فهرست محتوا
در موسسات مهاجرتی، مدیریت پرونده مهاجرتی و پیگیری پرونده مشتریان از مهم‌ترین چالش‌هاست که اگر به درستی انجام نشود، روند کاری طولانی و پیچیده میشود.
بهره‌گیری از CRM برای موسسه مهاجرتی امکان خودکار سازی فرآیندهای مهاجرت را فراهم میکند و به تیم شما اجازه میدهد تمام مراحل پذیرش و پیگیری مشتریان را بهینهسازی کند.
این سیستمها به شما کمک میکنند تا فرآیند پذیرش مشتری سریع‌تر و دقیق‌تر انجام شود، اطلاعات پروندهها به صورت یکپارچه مدیریت گردد و تیم بتواند با تمرکز بیشتر، خدمات تخصصی و مشاوره‌ای به مراجع ارائه دهد.
استفاده از CRM همچنین موجب افزایش رضایت مراجع میشود، زیرا مشتریان تجربه‌ای روان، قابل پیش‌بینی و شفاف از روند مهاجرت خود خواهند داشت.
با پیادهسازی این ابزار، موسسات مهاجرتی قادر خواهند بود نه تنها کنترل کامل روی پروندهها و تعاملات مشتریان داشته باشند، بلکه بهرهوری تیم را بالا ببرند، زمان پاسخگویی کاهش یابد و امکان بهینهسازی فرآیندهای داخلی برای ارائه خدمات بهتر فراهم شود.
سیستم مدیریت مشتریان برای موسسه مهاجرتی به عنوان یک راهکار هوشمند، همه این نیازها را در یک پلتفرم یکپارچه برطرف میکند.
برای معرفی نرم افزار CRM که مخصوص شرکت‌ها و موسسات مهاجرتی طراحی شده همراه پارس ویتایگر بمانید.
اهمیت استفاده از نرم افزارهای مهاجرتی
با مجله کسب و کار نرم افزار پارس ویتایگر همگام شوید.
هم اکنون تعداد افرادی که با هدف یافتن فرصت بهتری برای زندگی به شرکت های مهاجرتی مراجعه می کنند، روز به روز در حال افزایش است. از این رو، این شرکت ها نیز در راستای رفع نیاز مهاجران با چالش های عملیاتی متنوعی روبرو می شوند.
از جمله این چالش ها می توان به مدیریت اطلاعات و پرونده های متقاضیان، ارتباطات و هماهنگی های داخلی و خارجی، مدیریت وظایف، فرآیندها و غیره اشاره نمود.
استفاده از نرم افزار CRM مخصوص موسسه ها و دفاتر مهاجرتی، تا میزان 90 درصد، رویارویی با این چالش ها را آسان می سازد.
طبق نمودار بالا که برگرفته از ابزار Google Trends می باشد، در سال های اخیر، صنعت مهاجرت و اخذ ویزا شاهد رشد چشمگیری بوده است.
با توجه به شتاب مهاجرت مردم به کشور های دیگر، این صنعت به سرعت در حال گسترش است. بنابراین، هر روزه بر تعداد آژانس های مهاجرتی افزوده می شود. همین موضوع باعث افزایش رقابت در این صنعت شده است.
در ادامه این مطلب، تلاش می کنیم با بررسی مزایا، امکانات و ویژگی های نرم افزارهای CRM مخصوص شرکت ها و موسسات مهاجرتی، بررسی کنیم که چگونه این ابزار سودمند می تواند وجه تمایز بزرگی در بازار پر رقابت مهاجرت باشد.
مرتبط: نرم افزار CRM آژانس های مسافرتی و هواپیمایی
نرم افزار CRM موسسه مهاجرتی چیست؟
CRM مخصوص موسسات و شرکت های مهاجرتی یک راهکار نرم افزاری برای سیستماتیک سازی، بهبود فرآیند های بازاریابی، فروش و خدمت رسانی به متقاضیان مهاجرتی است.
از آنجایی که فرآیندهای اخذ اقامت تحصیلی، سرمایهگذاری، کاری، خرید ملک، ازدواج و … متفاوت است باید از نرم افزار سی آر امی استفاده کرد که بتوان آن را برحسب نیاز سازمان سفارشی سازی و شخصی سازی نمود.
