فهرست محتوا
بهترین نرم افزار مدیریتی هم تنها زمانی تاثیرگذار است که در سازمان درک درستی از مدیریت وجود داشته باشد. مدیریت بر پایه تجربه و حدس حرکت نمی‌کند؛ بلکه بر پایه داده، اتوماسیون و هوشمندی استوار است.
سازمانهایی که هنوز به گزارش‌های دستی، فایل‌های پراکنده و تصمیمگیری واکنشی تکیه میکنند، عملاً فرصت رقابت را از دست میدهند. در همین نقطه، نرم افزارهای اداری و کاربردی به خصوص «نرم افزارهای مدیریتی» معنا پیدا میکنند.
این سیستم‌ها زیرساخت تصمیم‌سازی سازمان هستند. نهادی که جریان اطلاعات را استاندارد می‌کند، فرآیندها را منظم می‌سازد، رفتار کارکنان را قابل سنجش می‌کند و تصمیمگیری مدیریتی را از «حدس» به «تحلیل» منتقل می‌کند.
سازمانهایی که هنوز با اکسل و گزارش‌های دستی پیش می‌روند، عملاً در حال عقب‌افتادن از رقابت‌اند. به همین خاطر اهمیت نرم افزارهای مدیریتی بسیار بالاست؛ ابزارهایی که شانس و تصادف را از مدیریت حذف میکنند و دقت را جایگزین آن می‌سازند.
این برگ از مجله کسب و کار پارس ویتایگر، دقیقا همان چیزی که مدیران، مشاوران و تحلیلگران برای تصمیمگیری به آن نیاز دارند.
نرم افزارهای مدیریتی چیست؟
نرم افزارهای مدیریتی مجموعه‌ای از برنامه‌ها، ابزارها و سیستم‌هایی هستند که برای برنامه‌ریزی، کنترل، پایش، تحلیل و مدیریت داده‌های سازمانی استفاده میشوند. هدف آن‌ها ساده‌سازی مدیریت نیست؛ افزایش هوشمندی مدیریتی است.
تعریف رسمی:
«هر نوع نرم افزاری که فرآیندهای تصمیمگیری، برنامه‌ریزی، سازماندهی، کنترل و هدایت منابع سازمان را به‌صورت ساختاریافته، داده‌محور و قابل اندازه‌گیری انجام دهد، نرم افزار مدیریتی است.»
در واقع این نرم افزارها دستیار دیجیتال مدیران هستند؛ سریعتر، دقیقتر و بدون خطای انسانی.
در ادبیات جهانی مدیریت نیز، نرم افزارهای مدیریتی به سیستم‌هایی گفته میشود که برای برنامه‌ریزی، کنترل، سازماندهی، پایش، تحلیل دادهها و هدایت منابع انسانی و عملیاتی یک سازمان طراحی شده‌اند.
این نرم افزارها معمولاً در یکی از این دو نقش ظاهر میشوند:
۱. سیستمهای عملیاتی (Operational Management Software) که فرآیندها را اجرا و کنترل میکنند.
۲. سیستمهای تصمیم ساز (Decision Support & Management Systems) که دادهها را یکپارچه، تحلیل و به خروجی مدیریتی تبدیل میکنند.
تفاوت این دسته با نرم افزارهای تخصصی در همین نکته است:
نرم افزار تخصصی اجرا می‌کند؛
نرم افزار مدیریتی هدایت، کنترل و تحلیل می‌کند.
چرا سازمان‌ها به نرم افزارهای مدیریتی نیاز دارند؟
چند چیز مدیریت را نابود می‌کند. گزارش‌های غلط، اطلاعات دیرهنگام و حدس و گمان. نرم افزارهای مدیریتی دقیقا برای حذف همین موارد ساخته شده‌اند. زیرا مدیریت بدون داده دقیق، در بهترین حالت «مدیریت تجربی» است. این سیستم‌ها سه اتفاق بنیادین را در سازمان ایجاد میکنند:
یک- استانداردسازی عملیات: هر فرآیند، از بازاریابی تا منابع انسانی، از فروش تا تولید، به ساختار مشخص، زمان‌بندی مشخص و مسئولیت‌پذیری مشخص متصل میشود.
