۷ مهارت مدیریت مهم و ابزارهای آن

مهارت پیش از ابزار لازم است. هنگامی که کاری را بلد نباشید ابزار هیچ فایده ای ندارد. همان طور که خریدن یک کاپ قهرمانی شما را قهرمان نمی کند، خرید نرم افزار CRM نیز شما را مدیر نمی کند. شما باید مدیری باشید که بدون نرم افزار ها و ابزار هم می تواند مدیریت کند و در نتیجه ی علم و تجربه به این نتیجه می رسد که کدام ابزار ها را برای تحقق اهداف جدید و بهبود عملکرد و راندمان نیاز دارد.

یک مدیر ماهر دائما در مورد صنعت، ابزار ها و اتفاقات مربوط به کسب و کارش دانش کسب می کند و یادگیری را بخشی از کارهایش می داند. مهارت های بسیاری برای مدیر بودن، و مهارت های بیشتری برای مدیر موفق بودن لازم است.

مهارت مدیریتی برای کنترل یک کسب وکار

1- مهارت مدیریت زمان

زمان یکی از با ارزش ترین دارایی های هر شخص است که همیشه راحت تر از هر دارایی دیگری هدر می رود. یکی از پیش زمینه های مدیریت زمان مکتوب کردن تمام کارهایی ست که در آینده نزدیک و دور باید انجام شود. در نرم افزار CRM به محض این که کاری به یادتان می افتد یا پیش می آید آن را در نرم افزار با ذکر تاریخ و زمانی که باید انجام شود ثبت کرده، و به شخص مربوطه ارجاع می دهید.

هر کس در لحظه ی انجام یک کار پاپ آپ یادآوری دریافت کرده و می تواند پیش از موعد نیز یادآوری ایمیلی، پیامکی و یا پوش نوتیفیکیشن دریافت کند. مدیر می تواند لیست کارهای اشخاص را مشاهده کرده و طبق آن زمان حدودی انجام کار را تخمین بزند. یا وظایفی را که به طور خودکار ثبت می شوند به صورت خودکار به افراد مدنظر در سیستم ارجاع دهد. قبلا نیز درباره مدیریت زمان برای نیروهای فروش نیز مطلبی منتشر کردیم که مطالعه آن خالی از لطف نیست.

2- مهارت اولویت بندی کارها

کدام کارها مهم ترند؟ این بستگی معیار سنجش اهمیت شما دارد و این که کار مربوط به کدام مشتری یا محصول باشد. شما در نرم افزار CRM می توانید اولویت هر کار را مشخص کنید تا اشخاص طبق اولویت لیست کارها را مرتب کرده و انجام دهند.

دیگران در مجله کسب و کار پارس ویتایگر خوانده‌اند : منظور از مدیریت سیستمی و تفکر سیستمی چیست؟

3- مهارت هدف گذاری

هدف ها هنگامی معنادارند که واقع بینانه باشند. هدف های واقع بینانه طبق آمار و اطلاعات موجود و تجربه های گذشته در زمینه ی مربوطه تعریف می شوند. پایگاه داده ای مانند CRM تمام اطلاعاتی را که شما طبق استراتژی مدیریت ارتباط با مشتری تان در آن وارد می کنید، در اختیار شما قرار می دهد.

برای نمونه، اگر کمپین جدید بازاریابی در سازمان طراحی شده و شما می خواهید بدانید چه انتظاری باید از آن داشته باشید، گزارش های کمپین های پیشین را بررسی کنید تا ببینید کمپین های مشابه به طور میانگین چه بازدهی داشته اند.

گزارش های ماهانه و فصلی نیز راهنمای خوبی برای هدف گذاری های ماهانه و فصلی هستند.

4- مهارت تخصیص صحیح منابع

پیش تر اشاره شد که یکی از منابع مهم در سازمان زمان است. منبع مهم دیگر نیروهای انسانی ست. یک مدیر موفق می داند که کدام کار را با توجه به مهارت ها و تجربه ی افراد در چه زمانی و به چه کسی بسپارد. این دانش می تواند از گزارش های عملکرد CRM نیز نشئت بگیرد.

علاوه بر این، بهبود مهارت ها و کارایی های نیروها نیز از طریق مشخص شدن نقاط ضعف و قوت آنها میسر است.

5- مهارت ابزار مناسب برای اهداف

تا به این جا اهداف واقع گرایانه و صحیح بوده اند، مهارت های لازم در افراد با توجه به مسئولیت آنها تقویت شده، و هر کس در حیطه ی خود مشغول به یادگیری و کسب دانش جدید بوده است. در چنین شرایطی، شما از ابزار جدید و نیازهای کسب و کار خود مطلعید. پس به راحتی می توانید تشخیص دهید که برای دستیابی به کدام هدف، به کدام ابزار نیاز است.

6- مهارت اتفاقات غیرمترقبه

حادثه همیشه پیش می آید. مهم آمادگی مقابله با آن و به دست گرفتن کنترل است. نکته اول این که هنگامی که شما نظارت کامل و همه جانبه بر کسب و کار داشته باشید، بسیاری از این حوادث را پیش بینی کرده و از آنها پیشگیری می کنید.

نکته دوم این که حتی در صورت بروز حادثه ای مانند تغییر ناگهانی نرخ ارز نیز که تاثیر اساسی بر کسب و کار شما می گذارد می توانید اوضاع داخلی سازمان را تا حدی کنترل کنید. برای نمونه، در شرایط نابسامان اقتصادی بیشتر هوای مشتری های فعلی را داشته باشید و بیشتر بودجه ی بازاریابی خود را برای حفظ مشتری های فعلی صرف کنید، نه کسب مشتری های جدید. تحقیقات نشان داده اند که همیشه هزینه کسب مشتری جدید به مقدار چشمگیری از هزینه حفظ مشتری های فعلی بیشتر است. این که بدانید چه اتفاقاتی در مجموعه می افتد و هر بخشی در چه وضعیتی ست، به شما کمک می کند هنگام بروز اتفاقات غافلگیر کننده سریع بتوانید تصمیم بگیرید چه راه حلی مناسب است و کدام بخش می تواند چه کمکی در پیاده سازی آن کند.

7- مهارت سازماندهی کلی

شما باید نظم را از خودتان شروع کنید. بی نظمی، گم کردن کارها و مدارک، انجام ندادن کارها و اشتباه در سیستم منظم به راحتی قابل پیشگیری و رفع است. اگر کل بخش های سازمان شما با یک ابزار هماهنگ شوند، همه کارها قابل پیگیری و گزارش گیری بوده، و مسئول هر وظیفه مشخص باشد، به هم ریختگی ها تا حد بسیار زیادی کاهش یافته و فرآیندها سازماندهی می شوند.