شاخص کلیدی عملکرد یا KPI چیست؟

KPI مخفف Key Performance Indicator و به معنای شاخص کلیدی عملکرد است. بطور خلاصه KPI مقدار قابل سنجشی برای ارزیابی عملکرد فرد، سازمان یا واحد است.

اگر صاحب یک شرکت هستید و یا یک پروژه شخصی را مدیریت می کنید، قطعا نیاز به تعریف KPI دارید و باید آن ها را اندازه گیری کنید. در مجله کسب و کار پارس ویتایگر تعریف ارزیابی عملکرد را فرا گیرید.

اما KPI چیست؟ چقدر در رسیدن به اهداف موثر است؟ چگونه آن را برای شرکت خود تعریف می کنم؟ و انواع آن چیست؟ چطور از این شاخص برای بهبود موقعیت شرکتم استفاده کنم؟

در این مقاله، برای تمام این سوالات پاسخی واضح و ساده خواهید یافت که به شما کمک می کند، از شاخص های کلیدی عملکرد به نفع شرکت و کارمندان تان استفاده کنید. نمونه فرم kpi نیز، در مجله پارس ویتایگر برای استفاده شما آماده شده است.

“فرصت طلائی امروز برای صاحبین کسب و کار: آشنایی با CRM چیست“

آیا تمایل دارید بصورت رایگان از نرم افزار CRM استفاده نمایید؟ استفاده از نرم افزار CRM بصورت رایگان

KPI مخفف چیست؟

با مجله کسب و کار نرم افزار پارس ویتایگر هم‌گام شوید.

KPI مخفف Key Performance Indicator و به معنای شاخص کلیدی عملکرد است.

KPI چیست؟

KPI یا شاخص های کلیدی عملکرد، یک مقدار قابل اندازه گیری است که نشان می دهد یک شرکت چقدر در دستیابی به اهداف کلیدی کسب و کار موفق است. بنابراین، KPI توسط بسیاری از سازمان ها در سطوح مختلف، برای ارزیابی موفقیت آنها در دستیابی به اهداف مورد استفاده قرار می گیرد.

تعریف KPI در منابع معتبر عبارتند از:

1- تعریف KPI در فرهنگ لغت آکسفورد

یک معیار قابل سنجش است که برای ارزیابی موفقیت یک سازمان، کارمند و غیره در دستیابی به اهداف برای عملکرد استفاده می شود.

2- تعریف Investopedia از KPI

مجموعه ای از معیارهای قابل سنجش است که یک شرکت برای سنجش عملکرد خود در طول زمان استفاده می کند.

3- تعریف KPI در فرهنگ لغت مک میلان

روشی برای سنجش اثربخشی یک سازمان و پیشرفت آن در جهت دستیابی به اهدافش! KPI های سطح بالا ممکن است بر عملکرد کلی کسب و کار تمرکز کنند، در حالی که KPI های سطح پایین ممکن است بر عملیات در بخش هایی مانند KPI های فروش، بازاریابی، منابع انسانی، پشتیبانی و موارد دیگر تمرکز کنند.

این یک تعریف بسیار آکادمیک است، بنابراین بیایید کمی واضح تر توضیح دهیم. شما شرکت و یا وب سایتی را برای رسیدن به اهدافی راه اندازی می کنید. از طریق شاخص های کلیدی عملکرد خواه کم و یا زیاد باشند می توانید میزان موفقیت و یا عدم موفقیت در رسیدن به این اهداف را اندازه گیری کنید.

اجازه دهید با یک مثال توضیح دهیم:

شما شرکتی دارید که در زمینه طراحی و فروش دستگاه های صنعتی تخصص دارد و هدف شما این است که تعداد مشخصی از محصول خود را در یک زمان مشخص بفروشید.

با استفاده از شاخص عملکرد می توانید موفقیت و یا عدم موفقیت را اندازه گیری کنید. حجم فروش را در نظر بگیرید و فرض کنید به هدف خود نرسیده اید. پس راهی برای افزایش حجم فروش و رسیدن به هدف تعریف شده، جستجو می کنید. شاید این راهکار، راه اندازی یک فروشگاه اینترنتی است تا محصولات خود را در آن نمایش دهید یا تبلیغات هدفمندتری را شروع می کنید.

چه زمانی باید از شاخص کلیدی عملکرد استفاده کنم؟

زمانی که نیاز به پیگیری پیشرفت به سمت یک هدف در طول زمان دارید، از KPI استفاده کنید.

