راهنمای تعریف چارت سازمانی و مسئولیت ها

سیستم سازی در یک سازمان سطوح مختلفی دارد و در تمام بخش ها باید اعمال شود. خود سیستم سازی به معنی تبدیل کسب و کار به سیستمی ست که به شخص خاصی، از جمله مدیر کل سیستم، وابسته نباشد و کارها در آن با حداقل زمان و انرژی و حداکثر بازده انجام گیرند. خودکار سازی فرآیندها نیز بخش مهمی از سیستم سازیست که در مقاله ای جداگانه به تفصیل آن را توضیح داده ایم. در این مقاله تمرکز اصلی ما چارت سازمانی ست.

فرض می گیریم کسب و کار شما یک کسب و کار اینترنتی باشد. اگر آن را تجزیه کنید کارهای بسیار زیادی برای انجام پیدا می کنید. البته این تجزیه را برای هر کسب و کاری می توان انجام داد و بسیاری از بخش ها مشترک خواهند بود، چرا که اینترنت بخش جدایی ناپذیری از کسب و کار امروز است. چارت این کسب و کار چیزی به این شکل خواهد بود:

بخش های اصلی این چارت عبارتند از:

• تولید محتوا
• ساختن لیست
• بخش مالی
• تکنولوژی
• کپی رایتینگ
• ترافیک ورودی به سایت
• پیشنهادات به خریدار

بیشتر مردم خودشان این کارها را می کنند. همان طور که در عکس بالا مشاهده می کنید، هر بخش زیرشاخه های متعددی دارد. بیشتر مدیران فکر می کنند هیچ کس به اندازه خودشان نمی تواند کارها را خوب و درست انجام دهد. و سعی می کنند در تمام بخش ها فعالانه شرکت کنند و زمام امور را به دست گیرند. یعنی چارت سازمانی آنها به این شکل است:

این چارت سازمانی یک کسب و کار عادی ست! و با این که بسیار ناکارآمد است و پس از مدتی ادامه کار به این روش غیرممکن می شود، بیشتر مردم به همین نحو کار می کنند. چون راه دیگری بلد نیستند.

راه بهتر

شعار ما در مجله کسب و کار پارس ویتایگر، کمک به رشد و ارتقا با ارائه محتوای مفید درباره کسب و کار ها است. برای این منظور از منابع معتبر خارجی که در حوزه تکنولوژی و سازمانی، فعال هستند برای تولید محتوا و ارائه آن به شما کاربران محترم استفاده می‌کنیم.

برای موفقیت کسب و کار، باید یاد بگیرید که اعتماد کنید و کارها را به افراد تیمتان واگذار کنید. حتی اگر اشتباه کردند، به آنها فرصت یادگیری و بهتر شدن بدهید. انتخاب افراد شایسته کار دشواری ست که در مقاله بعدی به آن پرداخته ایم، اما باید آنها را پیدا کنید و کارها را به درستی تقسیم کنید. در غیر این صورت، کسب و کارتان و حتی خود شما نیز هیچ گاه مجال رشد نخواهید داشت.

برای تعریف چارت سازمانی، نقش ها و هدف های کسب و کار و مسئولیت های آن را تعریف کنید. یعنی باید به سوالات زیر پاسخ دهید:

• هدف کلی کسب و کار شما چیست؟
• ساختار کسب و کار شما چگونه است؟
• در راستای رسیدن به هدف اصلی، چه کسی باید چه کاری انجام دهد؟
• هر شخص مسئول چه کسانی ست و به چه کسانی باید پاسخگو باشد؟

یک کسب و کار موفق مثل یک ارکستر است. شما باید رهبر این ارکستر باشید. شما باید نقش اهرم را برای منابع، زمان و تلاش افراد دیگر داشته باشید و رویا و چشم اندازتان را به حقیقت برسانید.

این وظیفه شما به عنوان یک کارآفرین است. نباید فقط کار انجام دهید. البته اوایل راه اندازی خودتان باید کارها را انجام دهید که هیچ اشکالی هم ندارد. اما به تدریج باید کسب و کاری کارآمد و سیستماتیک ایجاد کنید، نه این که برای خودتان شغل بسازید.