CRM دفتر های مهاجرتی نیز به صورت اختصاصی برای مشاوره در خصوص امور مهاجرت سفارشی سازی می شوند تا بتوانند داده ها و جزییات مرتبط با مراجعه کنندگان، فرآیندها و وظایف را مدیریت نمایند. کاربران نرم افزار CRM در موسسه های مهاجرتی این امکان را خواهند داشت تا داده ها را به صورت سیستماتیک ذخیره و پردازش کنند.
بنابر این داشتن نرم افزار CRM در شرکت های مهاجرتی، کلیه فرآیندها را خودکار می کند، باعث جذب متقاضیان و افزایش رضایت آن ها می شود و از همه مهم تر با سیستم سازی کسب و کارها میزان موفقیت پرونده های مهاجرتی را به صورت قابل توجهی بالا می برد. [جهت اطلاعات بیشتر و دریافت نسخه نامحدود و رایگان دمو، به صفحه نرم افزار CRM چیست رجوع کنید]
چرا موسسه های مهاجرتی به نرم افزار CRM نیاز دارند؟
یک نرم افزار CRM سفارشی سازی شده از چندین جهت به سازمان ها کمک می کند؛ به غیر از حفظ ارتباط سالم با متقاضیان، به شما کمک می کند سرنخ ها و وضعیت آن ها را پیگیری کنید. همچنین، با استفاده از نرم افزار سی آر ام، دیگر نیازی به پیش بردن کار ها به صورت دستی نخواهد بود و مسیر پیشرفت پرونده هر یک از متقاضیان به صورت دقیق قابل پیگیری خواهد بود.
چرا نرم افزار CRM ما برای دفتر مهاجرتی به صرفه‌تر از دیدار و سرو است؟
مراکز مهاجرتی همواره نگران کنترل هزینه‌ها و بهینهسازی منابع خود هستند. نرم افزار CRM ما، در مقایسه با گزینه‌های مشابه مانند دیدار و سرو، راهکاری مقرون‌به‌صرفه و کاربردی تر ارائه میدهد.
با استفاده از این سیستم، هزینه‌های عملیاتی کاهش یافته و تیم می‌تواند با کارآمدی بالاتر و بدون نیاز به افزایش پرسنل، تجربه‌ای بهینه از مدیریت مشتریان ارائه کند. پس لازم است پیش از اقدام با ابزار قیمت و امکانات این سیستم ها را مقایسه نمایید:
- مقایسه تخصصی نرم افزار CRM پارس ویتایگر و دیدار
- مقایسه تخصصی نرم افزار CRM پارس ویتایگر و سرو همکاران سیستم
مزایای نرم افزار CRM پارس ویتایگر برای موسسه های مهاجرتی
تا کنون دریافتیم که داشتن نرم افزار CRM برای شرکت های مهاجرتی یک ضرورت به حساب می آید. زیرا بسیاری از فعالیت ها را خودکار سازی کرده و باعث می شود فرآیند ها را به صورت منظم پیش ببرید. در ادامه با مزایای نرم افزار CRM برای موسسه های مهاجرتی آشنا خواهیم شد.
نرم افزار CRM دفاتر مهاجرتی چه کاری انجام می دهد؟
فرآیند ساده زیر می تواند شما را در درک کاربردها و قابلیت های نرم افزار CRM کمک کند.
1- ثبت درخواست ها از کانال های مختلف بازاریابی
نرم افزار CRM کلیه اطلاعات سرنخ ها (متقاضیان احتمالی) مانند:
- فرم های وب سایت مانند فرم درخواست مشاوره یا ارتباط با ما
- پیامک های دریافتی
- تماس های تلفنی
- چت آنلاین
- شبکه های اجتماعی
- فایل های اکسل یا CSV
- ایمیل های دریافتی و…
را بصورت خودکار یا دستی در خود ذخیره می کند.
