تعریف بهره وری سازمان چیست؟ عوامل اثرگذار در افزایش بهره وری سازمان کدامند؟

افزایش بهره وری سازمانی، هدفی است که بسیاری از کسب و کارها به دنبال آن هستند. با ارتقای

تعریف بهره وری سازمان چیست؟ عوامل اثرگذار در افزایش بهره وری سازمان کدامند؟

مدیریت و رهبری کسب و کار حمید ربیعی

افزایش بهره وری سازمانی، هدفی است که بسیاری از کسب و کارها به دنبال آن هستند. با ارتقای بهره وری، می توان به نتایج بهتری دست یافت، در زمان و منابع صرفه جویی کرد و به طور کلی، عملکرد سازمان را بهبود بخشید.

در اینجا 45 راهکار برای افزایش بهره وری سازمان ارائه شده است که به دسته بندی های مختلف تقسیم می شوند.

تعریف افزایش بهره وری در سازمان

افزایش بهره‌وری در سازمان به معنای استفاده ی بهینه از منابع برای دست یافتن به نتایج بهتر با تلاش و صرف زمان کمتر است. به عبارت دیگر، در سازمانی که بهره وری بالایی دارد، نسبت خروجی به ورودی (مانند نسبت تولید به مواد اولیه یا نسبت فروش به نیروی کار) بیشتر است.

این امر به معنای کاهش هزینه ها، افزایش سودآوری، ارتقای کیفیت محصولات یا خدمات و در نهایت، افزایش رضایت مشتریان خواهد بود. به طور خلاصه، افزایش بهره وری در سازمان را می توان به صورت زیر تعریف کرد:

  • انجام کارهای بیشتر با منابع کمتر
  • کاهش ضایعات و اتلاف وقت
  • بهبود فرآیندها و روش های انجام کار
  • استفاده ی موثر از فناوری
  • ایجاد انگیزه و تعهد در بین کارکنان
  • تمرکز بر نتایج و اهداف

مزایای افزایش بهره وری در سازمان

1- کاهش هزینه ها: با استفاده ی کارآمدتر از منابع، می توان هزینه‌های تولید، بازاریابی و سایر هزینه های عملیاتی را کاهش داد.

آیا تمایل دارید بصورت رایگان از نرم افزار CRM استفاده نمایید؟ استفاده از نرم افزار CRM بصورت رایگان

2- افزایش سود: با کاهش هزینه ها و افزایش تولید، سودآوری سازمان نیز افزایش می یابد.

3- بهبود کیفیت محصولات یا خدمات: با تمرکز بر کارایی و اثربخشی، می توان کیفیت محصولات یا خدمات ارائه شده را ارتقا داد.

4- افزایش رضایت مشتریان: ارائه محصولات یا خدمات با کیفیت بالا و قیمت مناسب، به افزایش رضایت مشتریان و وفاداری آنها منجر می شود.

5- افزایش روحیه کارکنان: کار در سازمانی که کارآمد و اثربخش است، می تواند انگیزه و روحیه کارکنان را افزایش دهد.

6- مزیت رقابتی: در دنیای رقابتی امروز، سازمان هایی که بهره وری بالاتری دارند، از مزیت رقابتی قابل توجهی برخوردار خواهند بود.

وقت آن رسیده است تا کسب و کارتان را متحول کنید. دانلود رایگان کتاب 103 مزیت نرم افزار CRM در کسب و کار

موانع افزایش بهره وری

  • مدیریت ضعیف: فقدان رهبری قوی، برنامه ریزی ضعیف و عدم وجود انگیزه در بین مدیران می تواند مانع افزایش بهره وری شود.
  • کارکنان کم انگیزه یا فاقد مهارت: کارکنانی که آموزش کافی ندیده اند، از مهارت های لازم برخوردار نیستند یا انگیزه کافی برای کار ندارند، می توانند بهره وری را کاهش دهند.
  • فناوری قدیمی یا نامناسب: استفاده از فناوری قدیمی یا نامناسب می تواند منجر به ناکارآمدی و اتلاف وقت شود.
  • فرآیندهای پیچیده یا غیرضروری: وجود فرآیندهای پیچیده یا غیرضروری می تواند سرعت کار را کاهش دهد و ضایعات را افزایش دهد.
  • فرهنگ سازمانی منفی: فرهنگی که بر عدم همکاری، نوآوری و تعهد به کیفیت تمرکز دارد، می تواند مانع افزایش بهره وری شود.

