معرفی نرم افزار SWOT | نرم افزار محاسبه swot با CRM

نرم افزار SWOT چیست؟ ابتدا در چند جمله SWOT را یادآوری می کنیم: نرم افزار محاسبه SWOT یک تحلیل چهار جانبه برای کشف نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدات است. به طور خلاصه، باید اول به این سوال پاسخ دهید که: تحلیل SWOT چیست؟ به طور خلاصه سوات، چهار عنصر را در یک سازمان، پروژه و غیره بررسی می‌کند.

هدف از این تحلیل تعیین اهداف سرمایه گذاری و شناسایی عوامل داخلی و خارجی موثر در موفقیت یا شکست سازمان است. درک این مفهوم برای اجرایی کردن آن قطعا لازم است، اما کافی نیست. در روش تحلیل با نرم افزار SWOT هر بخش باید به طور جداگانه تحلیل شده، و در نهایت تمام پاسخ هایی که در طول فرآیند درباره ی سازمان به دست آمده اند، در راستای برنامه های آینده ی سازمان استفاده شوند.

بیش از یک نرم افزار محاسبه swot وجود دارد اما در این مقاله به تاثیر نرم افزار CRM در اس دبلیو او تی می‌پردازیم. پس لازم است شما با معنی CRM نیز آشنا باشید. هرچند در ادامه به صورت مختصر و مفید کاربرد نرم افزار CRM، به‌عنوان نرم افزار محاسبه swot بیان می‌کنیم.

روش تحلیل با نرم افزار SWOT

شعار ما در مجله کسب و کار پارس ویتایگر، کمک به رشد و ارتقا با ارائه محتوای مفید درباره کسب و کار ها است. برای این منظور از منابع معتبر خارجی که در حوزه تکنولوژی و سازمانی، فعال هستند برای تولید محتوا و ارائه آن به شما کاربران محترم استفاده می‌کنیم.

ماتریس SWOT معمولا یک مربع است که به چهار بخش مربعی دیگر تقسیم می شود و هر ربع نشان دهنده یک عنصر از تجزیه و تحلیل با نرم افزار SWOT است: نقاط قوت Strengths، ضعف Weaknesses، فرصت ها Opportunities، تهدیدات Threats.

ساده ترین راه برای پر کردن هر ربع در ماتریس بالا، پاسخ دادن به یک سری سوال است.

نرم افزار محاسبه swot برای نقاط قوت

نقاط قوت مربوط به داخل سازمان یا کسب وکار شما هستند. پس به طور قطع به یک نرم افزار اداری مناسب برای این تحلیل نیاز دارید. قبل از انجام تحلیل (crm swot analysis) نیز باید به سوالات زیر پاسخ دهید:

1- با نرم افزار SWOT دریابید چه کاری را به خوبی انجام می‌دهید؟

احتمالا در پاسخ به این سوال بلافاصله یک لیست از کارهایی که باور دارید در آنها بسیار خوب عمل می کنید می نویسید. گام مثبتی ست، اما چطور می توانید از صحت باورهایتان اطمینان داشته باشید؟ با چه شواهدی به این نتایج رسیده اید؟ چطور می توانید توانایی های پنهان سازمان خود را بیابید؟

پاسخ تمام این سوالات در گزارش های نرم افزار CRM سازمان شما یافت می شود. اگر ظاهر قیف فروش شما می‌تواند سلامت فرآیند فروش را نشان دهد. در تحلیل فروش با استفاده از نمودار فروش، میانگین زمانی نهایی شدن هر قرارداد و پرداخت آن نیز حائز اهمیت است.

در زمینه ی بازاریابی نیز باید گزارش‌های هر کمپین کامل شده را بررسی کنید. تعداد سرنخ و میزان فروش حقیقی تا چه حد با فروش مورد انتظار تطابق داشته است؟ اگر این دو عدد نزدیک باشد، یکی از توانایی هایی که شما را از رقبا متمایز می کند توانایی پیش بینی صحیح و واقع گرایانه است.

اگر تعداد سرنخ هایی که به مشتری تبدیل می‌شوند بالاست، شما توانایی خوبی در ارزیابی کیفی سرنخ ها دارید، که طبق آمار و تحقیقات یکی از بزرگ ترین معضلات فرآیند فروش، در هر سطح و اندازه ایست. مفهوم کامل سرنخ فروش را بخوانید. اگر نظرات ثبت شده ی مشتریان شما در بخش پشتیبانی سیستم CRMتان به طور میانگین مثبت هستند، به این معنی ست که شما سیستم پشتیبانی قوی و رضایت بخشی دارید، و احتمالا در این زمینه نیز از رقبای خود پیش هستید.

2- نرم افزار محاسبه swot مهارت های ویژه شما را دریافت می‌کند

در بخش پیشین، کارهایی را که در آن توانمد هستید با استفاده از مدارک و مستندات پیدا کردید. در این بخش باید به نوعی مزایای رقابتی خود را فهرست کنید. اگر شما قادر به انجام کارهایی هستید که رقبای شما از آن عاجزند، این مهارت مختص سازمان شماست و می تواند موجب رشد سازمانتان شود.

این مهارت ها کاملا نسبت به صنعت و کسب و کار تعریف می شوند. احتمالا شما هم گارسون هایی را دیده اید که با یک دست چندین استکان چای برای مشتری ها می برند. و احتمالا می دانید که تعدادی از مشتریان صرفا برای دیدن این مهارت به آن رستوران یا چایخانه ی خاص مراجعه می کنند. البته بلند کردن چندین استکان با یک دست در شرکتی که خدمات بیمه ارائه می دهد کاربردی نخواهد داشت. مهارت ها در بستر مناسب ویژه می شوند.

3- زمینه تخصص یا تجربه با نرم افزار محاسبه swot

در مقاله ی پیشین که اس دبلیو او تی را تعریف کردیم، مثال مذکور یک استارت آپ مشاوره بود. و یکی از نقاط قوت این سازمان نوپا، حضور یک مشاور با تجربه و خوشنام در آن بود. ویژگی هایی از این دست نیز جزو نقاط قوت شما محسوب می شوند.

4- تشخیص تجارت شما با نرم افزار SWOT

در این بخش تمام تجارب کسب و کاری افراد سازمان خود را فهرست کنید، خصوصا اگر یک استارت آپ یا سازمان نوپا هستید. به یاد داشته باشید که هر مهارت و تجربه ای می تواند موجب پیشرفت کسب و کار شما شود.

5- چه کاری را بهتر از رقبای خود انجام می دهید؟

در سوال دوم بر مهارت های ویژه ی خود تمرکز کردید. در این بخش صرفا به مزایای رقابتی توجه می کنید. تحت نظر داشتن رقبا یکی از ارکان اصلی رقابت است. اگر در نرم افزار CRM خود بخشی برای ثبت اقدامات و ویژگی های رقبا ایجاد کرده باشید، برای پاسخ این سوال نیز می توانید با گزارش گیری از سی آر ام مواردی که باید مبنای مقایسه ی شما باشند، بیابید.

شما هیچ گاه نمی توانید به گزارش های دقیق فروش و پشتیبانی رقبا دسترسی داشته باشید (همان طور که کسی نمی تواند به گزارش های شما دسترسی داشته باشد)، در نتیجه، روش تحلیل با نرم افزار SWOT در این بخش همان بررسی و تحلیل گام های رقباست. یکی از بهترین شاخص های پیدا کردن مزیت رقابتی بازخوردهای مشتریانی ست که از رقبا به سمت شما می آیند.

6- کدام بخش کسب و کار شما سودآور تر است؟

این بخش از روش تحلیل با نرم افزار SWOT یکی از ساده ترین گام هاست. کافی ست یک گزارش CRM از میزان فروش و هزینه های اولیه ی هر محصول یا سرویس بگیرید. فقط توجه داشته باشید که درآمد با سود تفاوت دارد. بخشی از درآمد، هزینه های تولید و سایر هزینه های سازمان را پوشش می دهد و سود محسوب نمی شود.

روش تحلیل نرم افزار SWOT برای نقاط ضعف

مانند نقاط قوت،نقاط ضعف هم مربوط به داخل سازمان و کسب وکار شما است. برخی عوامل همزمان می توانند هم نقاط ضعف و هم قوت محسوب شوند. مثلا سن بالای کارمندان هم می تواند نقطه قوتی باشد که نشان دهنده پایداری سازمان و تجربه بالای افراد است و هم نقطه ضعفی که سازمان خیلی محافظه کار است. برای این بخش، باید سؤالات زیر را پاسخ دهید تا متوجه صدمات احتمالی داخلی کسب وکارتان شوید :

1- نیاز به بهبود با نرم افزار محاسبه swot

به گزارش های CRM خود مراجعه کرده، و تمام گزارش های مربوط به عملکرد کارکنان و عملکرد کلی سازمان را بگیرید. هم چنین، اگر قیف فروش شما حاکی از فرآیند فروش بی نقص و ایده آلی نبود، در این بخش می توانید برای پیدا کردن نقاط ضعف از آن استفاده کنید.

شاید نیروهای شما از روش های مناسبی برای فروش استفاده نمی کنند، یا ممکن است آموزش های ابتدایی سازمان شما شامل اصول صحیح مذاکره و روش های ارزیابی کیفی سرنخ نبوده است، و اکنون نیروهای فروش در این مباحث نیاز به یادگیری داشته باشند.

