فهرست محتوا
برگزاری و شرکت در نمایشگاه ها جزئی جدانشدنی از کسب و کار است. با استراتژی ها و برنامه ریزی های صحیح، یک سازمان می تواند سرنخ فروش و فرصت های فروش بسیاری از یک نمایشگاه به دست آورد. یکی از کاربردهای نرم افزار CRM برای نمایشگاه ها دسته بندی و مرتب سازی همین سرنخ هاست.
شما چه برگزار کننده ی نمایشگاه باشید، چه به عنوان شرکت کننده و یا به صورت ویزیتور به نمایندگی از شرکت خود حضور یابید، می توانید از نرم افزار CRM برای نمایشگاه استفاده کنید. در ادامه کاربردهای نرم افزار CRM برای نمایشگاه را بررسی می کنیم.
1- برای شرکت هایی که در نمایشگاه شرکت می کنند
شعار ما در مجله کسب و کار پارس ویتایگر، کمک به رشد و ارتقا با ارائه محتوای مفید درباره کسب و کار ها است. برای این منظور از منابع معتبر خارجی که در حوزه تکنولوژی و سازمانی، فعال هستند برای تولید محتوا و ارائه آن به شما کاربران محترم استفاده می‌کنیم.
فرض کنید در یکی از نمایشگاه های سالانه مربوط به صنعت خود شرکت کرده اید و از نرم افزار CRM استفاده نمی کنید. داستان زیر پیش می‌آید:
ورود اطلاعات و ثبت سرنخ ها
در طول نمایشگاه چند صد یا حتی چند هزار کارت ویزیت به بازدیدکنندگان داده، و در قبال آنها کارت ویزیت گرفته اید. هر یک از این کارت ها می تواند به یک مشتری تبدیل شود.
پس از اتمام نمایشگاه به روال عادی کاری شرکت باز می گردید. صدها کارت ویزیت در دست دارید که در بهترین حالت به فرمی که بازدیدکننده پر کرده است، منگنه شده اند. اولین کاری که پس از نمایشگاه می کنید چیست؟ طبیعتا، ارسال ایمیل یا پیامک تشکر به کسانی که از غرفه ی شما بازدید کرده اند.
کاری که می کنید این است که ایمیل ها و شماره های تماس را از کارت های ویزیت در یک فایل اکسل تایپ می کنید. سپس، ایمیل ها یا پیام ها را می فرستید.
تماس با سرنخ ها
پس از بررسی فرم ها و کارت های ویزیت، با آنهایی که نیاز باشد تماس می گیرید. یا فرم ها را بین کارکنان فروش خود تقسیم کرده، و به آنها می گویید در صورتی که نوشته های فرم ها برای آنان گنگ است از شما سوال بپرسند.
چند روز طول می کشد تا به تمام این افراد زنگ بزنید؟ در نظر داشته باشید که کارهای روزانه و فرایندهای پیش از نمایشگاه هم چنان پابرجا هستند.
80٪ از سرنخ های نمایشگاه تجاری هرگز پیگیری نمی شوند.
وقت آن رسیده است تا کسب و کارتان را متحول کنید. دانلود رایگان کتاب 103 مزیت نرم افزار CRM در کسب و کارمرکز تحقیقات صنعت نمایشگاهی (CEIR)
نتیجه ی هر تماس در کنار فرم یا در فایل اکسل نوشته می شود. تمامی این فرم ها و کارت ها و البته فایل های اکسل، ایمیل ها ی فرستاده شده و پاسخ های احتمالی آنها، و نتیجه ی تماس های تلفنی بعدی برای پیگیری باید بایگانی شوند. در غیر این صورت، فرایند صحبت با سرنخ ها به طور کامل قابل درک و پیگیری نیست.
جمع بندی نمایشگاه
در انتها، شما پس از صرف سه هفته برای نمایشگاهی سه روزه، تنها موفق به تشکر از تمام کسانی شده اید که به غرفه شما سر زده اند. اطلاعاتی از آنها کسب کرده اید که در فرم ها، فایل های اکسل، ایمیل ها، یادداشت های کارکنان و حافظه ی آنان ثبت شده است.