معیارهای سنجش بهره وری

برای سنجش و اندازه گیری بهره وری سازمان می توان از معیارهای مختلفی استفاده کرد. برخی از رایج ترین معیارها عبارتند از:

1- نسبت تولید به نهاده

این نسبت نشان می دهد که به ازای هر واحد ورودی (مانند نیروی کار، مواد اولیه یا سرمایه)، چه مقدار خروجی (مانند محصول یا خدمات) تولید می شود.

2- میانگین زمان انجام کار

این معیار نشان می دهد که به طور متوسط چقدر طول می کشد تا یک کار خاص انجام شود.

3- نرخ ضایعات

این نرخ نشان می دهد که چه درصدی از محصولات یا خدمات تولید شده به دلیل نقص یا ایرادات قابل استفاده نیستند.

4- نرخ رضایت مشتری

این نرخ نشان می دهد که چه درصدی از مشتریان از محصولات یا خدمات ارائه شده راضی هستند.

5- نرخ حفظ مشتری

این نرخ نشان می دهد که چه درصدی از مشتریان به طور مداوم از سازمان خرید می کنند.

مرتبط:

عوامل موثر بر افزایش بهره وری در سازمان

  • مدیریت: رهبری قوی، برنامه ریزی دقیق، سازماندهی مناسب و انگیزه ی مدیران نقش کلیدی در افزایش بهره وری دارند.
  • کارکنان: تعهد، مهارت، دانش، انگیزه و همکاری کارکنان از عوامل مهم موثر بر بهره وری هستند.
  • فناوری: استفاده از فناوری های نوین می تواند به خودکارسازی وظایف، بهبود ارتباطات، تسهیل تصمیم گیری و افزایش کارایی فرآیندها کمک کند.
  • فرآیندها: وجود فرآیندهای کارآمد و بدون ضایعات می تواند سرعت انجام کار را افزایش دهد و از اتلاف وقت و منابع جلوگیری کند.
  • فرهنگ سازمانی: فرهنگی که بر نوآوری، همکاری، تعهد به کیفیت، احترام و قدردانی از کارکنان تمرکز دارد، می تواند بستر مناسبی برای افزایش بهره وری فراهم کند.

مرتبط:

راهکارهای افزایش بهره وری در سازمان

با توجه به موارد بالا در ادامه مجله کسب و کار پارس ویتایگر، راهکارهای افزایش بهره وری سازمانی با توجه به نقش های تاثیر گذار حول یک سازمان بررسی می‌شود:

نقش مدیریت و رهبری در بهره وری سازمان

رهبران نقش کلیدی در ایجاد یک فرهنگ سازمانی که بر بهره وری تمرکز دارد، ایفا می کنند.

1- تعیین اهداف واضح و قابل اندازه گیری: اولین قدم برای افزایش بهره وری، تعیین اهدافی است که مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و دارای زمان بندی مشخص (SMART) باشند.

2- ایجاد یک سیستم پاداش و قدردانی: تشویق و پاداش کارکنانی که عملکرد موفقی دارند، می تواند انگیزه ی آنها را برای افزایش تلاش و بهبود عملکردشان افزایش دهد.

3- ارتباطات شفاف و منظم: برقراری ارتباطات موثر بین مدیران و کارکنان و همچنین بین کارکنان در سطوح مختلف، می تواند به درک بهتر وظایف، هماهنگی و همکاری بیشتر و در نهایت، افزایش بهره وری منجر شود.

4- فرهنگ بازخورد: ارائه ی بازخورد منظم و سازنده به کارکنان می تواند به آنها در شناسایی نقاط قوت و ضعفشان و یافتن راه هایی برای بهبود عملکردشان کمک کند.

