فهرست محتوا
طبق نکات آماری فروش، هر فروش با حداقل ۵ پیگیری انجام می شود. در سی آر ام این پیگیری ها را علاوه بر ثبت اطلاعات مشتری، مرحله به مرحله برنامه ریزی کرده و انجام می دهید تا چیزی از قلم نیفتد و فراموش نشود. هر مرحله می تواند به یک شخص متفاوت مربوط باشد، اما این باعث ایجاد خللی در کل فرآیند نمی شود چرا که هر شخص طبق استراتژی واحد سازمان پیش رفته و یادداشت ها و توضیحاتی که در پروفایل مشتری یا سرنخ ثبت می گردد، چراغ راه افراد مسئول بعدی ست. در سی آر ام این فعالیت ها رویداد یا وظیفه نام دارند و طبق چارت سازمانی افراد می توانند فعالیت را به همکاران ارجاع کنند.
شما مرحله ای را که هر مشتری در آن قرار دارد در سیستم مشخص می کنید تا گزارش های تصویری فروش تان به روز و قابل استناد باشند، مشخص باشد درهر مرحله چند مشتری احتمالی دارید و چند پیگیری دیگر باید انجام شود، و بتوانید نقاط ضعف و قوت کارکنان سازمان را در مراحل مختلف تشخیص دهید.
تعریف مراحل فرآیند دلخواه
این فعالیت ها می توانند طبق صنعت، ذات کسب و کار و استراتژی های آن تعریف شوند. مثلا به صورت پیش فرض پیگیری حضوری نداریم، اما اگر شما یک شرکت دارویی هستید و ویزیتورهای شما به مطب پزشکان می روند، می توانید یک گزینه ی پیگیری حضوری اضافه کنید. سر ساعت شروع هر وظیفه و رویدادی که برای یک شخص تعریف می شود، به صورت خودکار یادآوری به فرد ارسال شده و حتی می توانید برای جلسات یا فعالیت های مهم، نوتیفیکیشن هایی مثل پیامک و ایمیل یا نوتیفیکیشن وب تعریف کنید.
خود این وظایف و رویدادها هم قابل پیگیری هستند. شما حتی می توانید فعالیت های آینده، به تعویق افتاده یا تاریخ گذشته را در کنار چندین نوع گزارش خلاصه ی دیگر در صفحه ی اول نرم افزار ببینید تا متوجه شوید فعالیت ها به موقع انجام می شوند یا خیر.
هماهنگی با بخش های مختلف سازمان
این فعالیت ها در بخش های مختلف می توانند به صورت های مختلف تعریف و ارائه شوند. مثلا در بخش پشتیبانی اگر مشتری از طریق سیستم پیامی فرستاده باشد، به صورت تیکت به سیستم اضافه شده و شما می توانید فعالیت های لازم برای حل مشکل مطرح شده را تعریف و به افراد مربوطه ارجاع کنید. برخی وظایف مستقیما از طریق نرم افزار قابل انجام هستند. برای مثال، می توانید با کلیک بر روی شماره ی موردنظر با آن تماس بگیرید و مکالمه ی ضبط شده را در پروفایل شخص ذخیره کنید. هم چنین می توانید با یک کلیک در پروفایل شخص برای او ایمیل یا پیامک بفرستید.
ارسال اطلاعیه ها و گزارش های خودکار
اگر مشتری های احتمالی شما (سرنخ ها) به صورت خودکار، مثلا از طریق وب سایت یا وب فرم، به نرم افزار افزوده می شوند، می توانید سیستم را طوری برنامه ریزی کنید که به محض اضافه شدن هر سرنخ برای مدیر فروش ایمیل یا پیامک یا نوتیفیکیشن های دیگر ارسال شود، چرا که پیگیری سریع سرنخ ها جزء یکی از مهارت های فروش و جذب مشتری محسوب می شود.
شما می توانید مشتری ها یا سرنخ هایی را که اهمیت بالاتری دارند تحت نظر گرفته و به صورت اختصاصی در جریان تغییرات آنها قرار گیرید. شما در صفحه ی اصلی یک گزارش تصویری به نام قیف فروش دارید که مرحله ی هر سرنخ در فرایند فروش و تبدیل به مشتری را نمایش می دهد. این گزارش در عارضه یابی سیستم از اهمیت ویژه ای برخوردار است چرا که با یک نگاه می توانید بخش هایی را که نیاز به رسیدگی دارند، بیابید.
این پیگیری ها تا وقتی که مشتری پرداخت کامل را انجام داده و محصول به صورت کامل به او تحویل داده شود ادامه می یابد. می توانید با تغییرات فاکتور نیز برای مشتری پیامک بفرستید. برای نمونه سیستم را طوری برنامه ریزی کنید که با یک گردش کار ساده به محض تبدیل وضعیت یک فاکتور به پرداخت شده، برای مدیر فروش یک پیامک اطلاع رسانی و برای پرداخت کننده یک پیامک تشکر ارسال شود.
دسترسی یا عدم دسترسی بخش های مختلف به اطلاعات
بعد از فروش عموما کار ها به بخش پشتیبانی و خدمات مشتری مربوط می شود. کارکنان این بخش ها به همان پروفایل هایی دسترسی دارند که بخش بازاریابی و فروش تکمیل کرده و اطلاعات کامل هر مشتری در اختیار آنها نیز قرار می گیرد.
البته اگر در نظر مدیریت یک بخش خاص یا یک نقش خاص سازمانی نیازی به دسترسی به اطلاعاتی نداشته باشد، می توان دسترسی ها را بسته یا به خواندن محدود کرد تا همه ی کاربران بتوانند اطلاعات را ببینند، اما نتوانند چیزی را تغییر دهند. در پشتیبانی نیز مانند بخشای دیگر فعالیت ها تعریف و پیگیری می شوند.
پیگیری یکی از اهداف اساسی نرم افزار CRM است، چرا که بناست با نرم افزار ما چیزی را فراموش نکنید.
دیگر امکانات نرم افزار CRM پارس ویتایگر
نرم افزار CRM پارس ویتایگر علاوه بر امکان پیگیری فروش به سرنخ ها و مشتریان، امکانات دیگری همچوم اتوماسیون فروش، اتوماسیون بازاریابی و … دارد. پیشنهاد می کنم علاوه بر مشاهده نسخه دموی نرم افزار، ویدئوی پرزنت این نرم افزار را مشاهده نمایید: