بهترین زمان تماس تلفنی با مشتری احتمالی (اصول مذاکره تلفنی فروش)

اکثر نیروهای فروش تمایل بسیاری به پیدا کردن بهترین زمان برای تماس تلفنی با مشتری دارند. به جای انتظار برای یک رویداد مناسب، تحقیق در مورد خریدار و ایجاد یک پیام منحصرا برای آن خریدار، تنها کافیست بدانند که بهترین روز و زمان برای برقراری تماس چیست. اغواکننده و جذاب به نظر می رسد، اما متاسفانه حقیقت ندارد.

متاسفانه برای فروشندگانی که با روش های سنتی و قدیمی کار می کنند، این روش دیگر پاسخگو نیست. طبق مطالعه ای از مرکز تحقیقاتی کِلر در دانشگاه بیلور، تنها ۱٪ از تماس های بازاریابی در نهایت به ملاقات و مذاکره فروش منجر می شود.

نتیجه ای که می توان گرفت، این است که “بهترین زمان برای تماس تلفنی با مشتری” وجود ندارد. اما این نتیجه برای تماس های فروش متفاوت است. اگر به عنوان یک نیروی فروش، آنچه که باید را آموخته و یک مشتری بالقوه خوب را شناسایی کرده باشید، انتخاب زمان تماس تلفنی با مشتری احتمالی می تواند نتیجه را اصول مذاکرات تلفنی فروش، از “لطفا پیغام بگذارید” به یک جلسه حضوری با او تغییر دهد.

شش پیشنهاد برای انتخاب بهترین زمان تماس تلفنی با مشتری ها:

بهترین روزهای هفته برای تماس تلفنی با مشتری

روزهای میانی هفته، دوشنبه تا چهارشنبه (در حقیقیت، تا یک روز مانده به شروع تعطیلی آخر هفته)، بهترین روزها برای تماس با مشتریان است. این نکته چندان غافلگیرکننده نیست. طبیعتا، در روز پایانی هفته همه بر تعطیلی پیش رو تمرکز داشته، و علاقه ی چندانی به برقراری ارتباط جدید آن هم با یک نیروی فروش ندارند.

در روزهای ابتدای هفته نیز هنوز کارها کاملا به روال بازنگشته است. اما در اواسط هفته، سرنخ ها وقت کافی برای سامان دادن به کارها داشته و از نظر روانی کاملا در جوّ کار قرار گرفته اند. یعنی تماس فروش شما یک وقفه ی کاری محسوب نمی شود، بلکه یک تماس کاری ست.

تحقیقات نشان داده اند که نرخ تبدیل در تماس اول، تفاوتی ۴۶% در اواسط هفته با اوایل هفته دارد. یعنی این نرخ در میانه ی هفته تقریبا دو برابر ابتدای هفته است. اولین نکته در تعامل صحیح با مشتریان، تماس خوش موقع است.

بهترین زمان در صبح برای تماس تلفنی با مشتری

تماس صبحگاهی اول وقت این امکان را به شما می دهد که پیش از این که سرنخ ها درگیر لیست کارهای روزانه شوند، با آنها ارتباط برقرار کنید. اما آیا واقعا این بهترین زمان برای تماس کاری ست؟

در همان تحقیق، مشخص شد که در واقع بهترین زمان برای تماس با سرنخ بین ۴:۰۰ و ۵:۰۰ بعد از ظهر است. بهترین زمان بعدی از ساعت ۱۱:۰۰ صبح تا ۱۲:۰۰ ظهر است.

ساختار یک روز کاری تمام وقت را در نظر بگیرید. حدود ساعت ۱۱ صبح، کارکنان کارهای صبح خود را به حد خوبی رسانده و کم کم برای زمان استراحت و نهار آماده می شوند. حدود ۴ بعد از ظهر نیز کم کم برای ترک محل کار آماده می شوند. معمولا در این ساعات کار سنگین و فشرده ای برای انجام وجود ندارد.

عموما در این بازه های زمانی کسی تمایلی به شروع یک کار جدید ندارد و کارها به “بعد از نهار” یا “فردا صبح” موکول می شوند. پس بهترین زمان برای صحبت در مورد فروش محصول یا خدمات به آنهاست. مدیریت

بدترین زمان تماس تلفنی با مشتری در روز

اکثر افراد حاضر در سازمان خود شما بین ساعت ۷ تا ۱۰ صبح مشغول چه کاری هستند؟ صرف نظر از این که زمان کاری شما چه ساعتی آغاز می شود، ۲ الی ۳ ساعت اول صبح ساعات شلوغی هستند که کارهایی که در آخرین ساعات کاری روز قبل به فردا موکول شده اند، باید انجام گیرند. کارهایی که از پیش برای همین امروز برنامه ریزی شده بوده اند نیز در صف هستند.