5- تفویض اختیار: اعتماد به کارکنان و دادن اختیار تصمیم گیری به آنها می تواند حس مسئولیت پذیری و انگیزه ی آنها را افزایش دهد.

6- رهبری توانمند باشید: الهام بخش و حامی کارکنان خود باشید و آنها را تشویق کنید تا بهترین عملکرد خود را ارائه دهند.

7- اختیارات را محدود به سرپرست ها نکنید: به کارکنان کوچک مجموعه خود نیز استقلال و اختیاراتی برای تصمیم گیری بدهید.

8- کار تیمی را تشویق کنید: محیطی را ایجاد کنید که در آن همکاری و کار تیمی مورد احترام و تشویق قرار گیرد.

9- وظایف را به طور واضح تعریف کنید: وظایف و مسئولیت ها را به طور واضح به کارکنان خود محول کنید.

10- از ابزارها و فناوری های مناسب استفاده کنید: از فناوری و ابزارهای نوین برای خودکارسازی وظایف و ساده تر کردن فرآیندها استفاده کنید.

11- مدیریت زمان را آموزش دهید: به کارکنان خود آموزش دهید تا زمان خود را به طور موثر مدیریت کنند و از تکنیک های مدیریت زمان مانند لیست کارها و تقویم استفاده کنند.

12- محدودیت های زمانی را تعیین کنید: برای وظایف، ضرب الاجل های واقع بینانه تعیین کنید.

13- موانع را از بین ببرید: موانعی را که مانع پیشرفت کارکنان می شوند، شناسایی و آنها را برطرف کنید.

14- بر روی وظایف اصلی تمرکز کنید: به کارکنان خود کمک کنید تا بر روی مهم ترین وظایف خود تمرکز کنند و از اتلاف وقت برای کارهای غیرضروری جلوگیری کنند.

تاثیر محیط کار بر بهره وری

15- فضای کاری ارگونومیک ایجاد کنید: فضایی را طراحی کنید که راحت، کاربردی و برای کارکنان الهام بخش باشد.

16- دسترسی به امکانات رفاهی را فراهم کنید: امکانات رفاهی مانند اتاق استراحت، آشپزخانه و فضای باز را برای کارکنان خود فراهم کنید.

17- محیطی آرام و بدون حواس پرتی ایجاد کنید: سر و صدا و سایر حواس پرتی ها را در محل کار به حداقل برسانید.

18- دسترسی به نور طبیعی را فراهم کنید: تا حد امکان از نور طبیعی در محل کار استفاده کنید.

19- کیفیت هوا را در داخل ساختمان حفظ کنید: تهویه مطبوع مناسب و گردش هوا را در محل کار خود فراهم کنید.

20- دمای مناسب را حفظ کنید: دمای مطلوب را در محل کار خود حفظ کنید.

نقش کارکنان در بهره وری سازمان

21- افراد مناسب را استخدام کنید: در استخدام افراد با استعداد و واجد شرایط دقت کنید.

22- فرصت های آموزشی و توسعه ارائه دهید: به کارکنان خود فرصت های یادگیری و ارتقای مهارت هایشان را بدهید.

23- برنامه های تشویقی سلامت ارائه دهید: برنامه هایی را برای تشویق کارکنان به داشتن سبک زندگی سالم ارائه دهید.

24- تعادل بین کار و زندگی را ترویج دهید: به کارکنان خود کمک کنید تا تعادل بین کار و زندگی خود را حفظ کنند.

25- به سلامت روان کارکنان توجه کنید: منابعی را برای حمایت از سلامت روان کارکنان خود ارائه دهید.

26- فرصت های پیشرفت شغلی را فراهم کنید: به کارکنان خود فرصت های پیشرفت و ارتقای شغلی ارائه دهید.

27- با کارکنان خود با احترام رفتار کنید: با همه کارکنان خود با احترام و شان رفتار کنید.

28- کارهای تیمی را رواج دهید: زمانی که همه کارکنان یک کار مشترک را برای یک نتیجه کلی انجام دهند راندمان بالاترین به شما می دهند.

