می‌کنند باید مطمئن شوند که کار تکراری انجام نمی‌دهند. گردش کار با خودکار سازی کارها، کسب‌وکار شما را راحت می‌کند و کارایی تیم شما را افزایش می‌دهد.
مواردی که می‌توانید گردش کار را روی آن‌ها اعمال کنید: ارسال ایمیل، ایجاد وظایف، به‌روزرسانی‌ها، ارسال پیامک، گزارش گیری خودکار و… همه جز وظایفی هستند که تحت شرایطی که مشخص می کنید، می‌توانند اجرا شوند.
بهره‌گیری حداکثری از فرصت‌های بازار
در این شرایط اقتصادی برخی کسب‌وکارها با کاهش تقاضا مواجهه شده‌اند، با حرکت هوشمندتر می‌توان از این فرصت‌های بازار بالاترین بهره را برد. آنلاین سازی کسب‌وکار و استفاده از نرم‌افزار CRM برای مکانیزه سازی فرایندهای فروش می‌تواند در این شرایط بهترین انتخاب باشد. در این صورت مطمئن خواهید بود که کارها به‌درستی انجام می‌شوند و با پیگیری‌های به‌موقع از فرصت‌های بازار می‌توان حداکثر بهره‌برداری را داشت.
توصیه‌های مهم برای کاربران نرم‌افزار دورکاری
اگر شما هم جز افرادی هستید که به دورکاری رفته‌اید یا قصد رفتن به دورکاری را دارید بهتر است نگرانی‌هایتان را کنار بگذارید. با وجود نرم‌افزار دورکاری یا مدیریت ارتباط با مشتری پارس ویتایگر می‌توانید از لحظات بودن در کنار خانواده و فرزندتان لذت ببرید. این نرم‌افزار با فراهم آوردن یک داشبورد مجتمع دید جامع به روند کاریتان را فراهم می‌کند. در کنار آن با خودکار سازی یکسری فرایندها می‌توانید ارتباط تان را با مشتری بهینه کنید. نرم افزار CRM پارس ویتایگر تمام این مزایا را برای شما فراهم می کند، برای مشاهده دمو نرم افزار CRM پارس ویتایگر کلیک کنید.
بهترین نرم افزار دورکاری پرسنل: نرم‌افزار CRM همه‌کاره برای دورکاری
نرم‌افزار CRM ابزاری همه‌کاره است که بسیاری از قابلیت‌های ابزارهای دیگر را یکجا دارد. این نرم‌افزار با گزارش‌سازها و داشبوردهای مدیریتی خود، به شما امکان می‌دهد تا به‌طور دقیق نظارت کنید و اطمینان حاصل کنید که تیم شما بهره‌وری لازم را دارد.
بسیاری از مدیران در پی دورکاری نسبت به کم کاری کارمندان و کاهش مشتریان و فروششان نگران هستند و به دنبال راهکاری هستند تا در عین حفظ کارایی بتوانند از فرصت های فروش در دوران کرونا هم بهره ببرند. در این راستا ما نرم افزار دورکاری CRM را به شما معرفی می کنیم. در این راستا مشاهده ویدئو زیر خالی از لطف نیست:
در ادامه امکانات مهم نرم افزار CRM پارس ویتایگر برای دورکاری را مورد بررسی قرار خواهیم داد:
- پرونده مشتریان
- چت درون سازمانی و امکان منشن (شبکه اجتماعی اختصاصی)
- مدیریت اسناد
- مدیریت پروژه
- یادداشت‌های عمومی در پرونده مشتری یا شخصی
- تقویم کاری با قابلیت کنترل وظایف و رویدادها
- مکاتبات سازمانی
- ارجاع کارها
- تعیین سطح دسترسی به اطلاعات و اسناد
- اتصال به سامانه پیام کوتاه، ایمیل و فکس برای ارسال
- دریافت و نمایش ایمیل و اس ام اس
- ارسال اطلاعیه به پرسنل
- اتصال به مرکز تلفنی برای ضبط و نمایش تماس گیرنده
- ساخت خودکار PDF برای ایجاد اسناد الکترونیکی
- خودکارساز کارها با گردش کار
- گزارش ساز برای نظارت روی پرسنل
- سیستم پرسش و پاسخ جهت آموزش های درون سازمانی
- و…