ممکن است برای هر نوع مرکز مشاوره، یک نرم افزار مدیریت مراکز مشاوره به صورت تخصصی توسعه داده شده باشد. اکثر مردم با شنیدن نام “مرکز مشاوره” به یاد مراکز مشاوره و روانشناسی می افتند، اما مشاوره خانواده و ازدواج تنها نوع مشاوره نیستند. مراکز مشاوره به چند دسته تقسیم می شوند:
- مرکز مشاوره عمومی
- مرکز مشاوره تخصصی
- مشاوره تخصصی کودک و نوجوان
- مشاوره تخصصی کودکان استثنایی
- مشاوره تخصصی سالمند
- مشاوره تخصصی ازدواج و خانواده
- مشاوره تخصصی تحصیلی و تربیتی
- مشاوره تخصصی صنعتی و سازمانی
- مشاوره تخصصی مهاجرت
چند نکته بین این مراکز مشاوره مشترک است، که موجب می شود نکات مدیریتی مشترک داشته باشند و بتوان از یک نرم افزار واحد (البته با کمی سفارشی سازی مختص هر نوع مرکز مشاوره) به عنوان نرم افزار مدیریت مراکز مشاوره استفاده کرد عبارتند از:
کاربرد نرم افزار CRM برای کدام نوع مراکز مشاوره است؟
شعار ما در مجله کسب و کار پارس ویتایگر، کمک به رشد و ارتقا با ارائه محتوای مفید درباره کسب و کار ها است. برای این منظور از منابع معتبر خارجی که در حوزه تکنولوژی و سازمانی، فعال هستند برای تولید محتوا و ارائه آن به شما کاربران محترم استفاده می‌کنیم.
۱- همه خدمات مشاوره ای ارائه می دهند و این بدین معنی ست که چند مشاور در این مرکز مشغول به کار هستند.
این مشاوران معمولا با چند مرکز همکاری دارند و تمام وقت کاری هفته را در یک مرکز نمی گذرانند. یک نرم افزار مدیریتی مراکز مشاوره باید در قدم اول بتواند این زمان ها را در دیتابیسی که در دسترس تمام افراد تصمیم گیرنده است ذخیره کرده و به مسئول برنامه ریزی اجازه دهد که به راحتی گزارشی از این زمان های حضور گرفته و با استفاده از یک سیستم واحد این مشاوران را هماهنگ کند.
البته می توان با تک تک آنها تماس تلفنی گرفت و زمان های حضور را از آنها پرسید. سپس برنامه های مرکز را هماهنگ کرده و مجددا با تک تک مشاوران تماس گرفت تا برنامه ی نهایی به آنها ابلاغ شود. البته در این مثال احتمال این که در لحظه ای که با آنها تماس گرفته می شود در دسترس نباشند را برابر با صفر در نظر گرفته ایم.
۲- همه ی این مراکز مشاوره تعدادی مراجع دارند.
این مراجعان با یک دلیل واحد به هر نوع مرکز مشاوره ای مراجعه می کنند: مشکلی دارند که باید حل شود. طبیعتاً همه ی مشاوران روش خود را برای ثبت مشکلات هر مراجعه کننده دارند. برخی در دفتری نام و مشخصات هر شخص را نوشته و با استفاده از نکاتی که حین صحبت با وی یادداشت برداری کرده اند پرونده ی خصوصی او را تکمیل می کنند.
ممکن است این بخش ها در پرونده ی کلی مراجعه کننده که همه به آنها دسترسی دارند بایگانی نشوند. برخی از فایل های ورد یا اکسل استفاده میکنند و در لپ تاپ شخصی شان این فایل ها را ذخیره می کنند، چرا که کسی جز آنها اجازه و حق دسترسی به این اطلاعات را ندارد.
مجددا، ما احتمالِ فراموش کردن یادداشت برخی نکات هنگام صحبت با مراجعه کننده، گم شدن دفتر یا ریختن نوشیدنی بر روی صفحات آن، از بین رفتن فایل ها یا هک شدن لپ تاپ و لو رفتن این اطلاعات تایپ شده را برابر با صفر در نظر گرفته ایم.