KPI برای چه مواردی استفاده می شود؟

KPI توسط افراد و سازمان ها برای ارزیابی موفقیت آنها در دستیابی به اهداف حیاتی استفاده می شود.

برای اشخاص ممکن است شاخص های کلیدی عملکرد مرتبط با سلامتی، درآمد و موارد شخصی تعریف شود. اما در سازمان ها، شاخص کلیدی عملکرد سطح بالا ممکن است بر عملکرد کلی شرکت تمرکز کنند. در حالی که KPI های سطح پایین ممکن است بر فرآیندهای درون یک بخش تمرکز کنند.

کدام شرکت ها از شاخص کلیدی عملکرد استفاده می کنند؟

همه سازمان ها. صرف نظر از اندازه و واحدها، تمامی سازمان هایی که هدفی را در ذهن دارند و معتقدند ایجاد استراتژی برای رسیدن به آن اهداف مهم است از شاخص های کلیدی عملکرد استفاده می کنند.

چرا KPI ها مهم هستند؟

دست یابی به اهداف به پیگیری متمرکز و ثابت نتایج بستگی دارد. شاخص های کلیدی عملکرد مهم هستند زیرا به عنوان یک چراغ راهنما برای رساندن شما به جایی که می خواهید برسید، عمل می کنند.

اگر ندانید در برخی زمینه ها چگونه، چطور و چرا پیشرفت می کنید، در واقع نمی دانید به عنوان یک سازمان به کجا می روید! در صورت عدم استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد، شما هیچ بینشی در مورد اینکه آیا در حال پیشرفت به سمت اهداف استراتژیک خود هستید، ندارید. KPI ها به عنوان یک “بررسی پالس” برنامه استراتژیک عمل می کنند.

چه کسی شاخص های کلیدی عملکرد را تعیین می کند؟

پاسخ کوتاه: هر کسی. به عنوان مثال، KPI ها توسط اشخاص برای پیگیری اهداف مرتبط با سلامت استفاده می شود و سازمان ها از آنها برای پیگیری اهداف تجاری استفاده می کنند.

در داخل کسب و کارها، معمولاً KPI های دپارتمان وجود دارد (مانند مواردی که برای KPI های بازاریابی، شاخص های کلیدی فروش و پشتیبانی مشتری). این شاخص‌های کلیدی عملکرد، اغلب توسط رهبران بخش ایجاد می‌شوند و مدیران دپارتمان اطمینان حاصل می‌کنند که تیم در یک راستا قرار دارد و بر اساس آن حرکت می‌کند.

سپس KPI های کلی وجود دارند که معمولاً توسط مدیر عامل و تیم اجرایی سازمان تعیین می شوند. شاخص های کلیدی عملکرد دپارتمان باید به گونه ای ایجاد شوند که نتیجه حاصل از مجموع آن ها چرخ KPI های فراگیر را به حرکت درآورد!

چگونه می توانم KPI هایی را برای ردیابی انتخاب کنم؟

به راحتی می توان خود را متقاعد کرد که باید همه چیز را برای سازمان خود اندازه گیری کنید. با این حال، به یاد داشته باشید که KPI به معنای شاخص های کلیدی عملکرد است. شما می خواهید فقط مهم ترین و تأثیرگذارترین معیارها را اندازه گیری کنید. برای شناسایی بهترین KPI ها، اقدامات خود را به اهداف استراتژیک خود گره بزنید. اطمینان حاصل کنید که آنها با آنچه شما امیدوارید در سازمان خود به دست آورید، مرتبط هستند.

نحوه تعریف صحیح شاخص های کلیدی عملکرد چگونه است؟

ممکن است تعریف آنها دشوار باشد، اما مطمئن شوید که وقتی شاخص های عملکرد را به درستی تعریف می کنید، ثمرات مورد نظر را به همراه خواهد داشت و به اهداف شرکت می رسید.

این مراحل یا پاسخ به این سوالات به شما کمک می کند تا یک شاخص مناسب برای شرکت خود تهیه کنید. برای مثال:

• آیا هدف شما مشخص است؟
• آیا می توانید پیشرفت به سمت آن هدف را اندازه گیری کنید؟
• آیا هدف واقع بینانه قابل دستیابی است؟
• هدف چقدر با سازمان شما مرتبط است؟
• چارچوب زمانی برای دستیابی به این هدف چیست؟
• چگونه و چه زمانی پیشرفت کوتاه مدت را ارزیابی می کنید؟
• چگونه و چه زمانی پیشرفت درازمدت را دوباره ارزیابی خواهید کرد.

