ماتریس آیزنهاور (Eisenhower Matrix) یک ابزار مدیریت زمان است که با کمک آن می‌توانید وظایف و کارهای خود را بر اساس اهمیت و فوریت، مرتب کرده و به بهترین شکل از زمان خود استفاده کنید. اجرای این ماتریس در نرم افزار CRM، می‌تواند به شما در مدیریت بهتر وظایف و اولویت‌بندی آنها کمک کند.
اگر شما هم در مدیریت زمان برای اولویت بندی فعالیت هایتان دچار مشکل می شوید و اغلب فشار و استرس زیادی را برای به اتمام رساندن کارهای خود احساس می کنید، پیشنهاد می کنم این مطلب را مطالعه کنید تا بتوانید با کمک CRM پارس ویتایگر، زمان خود را به درستی مدیریت کنید.
درصورتی که به دنبال اجرای ماتریس آیزنهاور در نرم افزار CRM هستید، باید از ابتدا با مفاهیم اصلی این ماتریس آشنا شوید.
اجازه دهید این همراهی را با یک مثال شروع کنیم: فرض کنید شما مدیر یک پروژه هستید و به دنبال راهی برای بهبود مدیریت زمان خود و تیمتان می‌گردید. در این صورت، ماتریس ایزنهاور می‌تواند به شما کمک کند تا وظایف و پروژه‌های خود را به چهار دسته‌ی اصلی تقسیم کنید و به بهترین شکل ممکن از زمان خود استفاده کنید.
- وظایف فوری و مهم: پروژه‌هایی که بسیار مهم هستند و باید به شدت روی آنها تمرکز کنید. برای مثال، پروژه‌ی اولویتی که موعد تحویل آن به زودی است و اگر به موقع تحویل ندهید، می‌تواند عواقب جدی برای تیم و مشتریان داشته باشد.
- وظایف مهم اما غیرفوری: پروژه‌هایی که مهم هستند، اما به شدت فوری نیستند. برای مثال، پروژه‌ی بهبود کیفیت محصول که باعث افزایش رضایت مشتریان می‌شود ولی برای انجام آن زمان کمی وجود دارد.
- وظایف فوری اما کم اهمیت: پروژه‌هایی که فوری هستند، اما در مقایسه با دیگر پروژه‌ها اهمیت کمتری دارند. برای مثال، پروژه‌ی ارائه گزارشات ماهانه که باید به زودی تحویل داده شود، اما اهمیت آن در مقایسه با پروژه‌های مهم‌تر کمتر است.
- وظایف غیرفوری و غیرمهم: پروژه‌هایی که نه فوری هستند و نه اهمیت زیادی دارند. این پروژه‌ها را به تعویق بیندازید یا به به سایر پرسنل محول کنید، بهبود بخشید.
حالا که پروژه های خود را در چهار دسته اصلی قرار دادید، می توانید برای هر دسته برنامه ریزی و اقدامات خود را به طور مجزا انجام دهید. به این ترتیب، مدیریت زمان شما بهبود می یابد و شما می توانید به بهترین شکل ممکن از زمان خود و تیمتان استفاده کنید. همچنین، با استفاده از نرم افزار CRM، می‌توانید وظایف خود را به صورت مستمر پیگیری کنید و از این طریق به بهبود کارایی و بهره‌وری خود و تیم تان را افزایش دهید.
در این مقاله، به شما نشان خواهیم داد که چگونه ماتریس ایزنهاور را در نرم افزار CRM خود پیاده کنید و عملکرد خود را بهبود دهید. لازم به ذکر است که همه فرآیندهای شما در سی آر ام قابل اجراست حتی اطلاعات شما از نرم افزار حسابداری شرکتی مورد استفاده نیز در CRM قابل رویت است.
نحوه پیاده سازی ماتریس آیزنهاور در نرم افزار CRM
با مجله کسب و کار نرم افزار پارس ویتایگر هم‌گام شوید.
در انتها مطلب داشبوردی شبیه داشبورد زیر خواهیم داشت:
گام 1: ابتدا روی آیکون تقویم (نوار بالا، سمت چپ) کلیک کنید تا وارد محیط تقویم شوید. در صفحه باز شده، روی دکمه “سفارشی سازی” کلیک کنید.