چارت سازمانی صحیح

هر کسب و کار چهار ستون پایه دارد: عملیات ها، بخش مالی، بازاریابی و افراد.

اگر خودتان مسئول همه این بخش ها هستید و کارها را انجام می دهید، باید کم کم کارها را واگذار کنید. البته قطعا می توان از اینجا شروع کرد، همه کارآفرینان از همین جا شروع می کنند. اما اگر چند سال است که کسب و کار دارید و هنوز در این مرحله هستید، باید آن را پشت سر بگذارید.

کسب و کار معجزه ندارد که ناگهان ببینید دیگر مشکلی ندارید. ناگهان ببینید تمام افرادی که لازم دارید ظاهر شده اند و همه این وجوه به نحو احسن کار می کنند. شما باید گام به گام در راستای سیستم سازی پیش رفته و تمام این بخش ها را بسازید.

اما باید خودتان را جدای از کسب و کارتان ببینید، نه بخشی از خودتان. شما با کسب و کارتان یکی نیستید، کسب و کار شما فقط کاریست که انجام می دهید. کاریست که انجام می دهید تا در بازار ایجاد ارزش و برای خودتان و خانواده تان ایجاد ثروت کنید. و تاثیری در دنیا بگذارید، در زندگی مردم.

سمَت ها و عناوین در یک چارت سازمانی

وقتی که سمَت های مختلف را در یک کسب و کار تعریف می کنید، مراقب عنوان هایی که به هر سمَت می دهید باشد. نام هر سمَت نه تنها ذهنیتی از انتظارات شکل می دهد، بلکه سلسه مراتب را نیز نشان می دهد.

فرض کنید مثلا در بازاریابی به شخص بگویید “تو مدیر بازاریابی هستی”. اما اگر به جای نیروهای بازاریابی یا مدیر بازاریابی، به آنها عنوانی چون “مدیر تولید درآمد” بدهید چطور؟ تمرکز آنها بر چه چیزی خواهد بود؟ فقط انجام کارهای مارکتینگ؟ یا تولید سود؟ این عنوان نحوه برخورد آنها با نقششان را تغییر می دهد.

ارشد یا کارمند معمولی؟

وقتی کسی را ارشد خطاب می کنید، چه حسی به او دست می دهد؟ “من برتر از این افراد تازه کار هستم”

این فرهنگ بدی را در سازمان می سازد. همه برابرند. فروش و بازاریابی به یک اندازه مهم اند و باید با هم به عنوان یک تیم کار کنند. کسی نباید احساس کند “شغل من بالاتر از توست و تو سطح پایین تر از من هستی”.

و البته نباید فکر کنند که صرفا چون ارشد هستند یعنی هیچ وقت اخراج نمی شوند. هر فرد در سازمان که بازده و عملکرد خوبی ندارد باید حذف شود، فارغ از این که چند سال با شما کار کرده است. پس از تعریف این سمت ها باید در نرم افزار CRM نیز چارت سازمانی را تعریف کرده و قوانین دسترسی را تنظیم کنید.

این ها قوانین کلی تعریف چارت سازمانی ست، و نسبت به هر کسب و کار و اندازه آن چارتی متفاوت در اختیار شما خواهد گذاشت. اما چیزی که در تمام این چارت ها مشترک است، این است که یک پله شما را در سیستم سازی پیش می برد تا مسئولیت ها در سازمان به درستی تقسیم و انجام شوند. گام های قبلی و بعدی را در مقاله های دیگر سیستم سازی توضیح داده ایم.

راهنما و فیلم آموزشی تعریف چارت سازمانی و مسئولیت ها

دن لاک (Dan Lok) متولد 1981 یک کارآفرین میلیونر، مشاور گران قیمت، نویسنده، سخنران، مؤسس و شریک بیش از 15 شرکت و یکی از مشهورترین کارشناسان جهان در بازاریابی است.

در این ویدئو دن لاک به شما آموزش تعریف چارت سازمانی و واگذاری مسئولیت ها بین پرسنل را می دهد.