2- پیگیری های منظم و برگزاری جلسات مشاوره
پس از ثبت اطلاعات متقاضیان، تماس اولیه ای بابت ارزیابی کیفیت سرنخ (متقاضی احتمالی) شروع می شود. این ارزیابی بر حسب معیارهای مختلفی مانند: تناسب نوع در خواست و بودجه متقاضی و… انجام می شود. نتیجه این ارزیابی 3 حالت دارد:
- سرنخ واجد شرایط فروش (SQL)
- سرنخ واجد شرایط بازاریابی (MQL)
- سرنخ بی ارزش
در صورتی که سرنخ واجد شرایط فروش بود، پرونده او به یکی از مشاوران مهاجرتی (بصورت خودکار یا دستی) ارجاع داده می شود.
مشاور اختصاصی پیگیری ها و جلسات لازم را جهت انعقاد قرارداد از طریق ابزار یادآوری برنامه ریزی می کند. پس از هر پیگیری نتیجه مذاکرات را از طریق ابزار یادداشت ثبت می کند. اینکار باعث مستند سازی کلیه ارتباطات می شود تا پرسنل مربوطه درجریان کلیه مکالمات و مذاکرات باشند.
اما سرنخ های واجد شرایط بازاریابی به اصطلاح وارد مرحله ای به نام پرورش سرنخ فروش می شوند. در حقیقت پرورش سرنخ به مجموعه ای از اقداماتی مانند ارسال مقالات، ویدئوهای آموزشی، معرفی وبینارها و… گفته می شود که موسسه توسط آن ها سعی در ایجاد ارتباط و انتقال اطلاعات تاثیر گذار در تصمیم گیری به مشتریان بالقوه برای تبدیل آنها به سرنخ های واجد شرایط فروش را دارد.
سرنخ های بی ارزش نیز برای حفظ منابع زمانی و مالی از دایره پیگیری ها و پرورش سرنخ خارج می شوند زیرا کیفیت لازم برای صرف منابع را ندارند.
3- عقد قرارداد در کسری از ثانیه
مشاور پس از تکمیل اطلاعات مورد نیاز در CRM می تواند تنها با یک کلیک از طریق ابزار PDF ساز موجود در نرم افزار، قرارداد فی مابین را ایجاد کند و سپس برای بررسی و تایید برای متقاضی ارسال کند.
در حقیقت با استفاده از PDF ساز می توانید قالب های از پیش تعریف شده ای برای انواع خدمات خود تعریف نموده و تنها با یک کلیک خروجی کاملی از قرارداد را دریافت کنید.
4- صدور لینک پرداخت
پس از عقد قرارداد، یک لینک بصورت خودکار برای متقاضی ارسال می شود تا بصورت آنلاین پرداخت موضوع قرارداد را انجام دهد. پس از پرداخت، پیامک تشکری برای مشتری ارسال و از او بابت پرداخت و اعتمادش به موسسه تشکر می شود.
5- مدیریت اسناد و تعاملات دوسویه با متقاضیان
پس از پرداخت موفق و ثبت اسناد مالی، دسترسی به پورتال مشتریان برای متقاضی باز می شود تا بتواند اطلاعات و اسناد مورد نیاز جهت اخذ اقامت و… را تکمیل کند. همچنین با استفاده از گردش کار، درصورت عدم تکمیل پرونده توسط او، پیامک یادآوری برایش ارسال می شود و یا رویدادی برای پیگیری مشاور ایجاد می شود.
همچنین متقاضی یا پرسنل می توانند از طریق سیستم تیکتینگ پورتال با یکدیگر در تماس باشند. این امر علاوه بر مستند سازی می تواند باعث تحکیم ارتباط دوسویه شود.
6- ارتباطات داخلی و خارجی
بسیاری از موسسات و شرکت های مهاجرتی دارای شعب مختلفی در سراسر دنیا هستند در نتیجه استفاده از نرم افزار CRM تحت وب از اهمیت بسیاری برخوردار است. در نرم افزار CRM تحت وب باید امکان تعریف سطوح دسترسی به اطلاعات وجود داشته باشد تا پرسنل تنها به اطلاعات مورد نیاز در هر مرحله دسترسی داشته باشند.