پیدا کردن این نقاط ضعف تنها گام ابتدایی در فرآیند بهبود سازمان است و پس از یافتن آنها، برنامه ریزی دقیق و شاید بلند مدتی در پیش رو داشته باشید.

دیگران در پارس ویتایگر خوانده اند:

• اصول مذاکرات تلفنی
• افزایش فروش با CRM

2- به چه منابعی دسترسی ندارید؟

پس از پیدا کردن بخش هایی که نیاز به بهبود دارند، در برنامه ریزی رفع این اشکالات، روش رفع آنها را نیز مطرح می کنید. گاهی به چیزهایی برای رفع نقاط ضعف نیاز دارید که نمی توانید به آنها دسترسی داشته باشید.

گاهی نیز در فرآیندهای کلی سازمان بخش هایی وجود دارند که به هر دلیلی نمی توان به آنها دسترسی داشت. این عدم دسترسی ها نیز جزو نقاط ضعف شما محسوب می شود، خصوصا اگر رقبای شما به آنها دسترسی دارند.

3- چه بخش هایی از کسب و کار شما زیاد سودآور نیست؟

مجددا به گزارش های CRM در بخش نقاط قوت که برای پیدا کردن سودآور ترین محصولات و سرویس ها گرفته بودید، مراجعه کنید. کدام موارد در انتهای لیست هستند؟ باید این محصولات یا سرویس ها را بهبود بخشیده یا حتی حذف کنید.

4- در چه بخشی نیاز به تحصیلات یا تجربه بیشتری دارید؟

ممکن است رزومه هایی که در بخش کارکنان CRM خود ثبت کرده اید، از نظر سطح تحصیلات در حد ایده آل شما باشند، اما کارکنان شما در زمینه های کاری سازمان مهارت کافی را نداشته باشند. مجددا، باید برنامه های آموزشی لازم را برنامه ریزی کنید.

5- برای چه اقداماتی نیاز به سرمایه گذاری زمان و/یا پول دارید؟

اگر یک سازمان نوپا باشید، احتمالا بزرگ ترین سرمایه ی شما زمان، و بیشترین تلاشتان برای به دست آوردن پول لازم برای گسترش کسب و کار است. پس باید در خرج کردن زمان و پول بسیار محتاط باشید. اقداماتی که زمان یا هزینه ی مالی زیادی برای شما دارند، می توانند شما را از رسیدن به اهداف مهم سازمان بازداشته، یا سرعت شما را بسیار کند کنند.

روش تحلیل نرم افزار SWOT برای فرصت‌ها

برای این بخش، در مورد شرایط خارجی که در رسیدن شما به اهداف مورد نظر کمک می‌کنند فکر کنید. این مرحله کمی سخت تر است.مثال هایی از کنابع فرصت می تواند به صورت: بازارهای جدید(شامل بازارهای صادراتی)،تکنولوژی های جدید،محصولات جدید یا توسعه یافته،سرمایه گذاری جدید،توافقات تجاری و توسعه های سیاسی اقتصادی باشد. در شرکت شما با این سوالات می توانید فرصت هایتان را بیابید:

1- اهداف کسب و کار شما با نرم افزار SWOT

به برنامه های سالانه سازمان مراجعه کنید. تمام اهداف فروش و سایر اهداف سازمان در این برنامه ریزی ها مشخص شده اند. برای پیدا کردن فرصت ها ابتدا باید حوزه ی اهداف مشخص باشند.

2- خدمات بیشتر به مشتریان با نرم افزار محاسبه swot

پیش تر هم به این نکته اشاره شده بود که اگر فراتر از انتظار مشتریان ظاهر شوید، رضایت آنها را افزایش خواهید داد. هر مشتری راضی یک فرصت بازاریابی دهان به دهان، یعنی موثرترین نوع بازریابی است.

3- چگونه می توانید از تکنولوژی برای گسترش کسب و کار خود استفاده کنید؟

تکنولوژی به سرعت در حال گسترش و به روز شدن است. و  استفاده از آن موجب تسریع فرآیند ها می شود (برای نمونه، اگر CRM نداشتید همین روش تحلیل بدون نرم افزار SWOT، زمان بسیار بیشتری از شما می گرفت). پس همیشه در جریان تکنولوژی های جدید مربوط به حیطه ی کاری خود باشید. ممکن است این تکنولوژی ها بتوانند فرصت بسیار ایده آلی برای پیشرفت شما فراهم کنند.

4- آیا مخاطبان هدف جدیدی در بازار وجود دارند که پتانسیل دسترسی به آنها را داشته باشید؟

گسترش بازار هدف همیشه یکی از اولویت های هر سازمانی ست. احتمالا شما نیز مانند سایر استارت آپ ها در ابتدای کار با بخش کوچکی از بازار شروع به کار کرده، و به تدریج این گستره را وسیع تر کرده اید. شما باید تمام بخش های بازار هدف را تحت نظارت داشته باشید تا بتوانید در زمان مناسب برنامه های بازاریابی خود را برای آنها نیز پیاده سازی کنید.

5- آیا محصولات و سرویس های مرتبطی وجود دارند که فرصت جدیدی برای کسب و کار شما فراهم سازند؟

سازمان های دیگری که بازار هدف مشترکی با شما داشته، اما محصول آنها مشابه محصول شما نیست، می توانند فرصت بسیار خوبی برای همکاری باشند. اگر بتوانید محصول مکمل محصولات خود را با همان کیفیت از سازمان دیگری تهیه کنید، هم رضایت مشتریان خود را با سهولت تهیه ی محصولات مکمل بالا برده اید، و هم موجب رشد سازمان خود و سازمان شریک شده اید.

روش تحلیل نرم افزار SWOT برای تهدیدات

هنگام کار با نرم افزار SWOT به تهدیدات خارجی که می تواند به عملکرد کسب و کار شما آسیب برساند فکر کنید. مانند: مسائل سیاسی و اقتصادی،توسعه رقبا،داوطلبین جدید بازار، سلامت،ایمنی، و کیفیت محصول و مشکلاتی مانند توزیع و تحویل. با پاسخ به سوالات زیر می توانید تهدیدات خارجی را در کسب وکارتان شناسایی کنید:

1- تشخیص موانع با نرم افزار SWOT

این موانع از پیش از راه اندازی کسب و کار و استفاده از نرم افزار SWOT تا ابد همراه شما هستند. هزینه های جانبی، سرمایه گذاری اولیه، موانع قانونی، تغییرات قوانین به ضرر کسب و کار شما، تغییرات ناگهانی در بازار، و بسیاری موانع دیگر که ممکن است پیش از برخورد با آنها از وجودشان اطلاع نداشته باشید.

در این بخش از تحلیل اس دبلیو او تی می توانید تمام موانع را شناسایی کنید تا موانع شما را غافلگیر نکند. برخورد با موانع ناشناخته می تواند خسارات جبران ناپذیری در پی داشته باشد.

2- نقاط قوت بزرگترین رقبا با نرم افزار محاسبه swot

در بخش نقاط ضعف در میانه ی این روش تحلیل با نرم افزار SWOT به نقاط قوت رقبا پرداختیم. اما گاهی این نقاط قوت به قدری بزرگ و غیرقابل انکار می شوند، که مانعی برای پیشرفت کسب و کار شما محسوب می گردند. خصوصاً اگر نقاط قوت آنها حاصل منابعی باشند که شما به آنها دسترسی ندارید.

3- نرم افزار محاسبه SWOT در نوسانات اقتصادی

اگر نوسانات قیمت ارز بر کار شما تاثیر می گذارد، ممکن است نوسانات ناگهانی به قدری به ضرر شما باشد که مجبور به توقف موقت کار خود شوید. پس باید همیشه در جریان رویدادهای اقتصادی و تغییرات ملی و بین المللی باشید. ساده ترین کار استفاده از RSS یا فیدخوان در CRM برای دریافت اخبار و وقایع اقتصادی ست، اما تنها خواندن اخبار کافی نیست.

4- تغییرات صنعت در نرم افزار SWOT

درست مانند اقتصاد، تغییرات صنعتی که در آن فعالیت می کنید نیز می تواند مشکلاتی برای شما به وجود آورد. اخبار مربوط به صنعت نیز باید برای شما مهم باشد. با هم صنفی های خود در تماس باشید و منابع معتبر را دنبال کنید.

اگر حین انجام تحلیل با نرم افزار SWOT با غافلگیری مواجه شدید، نگران نباشید. ممکن است هنگامی که در حال بررسی گزارش ها برای پیدا کردن نقاط قوت هستید، درست در زمینه هایی که فکر می کنید نقاط قوت شما محسوب می شوند، نقاط ضعف بیابید. به همین دلیل باید از گزارش ها و شواهد مکتوب و مستند استفاده کنید.

درست است که چنین اتفاقی چندان خوشایند و انرژی بخش نیست، اما بسیار خوشایند تر از تحلیل اشتباه و برنامه ریزی هایی ست که به دلایل نامعلوم به کرّات با شکست مواجه می شوند.

کاربرد CRM به عنوان نرم افزار SWOT

برای نرم افزار محاسبه swot بهترین انتخاب یک کسب و کار، نرم افزار CRM است. سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان یک راه‌حل جامع و کارگشا برای سازمان است. از این جهت به‌عنوان نرم افزار SWOT انتخاب قابل قبولی به شمار می‌رود. برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره در این خصوص با کارشناسان ما در زمینه خرید crm در ارتباط باشید.