تعریف سمت سازمانی و انواع سیستم ها در سیستم سازی

در راستای افزایش بازده کلی کسب و کار و حداقل کردن اتلاف وقت در سازمان، سیستم سازی و خودکارسازی فرآیندها را مطرح کردیم و در یک سری مقاله به بخش های مختلف آن پرداختیم. سیستم سازی مجموعه اقداماتی ست که وابستگی یک کسب و کار را به مدیر آن یا هر شخص دیگر بسیار کم می کند. در این بخش به تعریف سمت سازمانی در کنار آموزش نیروهای فروش و انواع سیستم ها می پردازیم.

 تعریف سمت سازمانی

شعار ما در مجله کسب و کار پارس ویتایگر، کمک به رشد و ارتقا با ارائه محتوای مفید درباره کسب و کار ها است. برای این منظور از منابع معتبر خارجی که در حوزه تکنولوژی و سازمانی، فعال هستند برای تولید محتوا و ارائه آن به شما کاربران محترم استفاده می‌کنیم.

شرح شغل واضح اهمیت بسیار بالایی دارد. نکته مهم این است که تعریف سمت سازمانی نباید حول توانایی های یکی از اعضای تیمتان بنا شود. نیروها می آیند و می روند. دقیقا برعکس، آنها هستند که باید با شرح شغل جور شوند.

یک شغل نباید برای این طراحی شود که به شخص خاصی بخورد. این مشکل استخدام دوستان و آشنایان است. چون تلاش می کنید حتما شخص را به تیم اضافه کنید. مثلا با خود می گویید خواهرم می تواند این کار را انجام دهد. پس بگذار کاری به او بدهم. یا شرح شغل را تا حدی تغییر می دهید که با شخص مورد نظر هماهنگ شود.

روابط دوستانه و کاری را جدا کنید

“خب، خواهرم می خواهد فقط در این روزها کار کند. اشکالی ندارد. یک سمَت می سازم که لازم نباشد در روزهای دیگر کار کند، و یک نفر دیگر را به صورت پاره وقت استخدام می کنم تا جایش را پر کند.”

این کار را نکنید. اشخاص باید با شرح شغل جور شوند. این سمتی ست که من نیاز دارم تا کسب و کارم رشد کند. پس باید کاندیدای ایده آل آن را پیدا کنم.

گاهی وقتی یک شخص شایسته را در این موقعیت می گذارید، ممکن است متوجه شوید استعدادهای دیگری دارد و می تواند مسئولیت های بیشتری قبول کند.

پس فارغ از نسبت شخص، به دنبال کسی باشید که توانایی های لازم برای این سمت را دارد.

پیدا کردن بهترین روش و تبدیل آن به سیستم

فارغ از کسب و کارتان، روش های بسیار عالی وجود دارند که بالاترین احتمال یک نتیجه خاص و مکرر را دارند.

پس هنگامی که این روش عالی را پیدا کردید، آن را به مجموعه ای از گام ها بشکنید تا بتوانند با نوشته، عکس یا روش های دیگر نمایش داده شوند. و بارها تکرار شوند.

وقتی که روش لازم را پیدا می کنید، از جذب تا حفظ مشتری و بهینه سازی فرآیند ها، باید آن را سیستم سازی کنید.

“اگر این تبلیغ آنلاین بازخورد خوبی داشته است، چطور می توانم آن را سیستم سازی و تکرار کنم؟ اگر روشی مناسب برای بهبود یک ویدیو در یوتیوب پیدا کردم، از این پس برای تمام ویدیوها این کار را می کنم.”

این کاریست که یک سیستم می کند.

مشکل را برای همیشه حل کنید

با سیستم سازی می توانید استرس، زمان، تلاش و هزینه های خود را کاهش دهید. نکته کلیدی ساخت سیستم این است که ببینید چطور می توانید یک مشکل را نه یک بار، بلکه برای همیشه حل کنید.

مثال هایی روزمره در کسب و کارتان وجود دارند. فرض کنید یکی از کارکنانتان حین کار با شما اشتباهی می کند. برای یک صاحب کسب و کار راحت است که بگوید “بگذار من درستش کنم”. و نیرویتان را نجات می دهید. آیا کار درستی ست؟

خیر.

چون به شما وابسته می شوند و بار بعد با خود می گویند “خودش می آید و درستش می کند. بگذار بکند. نیازی نیست من زیاد تلاش کنم”.

به همین دلیل باید به کارکنانتان فرصت اشتباه کردن بدهید. بگذارید اشتباه کنند و از آنها چیزهای جدید یاد بگیرند. در غیر این صورت کسب و کارتان رشد نمی کند.

البته نه اشتباهات مهلکی که کل کسب و کار را ورشکسته کند؛ اما اجازه دهید اشتباه کنند. سپس کنارشان بنشینید و بپرسید: “از این تجربه چه چیزی یاد گرفتی؟”

ولی نمی توانید همیشه دخالت کنید و بگویید “برو کنار خودم درستش می کنم”.