اگر بخواهید اطلاعات مربوط به خانم/آقای الف را که در همین نمایشگاه با او آشنا شدید بیابید، چه مقدار زمان برای پیدا کردن فرم او، نام او در اکسل، در صندوق ایمیل های ورودی کارمند مربوطه، و یادداشت های دست نویس نیاز دارید؟
نمایشگاه بعدی با نرم افزار CRM
شما طبق استراتژی و بودجه ی خود، و بدون اطلاعات و گزارش های دقیق و موثق از مشتریان و سرنخ های سال پیش، نمایشگاه را برنامه ریزی می کنید.
اکنون فرض کنید از نرم افزار CRM برای نمایشگاه و به صورت کلی کسب و کارتان استفاده می کنید.
ورود اطلاعات و ثبت سرنخ ها
در نمایشگاه، اطلاعات هر بازدید کننده اععم از مشخصات کارت ویزیت و نتیجه ی صحبت هایی که با وی داشته اید، به طور مستقیم در CRM وارد می کنید. هر یک از کارکنان حاضر در نمایشگاه نیز با نام کاربری مخصوص به خود در سیستم فعالیت کرده و سرنخ ها و اطلاعات دیگر را ذخیره می کنند.
هر سرنخ یک پروفایل جداگانه دارد. اگر حین مکالمه اولیه احساس کنید که این سرنخ پتانسیل بالایی برای مشتری شدن دارد، می توانید بلافاصله وضعیت او را در پروفایل تغییر دهید. این وضعیت ها در حقیقت اولویت بندی سرنخ های شماست.
پس از نمایشگاه، شما می توانید به ترتیب اولویت این سرنخ ها را پیگیری کنید. در نتیجه، به سرنخ های با کیفیت تر در اسرع وقت رسیدگی می شود.
دیگران در پارس ویتایگر خوانده اند: ارزیابی کیفی سرنخ فروش
تماس با سرنخ ها
بلافاصله پس از بازگشت از نمایشگاه، با اطلاعات بازدیدکنندگان یک کمپین می سازید. سپس با یک کلیک برای همه ی آنها ایمیل یا پیامک تشکر می فرستید.
هر کارمند سرنخ های خود را طبق اولویت ها پیگیری کرده، و آنها را طبق نتایج مکالمات اولویت بندی مجدد می کند. نتیجه ی مکالمات و تمامی اسناد و فایل های مربوط به سرنخ در پروفایل او ذخیره می شود. در صورتی که نیاز باشد شخص دیگری با سرنخ تماس بگیرد، در چند ثانیه وظیفه ای برای او تعریف کرده و به سراغ سرنخ بعدی خود می روید.
جمع بندی نمایشگاه
گزارشی از CRM خود گرفته و مشخص می کنید که سرنخ های جدید شما:
- چه تعداد هستند
- چه مشخصاتی دارند
- از کدام صنعت ها هستند
- چه نیاز هایی دارند
- به دنبال حل چه مشکلی با خدمات یا محصولات شما هستند
- چه مقدار به پیش بینی های شما نزدیک هستند
- به کدام پرسوناهای شما نزدیک ترند
- به کدام کمپین های تبلیغاتی تعلق دارند
و هر ویژگی دیگری که در استراتژی های شما اهمیت دارد. پاسخ دادن به این سوالات بدون CRM سه هفته ی دیگر زمان نیاز دارد.
در انتها، هر سرنخ به برنامه بازاریابی مربوطه و هر سرنخ به برنامه وفاداری متناسب ارجاع داده شده، و دسته بندی می شوند. شما می توانید تخفیفات مربوطه به بازدیدکنندگان را با توجه به سطح هر سرنخ و مشتری به آنها اطلاع رسانی کرده، و ارتباط خود را حول نیازها، شخصیت و رفتار خرید با مخاطبین خود حفظ کنید.