(ممکن است به دلیل سطوح دسترسی که توسط ادمین از پیش انتخاب شده، این گزینه برای شما نمایش داده نشود. در این صورت از ادمین بخواهید در سطوح دسترسی شما تغییری ایجاد کند.)
گام 2: هر دو لینک ویرایش فیلد را در تب جدید باز کنید.
گام 3: بدنبال فیلدی با عنوان “اولویت” بگردید.
- اگر نیاز دارید تمام کاربران این فیلد را تکمیل کنند، روی گزینه “اجباری” کلیک کنید.
- برای نمایش در قسمت ایجاد سریع و پاپ اپ های “وظایف و رویدادها” گزینه “ایجاد سریع” را تیک بزنید.
گام 4: از ستون سمت راست، در نوار جستجو بدنبال “ویرایشگر فهرست انتخابی” بگردید.
گام 5: روی گزینه “ویرایشگر فهرست انتخابی” کلیک کنید تا بتوانید مقادیر فیلد “اولویت” را تغییر دهید.
گام 6: در قسمت “انتخاب ماژول” تقویم را انتخاب کنید.
گام 7: در قسمت “انتخاب مقادیر فیلدها در وظایف کاری” مقدار “اولویت” را انتخاب کنید.
گام 8: در قسمت “اولویت مقادیر” مقادیر قدیمی را حذف کنید، سپس روی “افزودن مقدار” کلیک کنید.
گام 9،10 و 11: در این قسمت باید مقادیر زیر را اضافه کنیم:
- مهم و فوری
- مهم و غیر فوری
- کم اهمیت و فوری
- کم اهمیت و غیر فوری
برای اینکار، هر بار یکی از آن ها در قسمت نام آیتم وارد کنید، سپس از قسمت “چه کسی می تواند این مقدار را به یک رکورد تخصیص دهد؟”، سطح دسترسی را مشخص کنید. اگر تمایل دارید همه افراد بتوانند از این ماتریس استفاده نمایند، گزینه “همه نقش ها” را انتخاب کنید.
سپس یک رنگ برای این مقدار انتخاب کنید.
گام 13: روی آیکون تقویم در نوار بالا (1) مجددا کلیک کنید. سپس روی گزینه 13 (نمایش بصورت لیست) کلیک کنید.
گام 14: در صفحه باز شده روی دکمه + در ستون سمت راست کلیک کنید تا برای برای هر مقدار یک لیست اضافه کنید. این مرحله برای هر مقدار تکرار می شود.
گام 15: یک نام انتخاب کنید (به عنوان مثال: “مهم و فوری”).
گام 16: تنظیم به حالت پیش فرض به شما اجازه می دهد که وقتی وارد حالت “نمایش بصورت لیست” می شوید، این لیست به شما نمایش داده شود.
گام 17: با فعال سازی نمایش در معیارهای کلیدی و استفاده از ویجت معیارهای کلیدی در داشبورد، می توانید تعداد موجود در این لیست را مشاهده کنید.
گام 18 و 19: روی افزودن شرط کلیک کنید و مانند شروط تعریف شده (19) شروط را تعریف کنید.
گام 20: روی افزودن شرط کلیک کنید (18) و مانند شروط تعریف شده (20) شروط را تعریف کنید.
گام21: اگر تمایل دارید تمامی پرسنل این ماتریس را مشاهده نمایند، مقدار “تمام کاربران” را فعال کنید. در غیر اینصورت می توانید فرد و یا افراد مختلف را انتخاب کنید.
گام 22: روی دکمه ذخیره کلیک کنید.
گام 23: روی گزینه تقویم کلیک کنید. سپس از ستون سمت راست، گزینه نمایش بصورت لیست کلیک کنید.
گام 24، 25 و 26: روی این گزینه (26) کلیک کنید و روی ایجاد کپی کلیک کنید. سپس مرحله 15 به بعد را برای مقدار بعدی ویرایش کنید. همچنین با کلیک روی هر یک از لیست های ایجاد شده، می توانید در قسمت (25) لیست وظایف و رویدادهای آن بخش را مشاهده کنید.