دو- شفافیت و پاسخ‌گویی: هیچ گزارشی از ذهن یا حدس کارمند یا مدیر ساخته نمی‌شود؛ همه‌چیز بر پایه داده است.
سه- تصمیمگیری پیش‌دستانه: نرم افزارهای مدیریتی تنها ابزار گزارشدهی نیستند؛ به مدیر می‌گویند چه چیزی در سازمان در حال رخ دادن است و چه چیزی در شرف رخ دادن.
انواع نرم افزارهای مدیریتی
نرم افزارهای مدیریتی در ادبیات حرفهای مدیریت، تنها مجموعه‌ای از ابزارهای کمکی نیستند. بلکه پایه ای برای تصمیمگیری، نظم عملیاتی و رشد سازمان‌اند. هر سازمان، فارغ از اندازه و مدل کسبوکار، ناچار است یکی از این رده‌ها را انتخاب و از همان‌جا معماری مدیریت خود را بنا کند.
نرم افزارهای مدیریتی به چند رده اصلی تقسیم میشوند:
نرم افزارهای مدیریت کسبوکار
نخست، نرم افزارهای مدیریت کسبوکار قرار دارند؛ نرم افزارهایی که پایه ثابت در عملیات روزمره‌اند و عمل‌گر اصلی تعاملات، فرآیندها، فروش، پروژه‌ها و ارتباطات محسوب میشوند.
نرم افزارهای مدیریت کسبوکار یا Business Management Software که بستر اصلی کنترل فرآیندهای سازمانی، ارتباطات، فروش، عملیات خدماتی، مدیریت پروژه و مدیریت تعاملات با مشتری را فراهم میکنند. این رده معمولاً سیستم‌هایی مانند CRMهای مدیریتی، سامانه‌های مدیریت فرآیند (BPMS)، اتوماسیون اداری و سیستمهای کنترل عملیات را در بر می‌گیرد و پایه‌ی مدیریت روزمره در سازمان‌ها محسوب میشود.
هر سازمان خدماتی، آموزشی یا فروش‌محور که می‌خواهد رفتار مشتری، گردش‌کار، تعاملات و فروش را قابل‌پایش و قابل‌تکرار کند، از این نقطه شروع می‌کند.
نرم افزارهای مدیریت سازمانی
در سطحی بالاتر، نرم افزارهای مدیریت سازمانی قرار می‌گیرند؛ رده‌ای که مأموریتش ایجاد هماهنگی کلان میان واحدهای سازمان است. ERP، MRP، مدیریت اسناد، اتوماسیون سازمانی و سازوکارهای یکپارچه‌سازی دادهها در این دسته قرار دارند.
شرکت‌های تولیدی، پروژه‌محور و سازمانهایی که از چندین واحد عملیاتی تشکیل شده‌اند، با این رده، سیلوهای اطلاعاتی را حذف و جریان تصمیمگیری کلان را یکدست میکنند.
نرم افزارهای مدیریت سازمانی یا Enterprise Management Software، بُعد یکپارچگی و هماهنگی کلان سازمان را پوشش می‌دهد.
نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی
سومین رده، نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی است؛ جایی که سازمان داده‌های مربوط به رفتار نیروی انسانی را به ساختار و سیاست تبدیل می‌کند. این رده چرخه کامل منابع انسانی، از حضور و حقوق تا عملکرد، رشد، جذب و نگهداشت را در یک بستر منسجم جمع می‌کند.
برای سازمانهای بالای چند ده نفر، HRM، انتخابی نیست؛ ضروریست.
نرم افزارهای مدیریت منابع انسانی یا HRM/HCM، برای مدیریت چرخه کامل نیروی انسانی شامل اطلاعات پرسنلی، حقوق و دستمزد، حضور و غیاب، ارزیابی عملکرد، مسیر شغلی، جذب و نگهداشت طراحی میشود.
این رده اکنون یکی از معیارهای مدیریت مدرن سازمان‌هاست.
نرم افزارهای تحلیل مدیریتی و هوش تجاری
دسته بعد، نرم افزارهای تحلیل مدیریتی و هوش تجاری شامل سامانه‌های BI، داشبوردهای مدیریتی، ابزارهای پایش KPI و نرم افزارهای تحلیل داده است که داده‌های سیستمهای عملیاتی را به شاخص‌های تصمیم‌ساز تبدیل میکنند و لایه تحلیلی تصمیمگیری مدیران را شکل میدهند.
در لایه تحلیلی، نرم افزارهای BI و داشبورد مدیریتی، داده‌های CRM، ERP، HRM و مالی را به شاخص، روند، هشدار و تحلیل تبدیل می‌کند. در مدیریت مدرن، داشبورد جایگزین گزارش‌های ایستا شده و نقش «چشم مدیر» را بازی می‌کند؛ نه برای نمایش، بلکه برای هدایت.
سامانه‌های مدیریت عضویت
نوع دیگری از نرم افزارهای مدیریتی، سامانه‌های مدیریت اعضا و جامعه کاربران است. دانشگاه‌ها، باشگاه‌ها، آموزشگاه‌ها، کلینیک‌ها و سازمانهای مردم‌نهاد برای مدیریت ثبت‌نام، تمدید، پرداخت‌ها و ارتباطات ساختارمند، از این رده استفاده میکنند. ماهیت این سیستم‌ها مبتنی بر مدل عضویت و رابطه مستمر با کاربر است.
مرتبط:
نرم افزارهای مدیریت ساختارهای شرکتی
در ادامه، نرم افزارهای مدیریت ساختارهای شرکتی قرار دارند. نرم افزارهای مدیریت ساختارهای شرکتی یا Corporate Management Software نیز دسته‌ای مستقل به شمار می‌رود که بر مدیریت مکاتبات، جلسات، اسناد رسمی، فرایندهای اداری و هماهنگی هیئت‌مدیره تمرکز دارد و نظم اداری و حاکمیت داخلی سازمان را پشتیبانی می‌کند.
این ابزارها نظم در مکاتبات، جلسات، اسناد رسمی و هماهنگی‌های اداری را ایجاد میکنند. این رده برای سازمانهایی که اهمیت حاکمیت شرکتی، نظم اداری و ردیابی رسمی را جدی می‌گیرند، نقشی اساسی دارد.
نرم افزارهای مدیریت پرسنل
در سازمانهای کوچک‌تر، نسخه سبک‌تری از مدیریت منابع انسانی به‌کار می‌رود: نرم افزارهای مدیریت پرسنل.
در شرکت‌های کوچک و متوسط، نرم افزارهای مدیریت پرسنل به‌عنوان نسخه سبک‌تر HRM به‌کار می‌رود و بیشتر بر شیفت‌بندی، تایم‌شیت، کارکرد و مرخصی متمرکز است.
نرم افزارهای CRM
در انتهای این لیست به عنوان مهم ترین نرم افزار، CRM قرار دارد؛ از نظر ساختاری زیرمجموعه مدیریت کسبوکار است. اما به دلیل اثر مستقیم نرم افزار CRM بر درآمد و تجربه مشتری، معمولاً به‌عنوان دسته‌ای مستقل تحلیل میشود.
نرم افزارهای CRM به‌عنوان یکی از بنیادی‌ترین زیرگروه‌ها، نقش مستقیم در مدیریت ارتباطات با مشتری، سرنخ‌ها، فروش، پشتیبانی، کمپین‌ها و وفادارسازی مشتری دارد. پس همانطور که بیان شد باید به‌عنوان یک دسته عملیاتی مستقل در نظر گرفته میشود، هرچند از نظر ساختار در رده نرم افزارهای مدیریت کسبوکار قرار می‌گیرد.