پس از سه هفته، سرنوشت تمام سرنخ های نمایشگاه شما مشخص شده است و می توانید در بخش گزارشات نرم افزار CRM گزارشات زیر را مشاهده نمایید:
- مشتری شده اند
- در فرایند فروش هستند
- پیگیری های بعدی در توافق با آنها به زمان دیگری موکول شده است
- دلایل شکست فروش(سرنخ بی ارزش)
- میزان هزینه نمایشگاه و میزان بازخورد مالی آن
- و…
احتمالا بدون نرم افزار CRM برای نمایشگاه نیز سرنخ های شما همین سرنوشت ها را در بازه های زمانی بسیار طولانی تر خواهند داشت، مگر این که فراموش یا گم شوند. البته گزارش گیری از این سرنوشت ها اگر غیرممکن نباشد بسیار دشوار و وقت گیر است. در CRM شما با چند کلیک این گزارش ها را با نمودار های مربوطه دریافت می کنید.
بطور خلاصه شما با استفاده از نرم افزار CRM می توانید کلیه اطلاعات بازدیدکنندگان از غرفه خود را در یک پایگاه اطلاعاتی یکپارچه ثبت و نگهداری نمایید تا پس از نمایشگاه نیروهای فروش بتوانند هر یک را طبق اولویت های مشخص شده پیگیری نمایند. همانطور که می دانید بیشترین و موثرترین بخش فرایند فروش پیگیری است. شما می توانید با نرم افزار CRM کلیه اسناد، یادداشت ها و… مشتری را مشاهده و برای پیگیری های آینده رویداد یا وظیفه ای ثبت کنید. نرم افزار در تاریخ مورد نظر به شما پیغامی مبنی بر پیگیری سرنخ مورد نظر نمایش می دهد. شما در طول مراحل فروش می توانید با ایجاد کمپین های تبلیغاتی اس ام اس و ایمیل درصد بیشتری از سرنخ ها را تبدیل به مشتری نمایید. همچنین می توانید با ایجاد گردش کارهای مناسب، در هر یک از مراحل فروش، خدمات پس از فروش و… اس ام اس و ایمیل های هدفمندی ارسال نمایید تا میزان رضایت مندی مشتری را افزایش دهید.
مرتبط: پرسونای مخاطب چیست؟
نمایشگاه بعدی
شما پایگاه داده ای از تمام بازدیدکنندگان غرفه ی خود و نتیجه ی خرید آنها دارید. می دانید چند نفر بوده اند، نرخ تبدیل آنها چگونه بوده، سرعت تبدیل آنها چقدر بوده، چه محصولاتی را خریداری کرده اند، چه مشکلاتی برای خرید از شما داشته اند، با کدام پرسوناها شباهت داشته، و به طور کلی، چه انتظاری از شما دارند.
آیا راه بهتری از “برآورده کردن انتظارات مشتریان” برای فروش موفق سراغ دارید؟
تمام اطلاع رسانی های مربوط به نمایشگاه از طریق کمپین های ایمیلی و یا پیامکی در نرم افزار CRM انجام خواهد شد.
خلاصه ویژگی های استفاده از نرم افزار CRM برای مشارکت کنندگان نمایشگاه
بطور خلاصه شما با استفاده از نرم افزار CRM می توانید کلیه اطلاعات بازدیدکنندگان از غرفه خود را در یک پایگاه اطلاعاتی یکپارچه ثبت و نگهداری نمایید تا پس از نمایشگاه نیروهای فروش بتوانند هر یک را طبق اولویت های مشخص شده پیگیری کنند.
همانطور که می دانید، مهم ترین و موثرترین بخش فرایند فروش پیگیری است. شما می توانید با نرم افزار CRM کلیه اسناد، یادداشت ها و… مشتری را مشاهده، و برای پیگیری های آینده رویداد یا وظیفه ای ثبت کنید. نرم افزار در تاریخ مورد نظر به شما پیغامی مبنی بر پیگیری سرنخ مورد نظر نمایش می دهد.