SMART KPI چیست؟

سازمان ها اغلب از معیارهای SMART برای ایجاد یک KPI خوب استفاده می کنند. KPI SMART عبارت است از: خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینی و مرتبط، محدود به زمان.

• Specific یعنی شاخص های انتخابی باید خاص و مختص باشند.
• Measurable یعنی باید قابل اندازه گیری باشد.
• Attainable یعنی شاخص ها باید قابل دستیابی باشند.
• Realistic یعنی بر اساس واقعیت و مرتبط و متناسب با کسب و کار، انتخاب شوند.
• Time-Bound یعنی شاخص باید محدود به زمانی خاص باشد.

چگونه یک KPI ایجاد کنم؟

فرض کنید هدف کلی شما افزایش فروش کتاب برای امسال است. شما این KPI را شاخص کلیدی عملکرد فروش کتاب خود می نامید. در اینجا نحوه تعریف KPI آمده است:

• چه (هدف): افزایش فروش کتاب تا 15 درصد در سال جاری.
• چرا (اثرات): این هدف باعث افزایش سود سال جاری می گردد
• نحوه اندازه گیری پیشرفت: پیشرفت با افزایش تعداد کتاب های فروخته شده و درآمد حاصل از آن سنجیده می شود.
• چگونه (نحوه انجام): از طریق یک وبلاگ و یا پیج اینستاگرامی با موضوعات مرتبط با حوزه انتشاراتی ما بازدیدکنندگانی را به فروشگاه اینترنتی انتشارات هدایت کند.
• چه کسی (مسئول مستقیم ارزش گذاری): مدیر بازاریابی محتوا مسئول این KPI خواهد بود.
• نتیجه قابل انتظار: فروش کتاب در سال جاری 15 درصد افزایش خواهد یافت.
• زمان (دوره بررسی): پیشرفت KPI به صورت ماهانه بررسی می شود.

چه چیزی را باید در گزارش KPI لحاظ کنم؟

آنچه در گزارش خود لحاظ می کنید به شدت به مخاطبان شما بستگی دارد. با این حال، اطلاعات کمی وجود دارد که هر گزارش KPI باید شامل شود. مهم است که اهداف خود را نشان دهید، KPI داده‌ها و محاسبات را اندازه‌گیری می‌کند، و گزارشاتی از داده‌ها را در قالبی قابل درک، نشان می‌دهند.

چگونه می توانم در مورد شاخص های کلیدی عملکرد گزارش بگیرم؟

گزارش KPI ارائه‌ای است که عملکرد فعلی شما را در مقایسه با اهدافتان خلاصه می‌کند. می توان آن را به روش های مختلفی ارائه کرد، از فایل های اکسل و اسلایدهای پاورپوینت گرفته تا گزارش های مکتوب رسمی و یا گزارشات ایجاد شده توسط نرم افزار CRM.

به طور سنتی، گزارشات KPI بصورت فصلی تهیه می شدند. اما با استفاده از نرم افزار CRM پارس ویتایگر، می توانید این گزارشات را در هر لحظه ای که اراده کنید، ایجاد و مشاهده کنید.

رسیدن به اهداف KPI به کمک نرم افزار CRM پارس ویتایگر

اگر مطلب “CRM چیست؟” را مطالعه کرده باشید، می دانید که یکی از کارهای مهم این نرم افزار یکپارچگی و جمع آوری اطلاعات از سراسر سازمان، وب سایت و سایر ابزارهای موجود مثل نرم افزارهای حسابداری و سایر موارد در یک مکان واحد است.

نرم افزار CRM علاوه بر جمع آوری اطلاعات، دارای سیستم گزارش ساز، داشبورد مدیریتی و اتصال به نرم افزارهای BI (هوش تجاری) است.

از اینرو، با استفاده از داده ها و امکانات موجود در نرم افزار CRM، می توانید گزارشات مرتبط با KPI های خود را بصورت لحظه ای از CRM دریافت کنید. همچنین می توانید برای شاخص های تعریف شده، امتیاز بندی و فرمول نویسی کنید.