حالت کم ریسک تر، سریع تر و آسان تر جمع آوری و ذخیره ی این پرونده های خصوصی استفاده از یک نرم افزار مدیریت مراکز مشاوره با دیتابیسی است که تمام اطلاعات را امن و دور از لیوان های نوشیدنی نگاه می دارد، و در عین حال با سطوح دسترسی مختلف اطلاعات محرمانه را تنها در دسترس اشخاصی که اجازه ی دسترسی به آنها دارند می گذارد. پرونده مراجعه کنندگان و تمامی فایل های مربوط را می توان در پروفایل آنها آپلود و ذخیره کرد. هم چنین، می توان در هر پرونده به دنبال کلمه یا عبارت خاصی گشت و تنها در چند ثانیه آن را پیدا کرد.
مرتبط: مدیریت پرونده و نرم افزار CRM
۳- مراجعین همه ی این مراکز ممکن است از خدمات ناراضی بوده یا به هر دلیلی دیگر به مرکز مراجعه نکنند.
احتمالا در خانه تکانی سالانه ی پرونده ها در اسفند ماه ناگهان پرونده ی کسی را که در خرداد به مرکز مراجعه کرده و دیگر تماسی نگرفته پیدا می کنید و احتمالا از منشی مرکز می پرسید “راستی، آقا/خانم فلانی چی شد؟ الان پرونده شو دیدم یادم افتاد. یه زنگ بهش بزن ببینیم در چه حاله” و احتمال دارد آقا/خانم فلانی حتی یادش نباشد هشت یا نه ماه پیش به یک مرکز مشاوره مراجعه کرده است. یا حتی نزد مشاور دیگری رفته و مشکلش حل شده است. در نتیجه منشی مرکز چند دقیقه ای وقت تلفِ تماس گرفتن با این شخص کرده و سپس به سراغ بقیه ی خانه تکانی می رود. البته اگر چندین خانم یا آقای فلانی در پرونده ها پیدا نکرده باشید.
شاید اگر منشی مرکز حافظه ای پولادین داشت و یادش می ماند که این شخص در خرداد مراجعه کرده، می توانست در تیر ماه به شما اطلاع داده و مراجع را به مرکز باز گرداند. یا دلیل عدم بازگشت وی را جویا شود. یا اگر اعلانی روی پرونده ی این مشتری تنظیم میشد، می توانست و به نوعی به شما اطلاع دهد که دارد فراموش می شود، شما می توانستید پیگیری های لازم را انجام دهید.
شاید این شرایط بسیار غیرواقعی به نظر بیاید، اما اگر از نرم افزار CRM به عنوان نرم افزار مدیریت مراکز مشاوره استفاده کنید، می توانید با گردش کارهای مناسب یادآور های دوره ای تنظیم کرده و مشتریان و پرونده ها را دسته بندی کنید. می توانید پس از مدت دلخواهتان بعد از مراجعه ی شخص، به مراجعان ایمیل ها و پیامک های خودکار زده و از آنها در مورد خدمات ارائه شده نظرخواهی کنید تا در صورت لزوم اصلاحاتی در سیستم به انجام دهید. می توانید یادآورهای دوره ای تنظیم کنید تا در صورت عدم مراجعه ی شخص، پیگیری های لازم را به عمل آورید.
کاربرد نرم افزار CRM به عنوان نرم افزار مدیریت مراکز مشاوره
برای روشن تر شدن کاربرد نرم افزار CRM به عنوان نرم افزار مدیریت مراکز مشاوره فرض می کنیم شما یک مشاور هستید که در یک مرکز مشاوره ی خانواده که از نرم افزار CRM استفاده می کند مشغول به کار هستید.
منشی مرکز مراجعی را به نزد شما می فرستد تا به وی کمک کنید. شما فرم هایی که مراجع به صورت آنلاین پر کرده و پرونده ی وی را که در اختیار دارید، پیش از ورود وی به اتاق در نرم افزار مدیریت مراکز مشاوره با چند کلیک گزارشی از فرم ها گرفته و نمره ی سلامت روان وی را تعیین می کنید.