CRM به معنی واقعی کلمه “رشد” است؛ چون تعامل با مشتری، پیگیری فروش، مدیریت سرنخ، پشتیبانی، کمپین‌ها و وفاداری را از حالت «حدسی» به حالت «قابل اندازه گیری» تبدیل می‌کند.
بهترین نرم افزارهای مدیریتی در ایران و جهان
«بهترین نرم افزار مدیریتی» وجود دارد؟ این پرسش در گوگل میلیون‌ها بار مطرح شده، اما پاسخ عمومی آن اشتباه است.
هیچ نرم افزار مدیریتی «بهترین» نیست. بهترین نرم افزار، متناسب‌ترین نرم افزار با مدل سازمان، بلوغ فرایندها و هدف مدیریتی است.
یک مجموعه کوچک ممکن است با CRM و حسابداری به بهترین بهرهوری برسد. یک کارخانه بدون ERP و MRP امکان کنترل عملیات ندارد. یک شرکت خدماتی بدون داشبورد مدیریتی، نمی‌تواند عملکرد خود را بسنجد. یک سازمان فروش محور بدون CRM عملاً مدیریت انجام نمی‌دهد.
بنابراین پاسخ درست این است که:
«نرم افزار مدیریتی مناسب، نرم افزاری است که زیرساخت تصمیمگیری سازمان را تکمیل کند.»
هرچند معیار جهانی انتخاب نرم افزار مدیریتی نیز موجود است. مواردی مانند:
- مقیاس‌پذیری
- یکپارچگی
- سرعت یادگیری تیم
- امکانات گزارش‌گیری
- پشتیبانی
- امنیت داده
- قیمت و هزینه کل مالکیت (TCO)
در ایران، کسب‌وکارها معمولاً از ترکیبی از این نرم افزارها استفاده میکنند. مانند CRM پارس ویتایگر همراه با یکپارچه سازی با حسابداری ها و یا دیگر نرم افزارهای کاربردی، اما مهم‌تر از نام نرم افزار، تناسب آن با نیاز سازمان است.
نرم افزارهای مدیریتی موردنیاز مدیران بر اساس نوع سازمان
هر سازمان ساختار خودش را دارد. به‌طور خلاصه:
| شرکت‌های کوچک | CRM + حسابداری + HRM ساده |
| شرکت‌های متوسط | CRM + HRM + داشبورد مدیریتی + اتوماسیون |
| شرکت‌های بزرگ | ERP + HRM + داشبوردهای BI + سیستمهای کنترل پروژه |
| مجموعه‌های خدماتی | CRM + نرم افزار مدیریت اعضا |
| کارخانه ها | ERP + MRP |
| آموزشگاه‌ها | CRM آموزشی + مدیریت اعضا |
یکپارچگی نرم افزارهای مدیریتی چقدر اهمیت دارد؟
ارزش نرم افزارهای مدیریتی وقتی آشکار میشود که یکپارچه کار کنند. CRM، داده مشتری را ثبت می‌کند، HRM عملکرد تیم را می‌سنجد، ERP عملیات را مدیریت می‌کند و داشبورد مدیریتی این دادهها را به «تصمیم» تبدیل می‌کند.
این یکپارچگی سه خروجی کلیدی دارد:
- تصمیمگیری سریع برای مدیران
- کاهش خطای انسانی
- افزایش سرعت سازمان
تفاوت نرم افزارهای مدیریتی با نرم افزارهای تخصصی
خیلی‌ها CRM، HRM یا ERP را «نرم افزار مدیریتی» می‌دانند؛ اما درست قضیه این است که:
نرم افزار تخصصی یک فرآیند خاص را پوشش می‌دهد، مثل حسابداری، انبار، منابع انسانی، فروش. (بهترین نرم افزار انبار داری رایگان و نرم افزار حسابداری را در پارس ویتایگر بررسی نمایید)
نرم افزار مدیریتی از این سیستم‌ها خروجی می‌گیرد، آن‌ها را یکپارچه می‌کند و تصمیمگیری را هوشمند می‌سازد.