29- تنوع و شمول را ترویج دهید: محیطی را ایجاد کنید که در آن همه افراد، صرف نظر از پیشینه یا باورهایشان، احساس ارزشمندی و احترام کنند.

30- بازخورد منظم ارائه دهید: به کارکنان خود بازخورد منظم و سازنده ارائه دهید.

31- از ایده ها و نظرات کارکنان استقبال کنید: از کارکنان خود تشویق کنید که ایده ها و نظرات خود را بیان کنند و به آنها گوش فرا دهید.

نقش فناوری در افزایش بهره وری

فناوری می‌تواند ابزاری قدرتمند برای افزایش بهره وری باشد. از فناوری می توان برای:

32- خودکارسازی وظایف

33- بهبود ارتباطات

34- تسهیل تصمیم گیری

35- جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده ها

36- ارائه آموزش و پشتیبانی به کارکنان

نقش فرآیندها در افزایش بهره وری

فرآیندهای کارآمد می توانند به طور قابل توجهی بر بهره وری تاثیر بگذارند.

37- فرآیندهای خود را به طور مرتب ارزیابی کنند.

38- مراحل غیرضروری را حذف کنند.

39- فرآیندها را ساده و کارآمدتر کنند.

40- از فناوری برای خودکارسازی فرآیندها استفاده کنند.

مرتبط:

نقش فرهنگ سازمانی در افزایش بهره وری

فرهنگ سازمانی قوی می تواند بستر مناسبی برای افزایش بهره وری فراهم کند. سازمان ها باید:

41- فرهنگی را ایجاد کنند که بر نوآوری، همکاری و تعهد به کیفیت تمرکز دارد.

42- به کارکنان خود انگیزه و قدرت تصمیم گیری بدهند.

43- به کارکنان خود فرصت های یادگیری و رشد ارائه دهند.

44- به سلامت و رفاه کارکنان خود توجه کنند.

45- محیطی را ایجاد کنند که در آن کارکنان احساس احترام و قدردانی کنند.

توجه: به یاد داشته باشید که افزایش بهره وری سازمانی یک فرآیند مداوم است. برای دستیابی به بهترین نتایج، باید به طور مرتب اقداماتی را برای ارزیابی و بهبود عملکرد خود انجام دهید.

علاوه بر راهکارهای ارائه شده در بالا، راهکارهای دیگری نیز وجود دارد که می توانید برای افزایش بهره وری سازمان خود از آنها استفاده کنید. 46امبن مورد برای بهره وری در سازمان که تمامی موارد قبلی را نیز به نوعی در بر می‌گیرد استفاده از CRM است.

افزایش بهره وری سازمان با CRM

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) می تواند ابزاری ارزشمند برای افزایش بهره وری سازمان باشد. CRM با سازماندهی اطلاعات مربوط به مشتریان و خودکارسازی وظایف، به کارکنان کمک می کند تا کارآمدتر عمل کنند. برخی از راه های خاص که CRM می تواند به افزایش بهره وری سازمان کمک کند عبارتند از:

  • کاهش زمان صرف شده برای وظایف دستی: راه اندازی نرم افزار CRM می تواند وظایف متعددی مانند ورود اطلاعات مشتری، پیگیری ایمیل و ایجاد گزارش را خودکار کند. این امر زمان کارکنان را آزاد می کند تا بر روی وظایف مهم تری مانند ایجاد روابط با مشتریان و فروش تمرکز کنند.
  • بهبود ارتباطات با مشتری: CRM یک مخزن مرکزی برای ذخیره تمام اطلاعات مربوط به مشتریان، از جمله اطلاعات تماس، تاریخچه خرید و تعاملات قبلی را فراهم می کند. این امر به کارکنان کمک می کند تا به سرعت و به آسانی به اطلاعات مورد نیاز خود برای ارائه خدمات بهتر به مشتریان دسترسی پیدا کنند.
  • افزایش نرخ تبدیل: استقرار نرم افزار CRM می تواند به شما کمک کند تا با ردیابی سرنخ ها و فرصت ها، نرخ تبدیل خود را افزایش دهید. همچنین می توانید از CRM برای ایجاد کمپین های بازاریابی هدفمند و شخصی سازی شده استفاده کنید که احتمال تبدیل شدن سرنخ ها به مشتری را افزایش می دهد.
  • بهبود حفظ مشتری: CRM می تواند به شما کمک کند تا با شناسایی و حل مشکلات مشتری به طور فعال، نرخ حفظ مشتری خود را افزایش دهید. همچنین می توانید از CRM برای ارسال ایمیل های شخصی سازی شده و ارائه پیشنهادات ویژه به مشتریان خود استفاده کنید تا آنها را درگیر نگه دارید.
  • افزایش فروش: با افزایش نرخ تبدیل و نرخ حفظ مشتری، CRM می تواند به شما کمک کند تا فروش خود را افزایش دهید. همچنین می توانید از CRM برای تجزیه و تحلیل داده های فروش خود و شناسایی فرصت هایی برای افزایش سهم بازار خود استفاده کنید.