وقتی اشتباهی رخ می دهد از خود بپرسید: آیا سیستم من مشکلی دارد که باعث شده کارمندم این اشتباه ار انجام دهد؟

وسواس کنترل در مدیران

بسیاری از مدیران وسواس کنترل دارند. اگر شما هم این وسواس را داشته باشید، کوچک ترین مسائل هم اذیتتان می کنند. و گفتگوهایی شبیه به مثال های زیر خواهید داشت:

“از این خط ایمیلی که نوشتی خوشم نیامد. باید نقطه می گذاشتی! اصلا بار بعد تو ایمیل نفرست. خودم می فرستم.” یا

“از نحوه تلفن جواب دادنت خوشم نمی آید. زیاد بلند سلام میکنی. بگذار بار بعد خودم تلفن جواب دهم”

و در نهایت به همان چارت سازمانی می رسیم که تمامش شمایید.

کارآفرینانی هستند که پنج یا ده کارمند دارند که هیچ کاری انجام نمی دهند. چرا که خود این مدیران همه کارها را انجام می دهند.

“کارمندانم فقط باید از سر راه من کنار بروند. فقط خراب کاری می کنند!”

وقتی این انتظاری ست که از کارکنانتان دارید، دقیقا همین طور رفتار می کنند.

اگر انتظارتان این است که یک گروه بازنده که اصلا در کار خود خوب نیستند و بازده پایینی دارند دور خود جمع کرده اید، دقیقا به همین می رسید. اما اگر در پروسه استخدام درست عمل کنید، کارکنانی باهوش به مجموعه اضافه کنید، و این انتظار را داشته باشید که خوب عمل کنند، آنها هم بهتر عمل می کنند، رشد می کنند و یاد می گیرند. از اشتباهاتشان درس می گیرند و خیلی متفاوت رفتار می کنند.

سیستم های سخت و نرم

به عقیده دن لاک، مشاور کسب و کار، دو نوع سیستم سخت و نرم در کسب و کار وجود دارد.

سیستم سخت

سیستم های سخت نمایانگر ظاهر یک چیز هستند. یونیفرم، لوگو، دکور، دیزاین، بنرها و موارد بصری جزو سیستم سخت هستند.

وقتی وارد یک شعبه استارباکس می شوید، آیا متوجه می شوید که استارباکس است؟ بله، لوگو را می بینید. می توانید یونیفرم های یک شکل ببینید. این یک سیستم است.

سیستم نرم

سیستم های نرم یعنی بخش سمعی کار. صدای هر کسب و کار. نحوه جواب دادن تلفن، خوش آمد گویی به مشتری، برخور با شکایات، نحوه فروش، بیش فروشی و فروش مکمل، و پیگیری ها همه سیستم نرم هستند.

اگر دارید چیزی را به کسی می فروشید، هرچه که می خواهید پشت تلفن می گویید، یا اسکریپتی دارید که آن را دنبال کنید؟

نکته ای که اهمیت بسیار بالایی در سیستم سازی شما دارد این است:

اگر اسکریپت نداشته باشید، چطور می توانید نتایج قابل پیش بینی و مداوم داشته باشید؟ گاهی از هر 10 نفر 1 فروش موفق دارید، گاهی 3 فروش در 10 نفر، گاهی 0 فروش.

اما تفاوتش را نمی دانید. نمی دانید چه چیزی درست کار کرده و چه چیزی نکرده است. اگر اسکریپت داشته باشید، به این نتیجه می رسید که یک اسکریپت مثلا 10درصد فروش موفق دارد.

بعضی چیزها را در آن تغییر می دهید و ناگهان 15درصد فروش موفق دارد. و بعضی چیزهای دیگر را تغییر می دهید و به 10درصد بر می گردید. در نهایت به اسکریپتی می رسید که بهترین بازده را دارد، و آن را به نیروهای فروشتان می دهید.

آموزش نیروهای فروشتان

نمی توانید انتظار داشته باشید نیروهای فروشتان بهتر از شما بفروشند. غیرممکن است. اگر شما بهترین نیروی فروش شرکت خودتان نیستید، مشکل بزرگی دارید.

شما باید بهترین فروشنده محصولات و خدمات خودتان باشید. اگر خودتان نتوانید ایده خودتان را بفروشید، چطور از افراد دیگر انتظار دارید ایده شما را بفروشند؟

وقتی نیروی فروشتان به مشکلی بر می خورد و نمی تواند به اندازه کافی فروش داشته باشد، شما به اون نشان می دهید که چطور این کار را انجام دهد، و او را آموزش می دهید.

نه فقط این که به سراغ نیروهای فروش کم بازده تان بروید و بگویید بیشتر باید بفروشی، به افراد بیشتری زنگ بزن. این اصلا به آنها کمکی نمی کند. فقط بعد ناامید می شوند و استعفا می دهند. شما هم تعجب می کنید که چرا نیروهای فروشتان نمی مانند.

همان طور که در بخش تکنیک های مصاحبه گفته شد، نیروهای فروش خوب “پول محور” هستند. باید موقعیتی به آنها بدهید که بتوانند حقوق خوبی از فروش برای شما کسب کنند. پس باید آنها را برای موفقیت آموزش دهید.

اگر سرنخ های با کیفیتی به آنها بدهید و بتوانند به افراد بیشتری بفروشند، پول بیشتر و بیشتری به دست می آورند و با شما می مانند. چون پول وفاداری آنها را می خرد.

اما پیش از این که چیزی را به کسی آموزش دهید، باید خودتان تسلط کامل بر موضوع داشته باشید.

در بخش های دیگر مقالات سیستم سازی، گام های دیگر این فرآیند را به طور کامل توضیح داده ایم.