برخی از امکانات نرم افزار CRM پارس ویتایگر که به شما در رسیدن و بررسی KPI ها کمک خواهند کرد، عبارتند از:

• جمع آوری و یکپارچه سازی اطلاعات
• داشبورد مدیریتی
• سیستم گزارش ساز
• اتصال به نرم افزارهای BI (هوش تجاری) مانند Power BI
• امکان ایجاد گزارشات دوره ای و ارسال بصورت زمان بندی شده
• خودکارسازی امور تکراری توسط گردش کارها برای تسریع کارها

البته این موارد، همه امکانات نرم افزار CRM پارس ویتایگر نیستند.برای اطلاع از سایر امکانات با مشاورین پارس ویتایگر تماس بگیرید.

چگونه اثربخشی KPI ها را نشان دهیم؟

متاسفانه سازمان‌ها کورکورانه KPI های شناخته‌شده ای را اتخاذ می‌کنند، سپس تعجب می‌کنند که چرا KPI ها بازتاب کسب‌وکار خودشان نیستند و در ایجاد تغییر مثبت در سازمان شکست می‌خورند.

برای اینکه شاخص های تعریف شده موثر باشد و بعد از تعریف و اندازه گیری، بطور صحیح عمل کنند، باید همه مدیران مسئول شرکت با هم همکاری کنند.

به این معنا که هر بخش به تنهایی و جدا از بخش دیگر کار نمی کند و هر فردی در شرکت باید هدف اولیه رسیدن به اهداف شرکت را داشته باشد، از مدیر و صاحب شرکت گرفته تا کوچکترین کارمند.

از طرف دیگر KPI های تعریف شده باید ویژگی های SMART که در بالا شرح دادیم را داشته باشند:

• خاص
• قابل اندازه گیری
• قابل دستیابی
• واقع بینی و مرتبط
• محدود به زمان

چرا باید شاخص های کلیدی عملکرد را بررسی کنیم؟

اهداف ممکن است در طول زمان تغییر کنند و عملکرد و پیشرفت به سمت آن اهداف قطعا تغییر خواهد کرد. به این ترتیب، شاخص های کلیدی عملکرد مربوط به سه ماه پیش ممکن است چندان مرتبط با زمان کنونی نباشد. به همین دلیل مهم است که KPI های خود را مکررا تنظیم نموده و به هیچ عنوان فراموش نکنید.

چه زمانی باید KPI ها را بررسی کنیم؟

KPI ها باید در نقاط مختلفی، مرتبط با زمان نهایی که برای دستیابی به هدف تعیین کرده اید، بررسی شوند.

به عنوان مثال، مشخص کردیم که هدف باید ظرف مدت یک سال محقق شود. بنابراین، اگر این زمان برای اندازه‌گیری پیشرفت کافی باشد، بررسی‌ها می‌توانند ماهانه صورت گیرند.

نمونه ها و انواع مختلف KPI ها کدامند؟

KPI ها شامل 11 نوع مختلف هستند که با شناخت دقیق هر یک می توانید شاخص های کلیدی عملکرد بهتری برای اهداف استراتژیک خود انتخاب کنید. انواع شاخص های کلیدی عبارتند از:

• شاخص کمی (Quantitative)
• شاخص کیفی (Qualitative)
• شاخص پیشرو یا مقدم (Leading)
• شاخص عقب مانده یا موخر (Lagging)
• شاخص های ورودی (Input)
• شاخص فرآیند (Process)
• شاخص های خروجی (Output)
• شاخص های عملی (Practical)
• شاخص های روند یا جهت دار (Directional)
• شاخص های عملی یا قابل اجرا (Actionable)
• شاخص های کلیدی عملکرد مالی
• شاخص های کلیدی فروش

برای راهنمایی شما علاوه بر بررسی انواع شاخص های کلیدی عملکرد، مثال ها و نمونه های متعددی از این شاخص ها در واحد های مختلف را در مقاله زیر فهرست بندی و توضیح دادیم:

انواع KPI همراه با نمونه شاخص های کلیدی عملکرد

نتیجه گیری

شما باید KPI ها را بشناسید. اکثر سوالاتی که ممکن است در هنگام بررسی کسب و کارتان داشته باشید پاسخ داده شده است. با استفاده از شاخص های مذکور، خطاها، نقص ها، حذف شده و یا تصحیح خواهد شد تا سازمان و یا شرکت تان به اهداف خود دست یابد.

در جهت بهبود عملکرد سازمانی خود و کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص با کارشناسان ما در زمینه خرید crm در ارتباط باشید.