پس ساعات اولیه صبح، بر خلاف چیزی که به نظر برخی نیروهای فروش می رسد، بدترین ساعات ممکن برای تماس تلفنی با مشتری ها هستند. علاوه بر این، شاید حتی تایم کاری سازمان سرنخ دیرتر از شما شروع شود. یعنی ممکن است کسی در دفتر نباشد تا تلفن را بردارد، و زمانی که شما صرف تماس با این سرنخ می کنید، تلف شده است.

حتی ممکن است نتوانید با شخصی که در زمینه ی خرید محصول شما تصمیم گیرنده است، صحبت کنید. معمولا کسانی که قبل و بعد از ساعت کاری در شرکت حضور دارند نیز وقت صحبت در مورد خرید محصول جدید را ندارند. البته شما میتوانید ساعات کاری هر سرنخ را، در صورت متفاوت بودن، در پروفایل آنها در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری ثبت کنید.

بهترین زمان پاسخگویی

پیش تر هم اشاره کرده بودیم، که بهترین زمان تماس با سرنخ هایی که در سیستم CRM ثبت شده اند، یا به صورت کلی پس از ثبت یک درخواست خرید، تا یک ساعت بعد است (برای اطلاعات بیشتر مقاله نکات آماری افزایش فروش برای نیروهای فروش توصیه می شود). تحقیقات جدید تر تفاوتی ۴۵۰ درصدی در زمان پاسخگویی بین تماس هایی که تا یک ساعت بعد از ثبت درخواست، و آنهایی که دیرتر گرفته می شوند نشان داده است.

نتیجه؟ در مورد سرنخ هایی که به تازگی افزوده شده اند، سعی کنید بلافاصله تماس بگیرید. اگر زمان ثبت درخواست را داشته اند، احتمالا زمان صحبت درباره ی آن را نیز دارند.

پشتکار همیشه نتیجه بخش است

آیا پس از دو یا سه بار تماس تلفنی با مشتری احتمالی و پیغام گذاشتن، یا عدم پاسخگویی سرنخ، ناامید می شوید؟ اگر پاسخ مثبت است، پس خیلی زود تسلیم می شوید. متاسفانه ۳۰% از سرنخ ها پس از تماس اول تماس دیگری دریافت نمی کنند.

اما ۹۰% از نیروهای فروش در تماس ششم موفق به صحبت با سرنخ می شوند. یعنی با چند تلاش بیشتر برای تماس، می توانید نرخ موفقیت در تماس با سرنخ را ۷۰% افزایش دهید. ۷۰% ارزش تلاش بیشتر را دارد. زود تسلیم نشوید.

یک سوال مهم: این شش تماس را با چه فاصله زمانی بگیریم؟

در یک تحقیق مشابه، Velocify به این سوال پاسخ می دهد: نیروهای فروشی که ۶ تماس را طی ۱۵ روز گرفته بودند، ۱۱۰% موفقیت بیشتری در برقراری تماس با مخاطبان داشتند.

موثرترین راهکار تماس سریع است

در مورد چهارم، توضیح دادیم که تماس تا یک ساعت پس از ثبت سرنخ چند برابر تماس های دیرتر احتمال پاسخگویی و تبدیل سرنخ را دارد. در ادامه ی تحقیق Velocify تمرکز دقیق تری بر این مورد شده است. نتیجه این بود که کسانی که تا ۱ دقیقه پس از ثبت شدن تماسی دریافت می کنند، تا ۳۹۱% احتمال تبدیل بیشتری دارند. یعنی حدود ۴ برابر بیشتر از سایر سرنخ ها مشتری می شوند.

در نهایت، انتخاب زمان مناسب برای تماس تلفنی با مشتری برای موفقیت فروش ضروری است. این شش قاعده کلی برای شروع مناسب هستند، اما ممکن است استراتژی های متفاوتی پیدا کنید که برای کسب و کار شما بسیار مناسب ترند. این رویکردها را آزمایش کنید و آنهایی را که برای شما بهتر کار می کنند، اتخاذ کنید.

گاهی از افزایش چشمگیر تعداد سرنخ هایی که می توانید با چند تغییر ساده در روش های سازمان با آنها تماس بگیرید، شگفت زده می شوید. و گاهی این تغییرات ساده با ابزاری مانند نرم افزار crm به راحتی به دست می آیند.