مرتبط: چطور با نرم افزار CRM بهره وری دورکاران را افزایش دهیم؟

در اینجا چند نمونه از نحوه استفاده سازمان ها از CRM برای افزایش بهره وری آورده شده است:

1- شرکت الف از CRM برای خودکارسازی فرآیند صدور صورت حساب خود استفاده کرد، که باعث صرفه جویی 100 ساعتی در ماه شد.

2- شرکت ب از CRM برای بهبود ردیابی سرنخ خود استفاده کرد که منجر به افزایش 20 درصدی نرخ تبدیل شد.

3- شرکت ج از CRM برای شخصی سازی کمپین های بازاریابی خود استفاده کرد که منجر به افزایش 30 درصدی نرخ پاسخگویی شد.

اگر به دنبال راه هایی برای افزایش بهره وری سازمان خود هستید، CRM می تواند یک راه حل ایده آل باشد. با طیف گسترده ای از ویژگی ها و مزایا، CRM می تواند به شما کمک کند تا کارآمدتر عمل کنید، فروش خود را افزایش دهید و در نهایت به موفقیت بیشتری دست پیدا کنید.

نکات مهم در انتخاب CRM

  • انتخاب CRM مناسب برای نیازهای خاص سازمان شما مهم است.
  • عوامل متعددی را باید در نظر گرفت، مانند اندازه سازمان شما، بودجه شما و ویژگی هایی که به آنها نیاز دارید.
  • پس از انتخاب CRM، باید آن را به درستی اجرا و پیکربندی کنید تا از حداکثر بهره وری آن اطمینان حاصل کنید.
  • همچنین باید کارکنان خود را در مورد نحوه استفاده از CRM آموزش دهید تا از استفاده کامل آن بهره مند شوند.
  • با استفاده از CRM به طور موثر، می توانید بهره وری سازمان خود را به طور قابل توجهی افزایش دهید و به اهداف خود برسید.

مرتبط: معرفی ۲۱ نرم افزار اداری مهم برای سازمان‌ها

جمع بندی

افزایش بهره وری سازمانی یک فرآیند مستمر است که نیازمند تلاش و تعهد مداوم از سوی رهبران، کارکنان و همه ذینفعان سازمان است. با استفاده از راهکارهای ارائه شده در این بخش و تمرکز بر عواملی مانند رهبری، کارکنان، فناوری، فرآیندها، فرهنگ سازمانی و استفاده از CRM می توان به طور قابل توجهی بهره وری را افزایش داد و به اهداف نهایی سازمان دست یافت.

نکته حائز اهمیت اما اینجاست که موارد ذکر شده در این بخش صرفاً جنبه ی آموزشی و اطلاع رسانی دارند و برای ارائه مشاوره تخصصی به یک متخصص یا مشاور سازمانی مجرب نیاز است. در رابطه با سی آر ام و کسب مشاوره در این خصوص با کارشناسان ما در زمینه خرید crm در ارتباط باشید.

منبع:

https://www.indeed.com/career-advice/career-development/employee-productivity

همین حالا بصورت کاملا رایگان، نرم افزار CRM را آزمایش کنید: استفاده از نرم افزار CRM بصورت رایگان

ثبت دیدگاه