گام 27: وارد داشبورد نرم افزار شوید یا روی لوگوی بالای صفحه کلیک کنید تا به قسمت داشبورد هدایت شوید.
گام 28: برای ایجاد داشبورد جدید روی گزینه بیشتر> افزودن داشبورد جدید کلیک کنید. سپس در پاپ اپ باز شده و قسمت
نامی برای داشبورد مانند: ماتریس آیزنهاور وارد کنید تا داشبورد جدید ساخته شود.
گام 29: در داشبورد جدید، روی گزینه ویجت جدید کلیک کنید تا لیست ویجت ها برای شما باز شود. سپس گزینه لیست خلاصه را انتخاب کنید.
گام 30: از قسمت “انتخاب ماژول” ماژول تقویم را انتخاب کنید.
گام 31: در قسمت فیلتر، یکی از فهرست هایی که در قسمت (14) ایجاد کردیم را انتخاب کنید.
مرحله 32: فیلدها و قالب ها تقویم به شما اجازه می دهند تا فیلدهایی که می خواهید در قسمت ویجت خلاصه نمایش دهید را انتخاب کنید. پس از تنظیم مقادیر بالا، روی دکمه ذخیره کلیک کنید تا ویجت لیست خلاصه ایجاد شود. اینکار را برای سایر فهرست های ایجاد شده نیز انجام دهید.
مرحله نهایی: پس از ایجاد لیست خلاصه، پیشنهاد می کنم برای اینکه داشبورد ساخته شده کارآمد تر باشد ویجت های زیر را نیز به این داشبورد اضافه کنید:
- امروز
- فعالیت های با تاخیر
- فعالیت های آینده
- معیارهای کلیدی
- یادداشت
سپس برای منظم سازی داشبورد، آن ها را با Drag و Drop کنار هم بچینید.
خروجی کار چیزی شبیه تصویر زیر است:
از آنجایی که ماتریس آیزنهاور یک روش موثر برای مدیریت زمان است، پیاده سازی آن در نرم افزار CRM می‌تواند به شما و تیمتان در انجام وظایف و پروژه‌هایتان کمک کند و به بهترین شکل ممکن از وقت و منابع خود استفاده کنید. پس اگر شما هم نیاز به بهبود مدیریت زمان و اولویت بندی وظایف تان دارید، پیشنهاد می‌کنیم که این ماتریس را در نرم افزار CRM خود پیاده سازی کنید و به بهترین شکل ممکن از زمان خود و تیم تان استفاده کنید.
برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره در این خصوص با کارشناسان ما در زمینه خرید crm در ارتباط باشید.
سلام
با عرض ادب و احترام با توجه به اینکه من کارشناس امور مالی و بازرگانی در شرکت‌های زیادی فعالیت داشته ام این برنامه بسیار عالی و کاربردی است هم اکنون بازنشسته هستم اما چون در نظر دارم در طول ماه آینده فعالیت های اشتغالزایی جدیدی برای خودم ایجاد نمایم ترجیح می‌دهم حداقل از گزينه زمانبندی اموری که در نظر دارم از این مهم استفاده نمایم تا علاوه بر اینکه تجربه کاربردی را به دست می آورم در آینده نزدیک کمک بسیار مهمی به من و پرسنل تحت پوشش خواهد نمود
با تقدیم احترام سیاوش جهانی از استان چهارمحال و بختیاری
با احترام،
جناب آقای جهانی عزیز،
از نظری که ارسال فرمودید، سپاسگزاریم. خرسندیم که این مقاله مورد توجه شما قرار گرفته است.
ممنونم از آموزش این ماتریس
امروز 14 تیر ماه 1402 هست و من حدود 5 سال است که دارم از CRM پارس ویتایگر استفاده میکنم و هر روز خودم و تیمم داریم به این نرم افزار وابسته تر میشیم و بسیار فعالیت های مارا منظم کرده
این ماتریس هم امروز اضافه خواهد شد و قطعا بسیار مفید خواهد بود
ما قبلا این ماتریس را روی تخته وایت برد استفاده میکردیم :)
از به اشتراک گذاری نظرتون و تجربه ای که در استفاده از CRM پارس ویتایگر داشتید، سپاسگزارم.
با تشکر مجدد و بهترین آرزوها برای شما و تیم محترمتان