شما در طول مراحل فروش می توانید با ایجاد کمپین های تبلیغاتی اس ام اس و ایمیل، درصد بیشتری از سرنخ ها را تبدیل به مشتری نمایید. همچنین می توانید با ایجاد گردش کارهای مناسب، در هر یک از مراحل فروش، خدمات پس از فروش و… اس ام اس و ایمیل های هدفمندی ارسال نمایید تا میزان رضایت مشتری را افزایش دهید.
همچنین با تحلیل گزارشات ارائه شده توسط نرم افزار CRM می توانید میزان نرخ بازگشت سرمایه ای نمایشگاه، عارضه یابی سازمان و… را مشخص نمایید.
2- برای برگزارکننده های نمایشگاه
حالا فرض کنید شما کسی هستید که این نمایشگاه را برگزار کرده اید. تمامی شرکت هایی که در نمایشگاه شما شرکت کرده مشتریان شما، و آنهایی که پتانسیل شرکت در آن را دارند، سرنخ های شما هستند.
بدون نرم افزار CRM برای نمایشگاه تمام اطلاع رسانی و تبلیغات شما به فرم بنرهای سطح شهر، ایمیل و پیامک به لیست های رندوم یا کسانی که در نمایشگاه های پیشین شرکت کرده اند، و شاید بازاریابی تلفنی ست. ما فرض می کنیم که شما CRM دارید، چرا که بدون این نرم افزار پیگیری و برگزاری نمایشگاه ها بسیار دشوار است.
اطلاع رسانی
شما نرم افزار CRM خود را باز کرده، و طی یک یا چند کمپین به تمام سازمان هایی که پتانسیل شرکت در نمایشگاه شما را دارند ایمیل یا پیامک می دهید.
در پروفایل هر سرنخ ثبت می شود که آیا در نمایشگاه حضور یافته یا خیر. هم چنین، مشخصات تمام کسانی را که در نمایشگاه شرکت کرده اند در سیستم ثبت می کنید.
طبق اندازه و سن شرکت، درآمد آنها، یا هر معیار دیگری که طبق آن شرکت ها را دسته بندی می کنید، گروه های مختلف از مشتریان و سرنخ ها ساخته، و کمپین های هدفمند اجرا می کنید.
تمامی اطلاع رسانی های شما به موقع و با فواصل زمانی مطلوب شما انجام خواهد شد. هم چنین، بازاریابی خود را با توجه به بزرگ ترین گروه مخاطبان برنامه ریزی می کنید.
برای نمونه، تخفیف ویژه ای به تمام شرکت های مشارکت کننده در سال گذشته نمایشگاه ارائه دهید. تمامی اطلاع رسانی ها طبق برنامه ریزی شما و با ایمیل یا پیامک، یا هر دو، انجام خواهد گرفت.
برنامه ریزی و برگزاری نمایشگاه بعدی
شما پس از برگزاری اولین دوره از نمایشگاه لیستی از مشتریان خواهید داشت، که به نوعی مسیر آینده نمایشگاه ها را به شما نمایش می دهند.
- چند سازمان شرکت کردند؟
- این سازمان ها چه مشخصاتی دارند؟
- برای کدام اندازه ی غرفه بیشترین درخواست را داشتید؟
- مشکلات کسانی که شرکت نکردند چه بود؟
- میزان رضایت شرکت کنندگان چقدر بود؟
- آیا عرضه و تقاضا متناسب بودند؟
- آیا اطلاع رسانی به سازمان های شرکت کننده و بازدیدکنندگان احتمالی مناسب بود؟
پس از یافتن پاسخ این سوالات از طریق گزارش گیری از اطلاعات ثبت شده در CRM، می توانید میزان موفقیت برنامه ریزی و برگزاری نمایشگاه را تخمین بزنید. در نمایشگاه سال بعد، می توانید اشکالات نمایشگاه های پیشین را رفع کرده و رضایت مشتری هایتان را بالا ببرید. از طرفی اگر نرم افزار حسابداری شرکتی خود را به CRM متصل کرده باشید تمامی فرآیندها را می‌توانید به صورت تجمیع شده در سیستم فروش خود داشته باشید.