در طول جلسه ی مشاوره تمام نکات را یادداشت و پس از اتمام آنها را در پرونده ی وی در نرم افزار مدیریت مراکز مشاوره ضمیمه می کنید. برای تعیین روند بهبود مراجع یا حل شدن مشکل وی اطلاعات مشخصی را در فیلدهایی که با توجه به نیازهای کاری خود در پروفایل وی اضافه کرده اید وارد می کنید. سپس تعداد مشخصی ایمیل از پیش نوشته شده را با چند کلیک دیگر برای ارسال به وی در فواصل زمانی مشخص تنظیم می کنید تا نکات لازم را به تدریج به وی ارائه دهید.
سپس یک پیامک یادآوری خودکار تنظیم می کنید که یک یا دو روز پیش از موعد مراجعه ی بعدی به وی ارسال شود. هم زمان، یک وظیفه نیز تعریف کرده و به منشی مرکز ارجاع می دهید تا در موعد مقرر با مراجع تماس گرفته و قرار ملاقات را با وی هماهنگ کند.
پس از چند جلسه مراجعه، شما به سراغ فیلدهای سفارشی خود رفته و گزارشی کلی از ابتدای پروسه ی درمان تا به امروز می گیرید تا روند فرایند را مشخص کنید. ممکن است نتایج با چیزی که شما انتظار داشتید تفاوت داشته باشند. می توانید با تجزیه و تحلیل داده های ذخیره شده دلیل این تفاوت را پیدا کنید.
نرم افزار CRM، یک نرم افزار هوشمند برای کلینیک روانشناسی شماست!
- مدیریت داخلی کلینیک یا مرکز مشاوره، امری بسیار راحت است! به همه زمان های مشاوران، اطلاعات مشتریان و… دسترسی خواهید داشت.
- مراجعه کنندگان بصورت آنلاین می توانند به فرم پذیرش مراجع در مرکز مشاوره دسترسی داشته باشند و هنگام مراجعه دیگر زمانی را برای پرکردن فرم صرف نکنند.
- در قسمت پنل بیمار، اطلاعات تماس او، زمان های مراجعه او، مکالمات او با دبگر منشی ها، نتیجه تست های او ذخیره می شود و همه اطلاعات او را در یک صفحه مشاهده می کنید.
- با استفاده از امکانات نرم افزار CRM، این نرم افزار می تواند جواب های تست های مراجعه کنندگان را بررسی کند و امتیاز آن ها را محاسبه کند.
- هرچند بدلیل قابلیت توسعه نرم افزار CRM، می توانید گردش کار های مختلفی ایجاد کنید و آن را مطابق با نیاز های خودتان سفارشی سازی کنید؛ قابلیت هایی مانند درخواست مشاوره آنلاین از طریق ویپ، رزو نوبت از طریق وب فرم ها، انجام مشاوره های آنلاین از طریق سایت و …
- در قسمت تقویم نرم افزار CRM، همه نوبت های مراجعه کنندگان را یادداشت می کنید و می توانید پیامک های یادآوری خودکار را هم برای مراجعه کنندگان و هم برای مشاوران ارسال کنید.
- اگر از نرم افزار حسابداری شرکتی استفاده می کنید به راحتی و بدون دخالت نیروی انسانی تمامی اطلاعات حسابداری خود را در نرم افزار CRM خواهید داشت.
نتیجه گیری:
نرم افزار CRM بدلیل امکانات زیادی که در اختیار شما قرار می دهد، قابل استفاده در یک مرکز مدیریت مشاوره است. استفاده و کار با این نرم افزار بسیار ساده بوده و دیگر نگران فراموش کردن مورد خاصی یا نامرتب بودن امور نخواهید بود.
با انتخاب نرم افزار CRM متن باز مانند پارس ویتایگر، از آنجایی که متن باز است، می توانید نرم افزار را طبق نیاز های خودتان توسعه دهید و قابلیت های جدیدی به آن اضافه کنید.