پس:
«نرم افزارهای تخصصی اجرا میکنند؛ نرم افزارهای مدیریتی هدایت میکنند.»
نقش CRM در اکوسیستم نرم افزارهای مدیریتی
در میان تمام نرم افزارهای مدیریتی، CRM جایگاه ویژه‌ای دارد؛ زیرا تنها سیستمی است که:
- درآمد را مدیریت می‌کند
- ارتباط با مشتری را کنترل می‌کند
- رفتار مشتری را تحلیل می‌کند
- پیش بینی فروش را ساده می‌سازد
- تجربه مشتری را به داده تبدیل می‌کند
این سیستم نه فقط یک ابزار عملیاتی بلکه محرکی برای رشد سازمان است. در ایران، بسیاری از شرکت‌ها، CRM را نرم افزار فروش تصور میکنند، درحالی‌که در استانداردهای جهانی CRM در محوریت مدیریت کسبوکار و تصمیم‌سازی است.
جهت مشاوره تخصصی و رایگان برای خرید نرم افزار crm به عنوان یک نرم افزار مدیریتی با تیم مشاوره و فروش ما در ارتباط باشید.
سوالات متداول درباره نرم افزارهای مدیریتی
اگر سوالی پیرو انتخاب نرم افزارهای مدیریتی دارید در بخش دیدگاه ها با ما در میان بگذارید. تیم تحقیق و تحریر پارس ویتایگر در سریع ترین زمان پاسخ شما را می‌دهد.
نرم افزارهای مدیریتی چه کاربردی دارند؟
برای مدیریت دادهها، بهبود تصمیمگیری، افزایش بهرهوری و کنترل فرآیندها استفاده میشوند.
بهترین نرم افزار مدیریتی کدام است؟
هیچ نرم افزار «بهترین» نیست؛ بهترین انتخاب بر اساس نوع کسبوکار، فرآیندها و بلوغ سازمان تعیین میشود.
آیا نرم افزار مدیریتی با CRM فرق دارد؟
بله. CRM یکی از انواع نرم افزار مدیریتی است؛ اما محدوده نرم افزارهای مدیریتی بسیار گسترده‌تر است.
آیا نرم افزارهای مدیریتی رایگان قابل اعتماد هستند؟
برای کسبوکارهای کوچک مناسباند؛ اما برای سازمانهای حرفهای، نیازمند سیستمهای پایدار، امن و مقیاسپذیر هستیم.
چه سازمانهایی به نرم افزار مدیریتی نیاز دارند؟
همه سازمانهایی که گزارشدهی دقیق، مدیریت منابع انسانی، کنترل فرآیند و تصمیمگیری سریع برایشان اهمیت دارد.
انواع نرم افزارهای مدیریتی چیست؟
داشبوردهای مدیریتی، CRM، HRM، ERP، نرم افزارهای مدیریت پروژه، اتوماسیون اداری و سیستمهای مدیریت عملکرد.
نرم افزارهای مدیریتی دقیقاً چه کاری انجام میدهند؟
جریان اطلاعات سازمان را مدیریت، پایش، تحلیل و استاندارد میکنند تا تصمیمگیری مدیران سریعتر و دقیقتر شود.
آیا نرم افزار مدیریتی جایگزین نیروی انسانی میشود؟
خیر. این نرم افزارها کار دستی و خطاپذیر را حذف میکنند تا نیروی انسانی بتواند بر کارهای ارزشآفرین تمرکز کند.
کدام نرم افزار مدیریتی برای سازمان ما مناسب است؟
پاسخ وابسته به مدل سازمان، اندازه تیم، نوع فرایند و سطح بلوغ مدیریتی است. انتخاب نرم افزار مدیریتی همیشه باید براساس تحلیل نیاز انجام شود، نه براساس نام برند.