همچنین برای ارتباطات داخلی و خارجی ابزارهای متعددی مانند: سیستم ارجاعات، اتوماسیون اداری، پوش ناتیفیکیشن ها، پیامک، اطلاعیه، منشن، تالار گفتگو و… در نرم افزار CRM ایجاد شده تا ارتباطات داخلی و خارجی به بهترین و سریع ترین روش ممکن مدیریت شود.
7- همگام سازی با نیازها و فرآیندها
از آنجایی که مدارک و فرآیندهای پیچیده و متفاوتی برای انواع روش های مهاجرتی وجود دارد، نرم افزار CRM باید قابلیت شخصی سازی، سفارشی سازی و توسعه زیادی بر حسب نیاز سازمان داشته باشد.
8- اتصال به مراکز تلفن
با اتصال نرم افزار CRM و مرکز تلفن می توانید قابلیت های زیر را داشته باشید:
- نمایش مشخصات تماس گیرنده (کلیک روی پاپ اپ تماس و مشاهده پرونده)
- شماره گیری تلفن متقاضی بدون شماره گیری روی تلفن و تنها با یک کلیک
- ضبط کلیه مکالمات تلفنی
- و امکانات بی نظیر دیگر
9- اطلاع رسانی به متقاضی
در CRM راهکارهای بسیاری برای اطلاع رسانی به مشتری وجود دارد. به عنوان مثال وقتی پرونده مشتری در مرحله یا وضعیت خاصی قرار می گیرد می توان با ارسال ایمیل، پیامک و… او را در جریان روند پرونده قرار داد.
10- ثبت اسناد مالی یا اتصال به نرم افزارهای حسابداری
یکی از چالش های موسسات مهاجرتی مدیریت اسناد مالی است زیرا اکثر قراردادها شرایط خاص پرداخت دارند. به عنوان مثال: در فازهای خاصی از پرونده مهاجرتی، پرداخت های متفاوتی مشخص می گردد. شما می توانید علاوه بر ثبت سندهای مالی، نرم افزار CRM را به نرم افزار حسابداری موسسه نیز متصل کنید. همچنین می توانید از ابزارهای موجود برای وصول مطالبات نیز استفاده نمایید. نرم افزار پارس ویتایگر قابلیت اتصال با نرم افزار حسابداری شرکتی شما را توسط تیم توسعه خود بنا به درخواست شما دارد.
11- اولویت بندی امور
می توانید فعالیت ها را در راستای رسیدگی به پرونده های متقاضیان و دسته بندی کارهای بر اساس اهمیت و فوریت دسته بندی کنید.
نرم افزار CRM در شرکت های مهاجرتی با قابلیت های بی نظیری که دارد این امکان را در اختیار شما قرار می دهد تا تمام فرآیند های بالا را خودکار سازی کرده و زمان و منابع خود را به خوبی مدیریت کنید.
نرم افزار CRM پارس ویتایگر چگونه به موسسات مهاجرتی کمک می کند؟
نرم افزار سی آر ام پارس ویتایگر به واسطه قابلیت سفارشی سازی و ماژول های کاربردی و متعدد، امکان استقرار نرم افزار را مطابق با نیاز های دفترهای مهاجرتی فراهم می کند و به شما اجازه می دهد سناریوی مورد نظر خود را به راحتی پیاده سازی کرده و فرآیند ها را خودکار کنید.
برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره در این خصوص با کارشناسان ما در زمینه خرید crm در ارتباط باشید.
سوالات متداول (FAQ) – CRM برای موسسات مهاجرتی
لطفا سوالات خود را در بخش دیدگاه ها با مجله کسب و کار پارس ویتایگر در میان بگذارید.
نرم افزار CRM برای موسسات مهاجرتی چه مزایایی دارد؟
نرم افزار CRM برای موسسات مهاجرتی به شما امکان میدهد مدیریت پرونده مشتریان و پیگیری دقیق فرآیندهای مهاجرت را به صورت یکپارچه انجام دهید. این سیستمها به خودکارسازی وظایف روزمره، بهینهسازی فرآیند پذیرش مشتری و افزایش رضایت مراجع کمک میکنند و باعث میشوند تیم شما با بهرهوری بالاتر خدمات ارائه دهد.
سیستم مدیریت مشتری برای موسسه مهاجرتی چیست و چرا اهمیت دارد؟
سیستم مدیریت مشتری برای موسسه مهاجرتی، ابزاری است که تمام تعاملات و اطلاعات مشتریان را در یک پلتفرم واحد مدیریت میکند. این سیستم امکان پیگیری پروندههای مهاجرتی، ثبت یادداشت‌ها، مدیریت جلسات و اطلاعرسانی خودکار را فراهم میکند تا تیم شما فرآیندها را بهینه و مشتریان تجربه‌ای شفاف داشته باشند.
نرم افزار مدیریت پرونده مهاجرتی چه کاری انجام میدهد؟
نرم افزار مدیریت پرونده مهاجرتی به موسسات کمک میکند تا تمام مدارک و مراحل پرونده مشتریان را به صورت دیجیتال مدیریت کنند، وضعیت پرونده را در هر مرحله پیگیری کنند و از فراموشی مراحل مهم جلوگیری شود. با این ابزار، امکان ارائه مشاوره تخصصی سریع و دقیق برای ویزای تحصیلی، کاری و سرمایهگذاری فراهم میشود.
CRM مهاجرتی چگونه می‌تواند بهرهوری موسسه را افزایش دهد؟
CRM مهاجرتی با خودکارسازی فرآیندهای مهاجرت و ثبت تمام اطلاعات مشتریان، زمان پاسخگویی را کاهش داده و تیم را قادر میسازد تا بر روی امور مهم‌تر تمرکز کند. همچنین، این سیستم باعث افزایش رضایت مراجع و بهبود تجربه مشتری میشود.
بهترین CRM برای موسسات مهاجرتی در ایران چه ویژگی‌هایی دارد؟
بهترین CRM برای موسسات مهاجرتی در ایران باید امکان مدیریت پروندههای مهاجرتی با پیگیری آنلاین، خودکارسازی روندها، مدیریت مشتریان و بهینهسازی فرآیند پذیرش را داشته باشد. همچنین باید کاربری ساده، پشتیبانی حرفهای و قابلیت سفارشی‌سازی مطابق نیاز موسسه را فراهم کند.
نرم افزار مدیریت پروندههای مهاجرتی با پیگیری آنلاین چه تفاوتی با روشهای سنتی دارد؟
با استفاده از نرم افزار مدیریت پروندههای مهاجرتی با پیگیری آنلاین، تمام مراحل پروندهها به صورت دیجیتال و قابل رهگیری هستند. این ابزار امکان اطلاعرسانی خودکار، یادآوری جلسات و پیگیری دقیق هر پرونده را فراهم میکند و از خطاهای انسانی و تاخیرهای غیرضروری جلوگیری میکند.
CRM برای ویزای تحصیلی، کاری و سرمایهگذاری چگونه عمل میکند؟
CRM برای ویزای تحصیلی، کاری و سرمایهگذاری اطلاعات مشتریان و مدارک مورد نیاز هر نوع ویزا را مدیریت میکند، روند پذیرش و پیگیری پروندهها را بهینه میسازد و گزارشهای تحلیلی برای تصمیمگیری مدیران فراهم میکند. این ابزار باعث میشود موسسات مهاجرتی خدمات دقیق، سریع و حرفهای ارائه دهند.
راهکار مدیریت مشتریان موسسه مهاجرتی چیست و چگونه اجرا میشود؟
راهکار مدیریت مشتریان موسسه مهاجرتی شامل پیادهسازی یک سیستم CRM تخصصی است که تعاملات، مدارک، جلسات و مراحل پروندهها را یکپارچه مدیریت میکند. با این راهکار، فرآیند پذیرش، پیگیری و ارائه خدمات به مشتریان بهینه شده و رضایت مراجع به شکل قابل توجهی افزایش مییابد.
مدیریت مشتریان در موسسه مهاجرتی چه فوایدی دارد؟
مدیریت مشتریان در موسسه مهاجرتی به کنترل کامل روی پروندهها، بهبود بهرهوری تیم، کاهش زمان پاسخگویی و ارائه خدمات شخصیسازیشده کمک میکند. همچنین باعث افزایش رضایت مراجع و بهبود تجربه کلی مشتریان در موسسه میشود.